Необходимы реквизиты документа. Состав реквизитов
Министерство образования
Московской области
МОСКОВСКИЙ ОБЛОСТНОЙ
ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
КОЛЛЕДЖ
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине «Делопроизводства»
Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»
Выполнила
группы Р-1
Конова Елена
Руководитель Горюнова А.О
1. Введение.............................................................................................. 3
2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления... 5
2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части............... 8
2.2. Правила оформления реквизитов основной части...................... 26
2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части.............. 29
3. Заключение.......................................................................................... 41
4. Список используемой литературы..................................................... 43
5.Приложение......................................................................................... 44
1. Введение
С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.
В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 20031 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текс документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.
Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):
– левое и верхнее – 20 мм;
– правое и нижнее – 10 мм.
При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора , восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.
. ..... .......... ....... ....... ....... ....... .......
5уд 16уд 24уд 32уд 40 уд 48уд 56уд
0-е положение табулятора (граница левого поля)
– наименование организации;
– справочные данные об организации;
– наименование вида документа;
– место составления или издания документа;
– заголовок к тексту;
– текст (кроме начала абзацев);
– отметка о наличии приложения;
– наименование должности в реквизите «подпись»;
– гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
– отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);
– отметка об исполнителе;
– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).
1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)
– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)
– регистрационный номер документа;
3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)
– используют при составлении таблиц.
4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)
– адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).
5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)
– гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
– гриф ограничения доступа к документу;
– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).
6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)
– расшифровка подписи в реквизите «подпись»;
– расшифровка подписи в грифе утверждения;
– расшифровка подписи во втором грифе согласования.
7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)
– нумерационные заголовки в таблице;
– слово «копия» при снятии копий с документов;
– код организаций;
– код формы документа.
2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части
При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.
Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).
Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:
при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;
при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.
Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.
К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).
Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.
Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.
Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».
Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).
В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.
Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.
Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации. Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.
Код организации (реквизит 04).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.
Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.
Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (реквизит 07).
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.
Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:
· 0222152 – штатное расписание;
· 0276030 – график отпусков;
· 0221052 – должностная инструкция.
Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (реквизит 08).
В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.
Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.
Например:
Министерство общего
и профессионального
образования
Российский государственный
Гуманитарный университет
Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).
Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.
Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».
Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.
Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.
Справочные данные об организации (реквизит 09).
Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.
Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.
Данный реквизит включает в себя:
Почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;
Номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).
Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.
Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.
При составлении письма на бланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887» . При необходимости указывают почтовый адрес бланка.
Наименование вида документа (реквизит 10).
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.
Наименование вида документа не указывают в служебном письме.
Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.
Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.
В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации – автора документа.
Дата документа (реквизит 11).
Дата – обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.
Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.
Регистрационный номер документа (реквизит 12).
Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79 , где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.
При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.
При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.
Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.
Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.
В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.
До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.
Место составления или издания документа (реквизит 14).
В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.
При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.
Адресат (реквизит 15).
Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).
Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:
Ø наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
Ø наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
Ø указание должности получателя (в дательном падеже);
Ø фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д. );
Ø почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.
Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:
Директору базы
Соколовой В.Н.
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Начальнику отдела маркетинга
Феоктистову П.С.
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:
Российский государственный
гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Зав. кафедрой
проф. Логунову А.П.
В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:
113556, Москва, ул. Цветочная
д.45, кв. 35
Фиалковой А.В.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:
Ответственному редактору
журнала «Деньги»
103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1
При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:
Директорам школ
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).
Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.
Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.
Гриф утверждения документа (реквизит 16).
Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.
Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор АО «Реал»
И.С.Виноградов
25.12.03
Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания
акционеров
от 15.01.03 №1
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЁН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 № 14
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 № 82
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).
Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.
Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.
Резолюция (реквизит 17).
Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:
Филимоновой П.С.
Свяжитесь с транспортным отделом
и подготовьте график поставки к 05.08.03
Личная подпись 28.07.03
Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).
В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.
На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.
Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.
Заголовок к тексту (реквизит 18).
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы ; Договор – О поставке тары ; Положение – О бухгалтерии и т.п.
Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.
Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.
На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита
Отметка о контроле (реквизит 19).
Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.
Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.
Её цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.
2.2. Правила оформления реквизитов основной части
Текс документа (реквизит 20).
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
От первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);
От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Отметка о наличии приложения (реквизит 21).
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на
5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251 |
2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части
Подпись (реквизит 22).
Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.
В состав реквизита «Подпись» входят:
– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:
Вице-президент Ассоциации
Региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов
или на бланке
Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В.Лари
Главный бухгалтер личная подпись З.В.Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:
Председатель комитета Личная подпись В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова
Личная подпись А.С.Красавин
Личная подпись О.И.Рысков
Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.
Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.
Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.
В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:
И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин
В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».
Гриф согласования документа (реквизит 23).
Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.
Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.
Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.
Внешнее согласование может проводиться двумя способами:
– согласование с конкретным должностным лицом;
– согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).
В состав грифа согласования в первом случае входят:
– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;
– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);
– личной подписи;
– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);
– даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнов
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.
Визы согласования документа (реквизит 24).
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С.Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа .
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:
Замечания прилагаются.
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.
Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.
Оттиск печати (реквизит 25).
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документ заверяют печатью организации.
Отметка о заверении копии (реквизит 26).
Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:
Завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;
Наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;
Дату заверения, проставляется под наименованием должности.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко
Дата
Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.
Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.
Отметка об исполнителе (реквизит 27).
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:
Туровская
Ольга Николаевнр
422 00 00
Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:
Михалев
157 98 06
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Бабушкина
Елена Михайловна
933 00 00
экз. № 1 – в адрес
экз. № 2 – в отдел № 3
экз. № 3 – в дело 13
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:
Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.
В дело 02-15.
С.Иванов. 16.07.03
Ответ направлен
13.05.03 № 03-12/113
В дело 12-04
С.Иванов 14.05.03
Решено на заседании правления.
Протокол правления от 14.11.03 № 15
В дело 01-10
С.Иванов 15.11.03
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.
Дата получения
является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения
поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и
учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может
служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется
для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять
отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их
поступления фиксируются автоматически.
Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).
Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:
Имя файла;
Код оператора;
Другие поисковые данные.
Например:
DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC
158 20 12 2000
DEPARTAMENT – каталог;
PRIKAZ – подкаталог;
IVANOV . DOC – имя файла.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.
Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.
3 . Заключение
Действующая Типовая инструкция предназначена для
федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных
обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить
принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам
правильно решать такие важные задачи, как:
предварительное
рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с
применением современных информационных технологий;
организация
исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке
ответов;
оперативное
хранение документации на бумажных и электронных носителях.
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных
документов и придании им юридической силы.
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет
теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять
этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько
серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа,
особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять
документы без соблюдения положений стандарта и т. п.
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации
по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в
следующих вопросах:
пояснение их
юридического значения;
порядок
утверждения и согласования документов;
использование
различных видов печатей и правильная простановка их оттисков
на документах;
применение
факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего
руководителя подписью другого должностного лица;
требования к
текстам документов;
использование
оборотной стороны документа для простановки реквизитов.
Список используемой литературы
1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова
2. «Составление и оформление служебных документов» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой
3. «Государственный стандарт Российской Федерации»
4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина
5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов
Приложение 1
МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
08.11.2004 № 215о/к
По личному составу
ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.
Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год.
ОСВОБОДИТЬ:
МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ.
Основание: заявление Малаховой С.В.
Зам. директора К.В.Рябов
университета
Приложение 2
Министерство образования Российской Федерации
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
23.12.2001 № 124
Об обеспечении студентов
учебной литературой
В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.
2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.
3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.
Ректор университета Ю.А.Афанасьев
С приказом ознакомлены:
Приложение 3
Министерство образования
Российской Федерации
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
23.12.2001 № 124
Об обеспечение студентов
учебной литературой
В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.
2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.).
Ректор Ю.Н.Афанасьев
университета
Секретарь А.О.Горюнова
До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97
Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях
Реквизит – это отдельный элемент служебного документа
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»
Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Учебные элементы: Реквизиты документа.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
ОЯБРЬСКИЙ ИНСТИТУТ НЕФТИ И ГАЗА (ФИЛИАЛ) ТюмГНГУ
Лекции по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Преподаватель Л.А.Тыква
Лекции 3, 4. Реквизиты документов.
Литература
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003. Ш, 19 с. Группа Т.54.
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудрявцева. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
Учебные элементы:
Реквизиты документа.
Формуляр-образец.
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми . Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец» .
Реквизиты управленческих документов:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 код формы документа;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
14 место составления или издания документа;
15 адресат;
16 гриф утверждения документа;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о контроле;
20 текст документа;
21 отметка о наличии приложения;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати;
26 отметка о заверении копии;
27 отметка об исполнителе;
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 отметка о поступлении документа в организацию;
30 идентификатор электронной копии документа.
Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.
Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом 1 .
Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации).
Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ) 2 . Код служит для электронной идентификации автора документа.
Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) 3 .
Реквизит 08 Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное.
Реквизит 09 Справочные данные об организации : почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.
Реквизит 10 Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД. В письме наименование вида документа не указывают.
Реквизит 11 Дата документа реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подп и сания, утверждения, принятия, согласования, опубликования 4 . Дату документа оформляют цифровым способом, н а пример: 05.01.2000 и словесно-цифровым: 1 ма р та 2000 г.
Реквизит 12 Регистрационный номер это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации.
Реквизит 14 Место составления или издания документа не указывается в том случае, если название территории, на которой находится организация, не входит в ее официальное наименование.
Реквизит 15 Адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации законодательства
Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Русский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С. Николаеву
или
Генеральному директору
ЗАО «Тюменьводоочистка»
В.И.Петрову
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес (оформляется по правилам оказания услуг почтовой связи) 5 .
Реквизит 16 Гриф утверждения документа придаюет нормативный или правовой характер его содержанию 6 . Документ утверждается должностным лицом, коллегиальным органом или специально издаваемым документом.
УТВЕРЖДАЮ
АОЗТ «Русский текстиль»
Личная подпись И.В. Аненков
12.02.2005
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ),
например:
УТВЕРЖДЕНО
Заседанием общего собрания акционеров
Протокол
от 15.08.2005 №14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 30.09.2005 № 54
Реквизит 17 Резолюция документа пишется на документе должностным лицом и включает фамилии исполнителей, поручение, сроки исполнения, подпись руководителя и дату, например:
И.А.Медведевой
В.Н.Егорову
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «Заречье»
к 13.02.2005
Смирнов
21.01.2005
Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа : кратко излагает содержание документа, отвечает на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Акт ревизии;
Заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 19 Отметка о контроле это отметка о контроле за исполнением документа. Обозначают буквой «К» или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.
Реквизит 20 Текст официального документа . Состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Реквизит 21 Отметку о наличии приложения , названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте:
Приложение:
- Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.
- Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Приложении к распорядительному документу оформляют:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу директора Института
от 15.01.2005 №319
Реквизит 22 Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица 7 .
В состав входят: наименование должности лица, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
АОЗТ «Партнер» Никитенко Н.А. Никитенко
Реквизит 23 гриф согласования выражает согласие учреждения или должностного лица, не являющегося автором документа, с его содержанием, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Тюменского государственного
университета
Личная подпись Г.Ф.Куцев
23.04.2005
Реквизит 24 Виза согласования документа выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, например:
Начальник юридического отдела
Петроченко В.А. Петроченко
25.11.2005
Реквизит 25 Оттиск печати . Заверяют подлинность подписи должностного лица.
Реквизит 26 Отметка о заверении копии .
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров
Хлебников С.А. Хлебников
07.03.2001
Реквизит 27 Отметка об исполнителе
Например:
А.К. Петров
925 45 67
Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Например
Подготовлено письмо от 28.01.2000 №12/06-13
В дело № 07-06,
Должность
Подпись Б.Л. Осипов
Дата
Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.
Реквизит 30 Идентификатор электронной копии
Формуляр-образец
Расположение реквизитов углового бланка (раздать)
Расположение реквизитов продольного бланка (раздать)
1 Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 9 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.)//СЗ РФ. 200. № 52 (часть I). ст. 5021.
2 Общероссийский классификатор органов государственного управления ОК 006-93. М., 1997.
3 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1999.
5 Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"// СЗ РФ. 2005. № 17. ст. 1556.
6 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
7 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 1083. | Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов | 35.3 KB | |
| Порядок хранения документов в организации. Сроки хранения документов в организации. Состав и содержание нормативных документов определяющих сроки хранения документов. В процессе деятельности всех предприятий создается большое количество документов различных по ценности и значимости. | |||
| 4453. | Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов | 12.75 KB | |
| Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название. | |||
| 8331. | Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н | 26.36 KB | |
| В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений... | |||
| 6201. | Бланки документов | 38.09 KB | |
| Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Для изготовления бланков документов используются форматы бумаги А4 и А5 (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»). | |||
| 4461. | Форматирование документов | 29.4 KB | |
| Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление. Форматирование символов. Буквица. Форматирование абзацев. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа. Стили форматирования. | |||
| 6960. | Хранение документов организации | 16.81 KB | |
| Номенклатура дел - представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел - систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. | |||
| 4447. | Создание шаблонов документов | 9.26 KB | |
| Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, межстрочный интервал и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы... | |||
| 3945. | Языки разметки документов | 9.99 KB | |
| Содержание документа на бумаге может быть сугубо текстовым а также содержать изображения. Обычно содержание документа представляется не в произвольном порядке а имеет определенную структуру. Структура это состав и порядок следования частей блоков документа. Стиль документа определяет форму вывода его содержания на то или иное устройство например принтер или дисплей. | |||
| 4459. | Цели управленческих документов | 9.5 KB | |
| Из дальнейшего текста будет понятно, что это сложный вопрос, детальная разработка, которого требует проведения исследований на стыке управленческого документоведения и управления. Но тем не менее мы уверены в том, что степень теоретической проработки этого вопроса достаточна | |||
| 4460. | Модели образцы управленческих документов | 28 KB | |
| Составление текста документа нередко сложная творческая задача, решение которой требует обширных знаний и практических навыков. Составляя текст документа, мы придаем тексту определенные свойства. В общем случае свойства текста документа можно разбить на несколько совокупностей. | |||
Реквизиты
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
- Государственный герб РФ
- герб субъекта РФ
- эмблема организации или товарный знак
- код организации
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
- код формы документа
- наименование организации
- дата документа
- регистрационный номер документа
- ссылка на регистрационный номер и дату документа
- место составления или издания документа
- адресат
- гриф утверждения документа
- резолюция
- заголовок к тексту
- отметка о контроле
- текст документа
- отметка о наличии приложения
- подпись
- гриф согласования документа
- визы согласования документа
- оттиск печати
- отметка о заверении копий документов
- отметка об исполнителе
- идентификатор электронной копии документа
Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный...
Реквизиты документов
01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:
- на бланках и печатях
- на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
- на бланках иных органов исполнительной власти
02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.
03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).
08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».
Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).
10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.
11 - ДАТА ДОКУМЕНТА
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.
12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА
Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.
14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
15 - АДРЕСАТ
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:
16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
| УТВЕРЖДЕН |
| Решением общего собрания |
| акционеров от 05.07.2006 №2 |
| УТВЕРЖДЕН |
| Решением общего собрания |
| акционеров от 05.07.2006 №2 |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 - РЕЗОЛЮЦИЯ
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.
19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ
Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»)
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»)
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)
21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.
22 - ПОДПИСЬ
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
или на бланке:
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.
23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА
«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
- СОГЛАСОВАНО
Директор Департамента здравоохранения
Личная подпись А.Н.Светлов
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:
- СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления страховой
компании «Ярославия»
Протокол от 03.05.2006 №2
24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА
Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:
- Начальник юридического отдела
Личная подпись А.А.Иванов
09.05.2006
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
- Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.А. Иванов
09.05.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).
25 - ПЕЧАТЬ
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ
Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
- А.А. Петров
79 34 25
28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации
Для разных документов предусматривается различное количество реквизитов. Их набор зависит от целей создания акта, его назначения. Для многих бумаг количество реквизитов ограничено. Некоторые атрибуты устанавливаются законодательными и нормативными актами. Оформление реквизитов документов строго регламентировано.
Перечень основных элементов
Формы и реквизиты документов устанавливаются госстандартами и утверждаются Правительством. В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены следующие элементы:
- Гербы РФ или субъекта.
- Товарный знак или эмблема предприятия.
- Код организации.
- ОГРН.
- ИНН/КПП.
- Код формы.
- Название организации.
- Справочные сведения.
- Название вида документа.
- Дата составления.
- Регистрационный номер бумаги.
- Место составления/публикации.
- Адресат.
- Ссылка на дату и номер документа.
- Резолюция.
- Гриф утверждения.
- Заголовок текста.
- Гриф согласования.
- Текст.
- Отметка о контроле.
- Подпись.
- Отметка о приложениях.
- Оттиск печати.
- Отметка о поступлении/исполнении документа и отправке его в дело.
- Визы согласования.
- Отметка о заверении экземпляра/поступления цифровой копии.
- Идентификатор.
- Отметка об исполнителе.
Каждой бумаге соответствует свой набор элементов.
Нормативная база
В госстандарте определяется место размещения каждого элемента. Оно закрепляется согласно традициям последовательности заполнения и чтения бумаг. Размещение герба РФ осуществляется в соответствии с ФКЗ № 2. Символ регионов указывается на бланках согласно нормативным актам субъектов. Эмблема предприятия (товарный знак) размещается в соответствии с положениями устава. Код организации должен указываться согласно ОКПО. ОГРН, ИНН/КПП приводится сообразно документам, выдаваемым налоговой службой.
Требования к оформлению реквизитов документов: наименование предприятия
Элементы, посредством которых осуществляется идентификация как самих бумаг, так и их авторов и адресатов, определяются как реквизиты документов. Значит, их неотъемлемым атрибутом выступает наименование предприятия. Оно указывается в строгом соответствии со сведениями, закрепленными учредительными документами. Над названием предприятия проставляют наименование (сокращенное или полное) вышестоящего органа (при наличии). Написание осуществляется на русском языке.
Сокращенное название указывается на бланках, если оно закреплено учредительными бумагами. Наименование представительства, территориального отделения, филиала указывается только в том случае, если это подразделение выступает в качестве автора. Оно помещается ниже названия главной организации.
Справочные сведения
Реквизиты документов - это информация о составителях актов. По этим атрибутам можно узнать местоположение организации, ее контактные данные: телефон, факс, эл. почту и проч. Выбор набора справочных сведений осуществляется предприятием самостоятельно. Однако в любом случае основную информацию об адресе (с указанием почтового индекса), телефоне/факсе необходимо включать в реквизиты документов. Это необходимо для обеспечения обратной связи с потребителями, контрольными органами, пользователями, партнерами.
Дата
Реквизиты документов - это и точные сведения о дате их заполнения. В качестве нее выступает календарное число, когда бумага была подписана. Если составляется протокол, то его датой будет день заседания, акт - день события.
Оформляется этот реквизит с использованием арабских цифр. При этом установлена определенная последовательность: день, месяц и год. Допускается использование слов при оформлении даты. Например, 01 января 2016 г.
Регистрационный номер
В него входит несколько элементов. В нем, в частности, присутствует порядковый номер, дополняющийся индексом дела в соответствии с номенклатурой, сведениями об исполнителе, корреспондентах и так далее.
Бывает так, что несколько организаций совместно составляют один документ. В этом случае в регистрационный номер включаются индексы обеих компаний (учреждений). Их указывают через косую линию в том же порядке, что приводят авторов.
Место издания/составления
Оно указывается в том случае, если его нельзя определить по сведениям, включенным в другие реквизиты документов. Это, в частности, наименование предприятия и справочная информация. Место издания/составления указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Оно может включать в себя исключительно общепринятые сокращения.
Адресат
В качестве него может выступать вся организация в целом или отдельное ее структурное подразделение, а также должностные лица. Адресатом может быть и частное физлицо. Если бумага направляется должностному лицу, инициалы указываются перед его фамилией.
Название подразделения или организации приводится в именительном падеже, а должности - в дательном. При отправке бумаги в несколько однородных учреждений или филиалов/представительств их указывают обобщенно.
Разрешено центрирование каждой строки адресата относительно самой длинной из них. В документе не должно быть больше 4 получателей. Перед вторым и последующими адресатами слово "копия" не указывается. Если их больше 4, составляется список рассылок.
В составе реквизита "адресат" допускается включать почтовый адрес. Его элементы указываются в последовательности, предусмотренной правилами оказания почтовых услуг. Если получателем является организация, содержание реквизитов документа будет следующим: наименование предприятия, затем почтовый адрес. Если физлицо - фамилия и инициалы, а затем место проживания.
Утверждение
Реквизитами документа являются различные отметки, грифы и визы. Утверждение бумаги осуществляется уполномоченными должностными лицами либо специальным актом. Реквизиты документа, подтверждающего согласование с соответствующим лицом или подразделением, включают в себя:
- Наименование должности ответственного служащего.
- Слово "утверждаю". Оно указывается без кавычек.
- Подпись сотрудника, его инициалы и фамилия.
- Дату утверждения.
Если бумага согласовывается с несколькими лицами, их подписи располагаются на одном уровне. Если подтверждение бумаги осуществляется решением, протоколом, постановлением, приказом, в гриф включают слово "Утвержден", наименование соответствующего акта, его номер и дату. Располагается этот реквизит в верхнем углу справа.
Заголовок
Он включает в себя краткое описание документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида бумаги. Он может отвечать на следующие вопросы:
- О чем? О ком? Например: "Приказ о создании инвентаризационной комиссии".
- Чего? Кого? К примеру: "Должностная инструкция инженера".
Если документ оформляется на бланке, формата А5, допускается не указывать заголовок.
Текст
Он составляется на государственном языке России или национальных языках регионов. Эта часть документа может быть представлена в виде собственно текста, анкеты, таблицы или комплексом этих элементов. Существует и ряд особенностей, которые следует учесть:
- Если текст представлен в виде таблицы, ее строкам и графам присваиваются наименования. Они указываются в именительном падеже.
- Подзаголовки должны согласовываться с наименованиями.
- Если таблица занимает более одного листа, графы нумеруются, а на второй и последующей страницах указываются только номера.
- При составлении анкеты наименования признаков, по котором характеризуется объект, выражаются именами существительными в именительном падеже либо словосочетанием, включающим глагол 2-го л. мн. ч. в настоящем или прошедшем времени.
- Связанный текст, как правило, включает в себя две части. В первом разделе указываются основания, причины, цели оформления документа. Вторая часть считается заключительной. В ней присутствуют просьбы, выводы, решения, рекомендации, предложения. Текст может состоять только из заключительной части. К примеру, в приказах приводится только распоряжение, без констатации.
- В обязательные реквизиты документа, подготовленного на основании актов, изданных другими организациями, или созданных на этом же предприятии ранее, включаются сведения о первоисточниках. В частности указываются их наименования, название юрлица-автора, дата, регистрационный номер и заголовок.
- Если в тексте присутствует несколько выводов, решений и проч., он может разбиваться на подразделы, разделы, пункты. Их отделяют арабскими цифрами.
Особенности изложения информации
Оформление реквизитов документов осуществляется по особым правилам. В частности в актах коллегиальных структур текст излагается от 3-го лица единственного числа. Например, "общее собрание решило/постановило". В актах организаций, работающих на принципе единоначалия, а также в бумагах, направляемых руководству, текст излагают от 1-го л. ед. числа. К примеру, "предлагаю", "приказываю", "прошу". В совместных актах текст приводится от 1-го лица мн. числа. Например, "решили", "приказываем". Аналогичным образом излагается текст протоколов. В актах, которыми устанавливаются обязанности и права организаций, их подразделений, а также включающих оценку/описание фактов или выводы, содержание приводится от 3-го лица множественного либо единственного числа. К примеру, "отдел выполняет функции", "комиссия установила". В письмах текст может излагаться:
- От 1-го л. мн. числа. К примеру, "просим направить".
- От 1-го л. ед. ч. Например, "прошу выделить", "считают необходимым".
- От 3-го лица ед. числа. К примеру, "ведомство не возражает".
Ссылки на приложения
В конце текста указывается перечень сопровождающих документов. Соответствующая отметка может оформляться так: "Приложение: на 3 л. в 2 экз.". Если в тексте нет ссылок, то в перечне приводят наименование сопровождающего документа, количество листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, число страниц не указывается.
В случае если прилагается документ, который также сопровождается актом, в отметке должна присутствовать соответствующая информация. В приложении к распоряжениям, приказам, постановлениям, инструкциям, правилам, решениям, положениям на первом листе указывают его номер. Он должен присутствовать в верхнем углу справа. Выглядит отметка так: "Приложение №". Здесь же указывается наименование распорядительного акта, его дата и регистрационный номер.
Дополнительно
Каждый поступающий документ регистрируется организацией. В отметке указывают очередной номер и дату. При необходимости проставляют минуты и часы поступления. Допускается проставлять отметку в виде штампа.
В настоящее время широко распространены электронные документы. В качестве идентификатора цифровой копии документа выступает отметка, которая ставится в нижнем углу слева на каждой странице. В ней присутствует наименование файла, дата и прочие поисковые сведения, предусмотренные организацией.
Регистрационные и банковские реквизиты ООО
В своей повседневной деятельности руководители и ответственные лица обществ с ограниченной ответственностью довольно часто сталкиваются с необходимостью использовать реквизиты ООО, причем, в одной ситуации может использоваться один вариант реквизитов, а в другой ситуации этого будет недостаточно и потребуются дополнительные. В этой статье мы приведем перечень всех используемых в деятельности ООО реквизитов, а также поможем вам их найти в регистрационных документах.
Под реквизитами обычно понимают идентификационные данные документа. Применительно к ООО, реквизиты также являются средством идентификации общества по тем или иным признакам. Все имеющиеся у общества реквизиты можно условно разделить на две группы:
- Регистрационные данные ООО - это реквизиты, полученные обществом при регистрации в различных инстанциях.
- Банковские реквизиты ООО - это данные банковского счета общества для перечисления средств.
Не путайте реквизиты ООО и применяемые при регистрационных действиях документы, такие как выписка из ЕГРЮЛ или свидетельство о гос. регистрации.
Регистрационные данные ООО
- Полное наименование ООО
- в соответствии с законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» - это обязательный реквизит ООО. Полное наименование общества используется при любых регистрационных действиях. Оно обязательно должно содержать слова «с ограниченной ответственностью»; допускается использовать заимствования из других языков, но только в русской транскрипции или в транскрипции языков народов РФ.
Пример полного наименования ООО: Общество с ограниченной ответственностью «Пример».
Где искать: самый первый документ, где указано полное наименование - , после процесса регистрации полное наименовании можно найти во всех регистрационных документах общества. - Краткое наименование ООО
- не является обязательным реквизитом ООО, но на практике используется практически в любом обществе, так как допускает сокращение организационной формы до аббревиатуры - «ООО». Если общество имеет краткое наименование, то оно обязательно указывается в регистрационных данных.
Пример краткого наименования ООО: ООО «Пример».
- Руководитель
- в качестве реквизитов используется должность и Ф.И.О. руководителя общества.
Пример: Генеральный директор Иванов Иван Иванович.
Где искать: Устав ООО, любой регистрационный документ. - Главный бухгалтер
- в качестве реквизита ООО указывается полное наименование должности и Ф.И.О., если общество не имеет главного бухгалтера, то данный реквизит не используется.
Пример: Главный бухгалтер Петров Петр Петрович
Где искать: Устав ООО, любой регистрационный документ. - Юридический адрес
- обязательный реквизит. Обозначает место постоянного местонахождения общества. Должен содержать индекс и адрес вплоть до номера помещения.
Пример: 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.1, офис 1
- Почтовый адрес
- под этим подразумевается адрес для доставки корреспонденции; может совпадать с юридическим адресом, но даже в этом случае указывается в реквизитах ООО. Иногда вместо термина «почтовый адрес» используется «фактический адрес», что, по сути, является одним и тем же.
Пример: 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.2, офис 2
Где искать: любой регистрационный документ общества. - ИНН
- состоящий из 9 цифр, присвоенный при гос. регистрации ООО идентификационный номер налогоплательщика. Присваивается обществу при его первоначальной регистрации. Наряду с полным наименованием ООО, ИНН является обязательным реквизитом.
Пример: ИНН 123456789Что означают цифры в ИНН:
1-4 - код территориального налогового органа;
5-9 - номер записи о налогоплательщике;
10 - контрольный код (чтобы проверять достоверность ИНН).
Где искать: Первоисточником ИНН является Свидетельство о гос. регистрации, в дальнейшем используется во всех документах, содержащих реквизиты ООО. - КПП
- это, состоящий из 9 цифр, код причины постановки на учет. Другим словами - это расшифровка основания, на котором общество ставится на учет именно в этом налоговом органе (в связи с тем, что местонахождение головной организации находится на территории данного отделения ФНС, или так как там находится ее филиал, или там находятся транспортные средства организации и так далее). На основании ИНН и КПП можно однозначно идентифицировать обособленные подразделения организации.
Пример: КПП 123456789
Где искать: Первоисточником КПП является Свидетельство о гос. регистрации, в дальнейшем используется во всех документах, содержащих реквизиты ООО. - ОГРН
- присваиваемый при гос. регистрации уникальный номер, свидетельствующий о внесении общества в ЕГРЮЛ. Состоит из 13 цифр. Аббревиатура означает основной государственный регистрационный номер. По сути, ОГРН является подтверждением того, что государство признало ООО в качестве юридического лица, поэтому выписка из ЕГРЮЛ обязательный документ для всех регистрационных действий, совершаемых от лица общества.
Пример: ОГРН 1234567891234
- Дата регистрации ООО
- дата внесения записи в ЕГРЮЛ.
Пример: 01.01.2014
Где искать: выписка из ЕГРЮЛ. - Номер работодателя в ПФР
- регистрационный номер общества в Пенсионном Фонде. Его присваивают во время первоначальной .
Пример: 123-123-123456
Где искать: Уведомление из ПФР. - ОКВЭД
- выбранный при регистрации, код основного вида деятельности в соответствии с общероссийским классификатором.
Пример: 72.11
Где искать: Уведомление из Росстата или Выписка из ЕГРЮЛ. - ОКПО
- код общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций как субъекта хозяйственной деятельности. Используется для сбора статистических данных - объединения различных субъектов по определенным признакам деятельности и обмена этими данными на уровне государственных ведомств.
Пример: 12345678
Где искать: Уведомление из Росстата.
Банковские реквизиты ООО
Для осуществления взаиморасчетов и оплаты налогов каждое ООО открывает собственный расчетный счет в одном из банков. Допускается использовать несколько счетов, но один из них обязательно указывается в качестве основного и учитывается в ФНС.
Подробно о процедуре выбора банка и открытия счета для ООО вы можете прочитать в специальной статье « ».
В качестве банковских реквизитов ООО используется не только 20-значный номер расчетного счета общества, но также и реквизиты самого банка, чтобы плательщики имели возможность перечислять средства. Указаны эти реквизиты будут в договоре на банковское обслуживание, также их можно в любой момент запросить у менеджера банка, в котором вы открыли расчетный счет.
- Расчетный счет - 20-значная последовательность цифр, идентифицирующая ваш счет во внутрибанковской бухгалтерии и автоматизированной банковской системе.
- Полное наименование банка - необходимо для того, чтобы определить в каком именно банке открыт, указанный для вашего ООО, расчетный счет.
- Корреспондентский счет банка - аналог расчетного счета, только создается он в Центральном Банке специально для каждого коммерческого банка. Он необходим для межбанковского взаимодействия и расчетов банка.
- БИК - идентификационный номер (банковский идентификационный код) каждого банка в соответствии с так называемым «Справочником БИК». БИК присваивается не только головным подразделениям банка, но также и его филиалам. Таким образом, в справочнике БИК отражена информация обо всех банках, действующих на территории России.
Пример:
БИК 04580577
Обязательные реквизиты ООО
Как правило, при просьбе предоставить реквизиты ООО, имеются в виду платежные реквизиты, которые необходимы для перечисления средств на расчетный счет общества. В платежных реквизитах используются далеко не все регистрационные данные, а только необходимые для составления платежного поручения. Вместе с тем, в них указываются и адреса (юридический и почтовый) общества на случай необходимости доставки грузов или корреспонденции. Поэтому полные платежные реквизиты по своей сути являются обязательными реквизитами ООО, которые вы и будете предоставлять всем поставщикам, а также указывать при составлении договоров для идентификации вашего ООО.
Пример реквизитов ООО
Полное наименование Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Краткое наименование ООО «Пример»
Генеральный директор Иванов Иван Иванович
Главный бухгалтер Петров Петр Петрович
Юридический адрес 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.1, офис 1
Почтовый адрес 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.2, офис 2
ИНН 1234567891
КПП 123456789
ОКПО 12345678
ОГРН 1234567891234
Расчетный счет 40702810500000000001
Полное наименование банка ОАО «Банк «Открытие», г.Москва
Корреспондентский счет банка 3010100000000000001
БИК 045805777