Презентация на тему документ и его функции. Распорядительная документация

Единая система программной документации (ЕСПД)

http://www.standards.ru – российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия «Стандартинформ».

gostrf.com

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Стандарт – это нормативный документ по стандартизации, разработанный, как правило, на основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, принятый (утвержденный) признанным органом (предприятием).

Назначение ЕСПД

Единая система программной документации - комплекс государственных стандартов, устанавливающих взаимоувязанные правила разработки, оформления и обращения программ и программной документации.

унификации программных изделий для взаимного обмена программами и применения ранее разработанных, программ в новых разработках;
снижения трудоемкости и повышения эффективности разработки, сопровождения, изготовления и эксплуатации программных изделий;
автоматизации изготовления и хранения программной документации.

Область распространения и состав ЕСПД

Правила и положения, установленные в стандартах ЕСПД, распространяются на программы и программную документацию для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения.

основополагающие и организационно-методические стандарты;
стандарты, определяющие формы и содержание программных документов, применяемых при обработке данных;
стандарты, обеспечивающие автоматизацию разработки программных документов.

Классификация и обозначение стандартов ЕСПД

Код группы

Наименование группы

Общие положения

Основополагающие стандарты

Правила выполнения документации разработки

Правила выполнения документации изготовления

Правила выполнения документации сопровождения

Правила выполнения эксплуатационной документации

Правила обращения программной документации

Резервные группы

Прочие стандарты

Обозначения стандартов ЕСПД строят по классификационному признаку.

В обозначение стандарта ЕСПД должны входить:

цифры 19, присвоенных классу стандартов ЕСПД;
одна цифра (после точки), обозначающая код классификационной группы стандартов, указанной в п. 3.1;
двузначное число, определяющее порядковый номер стандарта в группе;
двузначное число (после тире), указывающее год регистрации стандарта.

ГОСТ 19.001-77 ЕСПД. Общие положения.
ГОСТ 19.101-77 ЕСПД. Виды программ и программных документов (переиздан в ноябре 1987г с изм.).
ГОСТ 19.102-77 ЕСПД. Стадии разработки.
ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обозначение программ и программных документов.
ГОСТ 19.104-78 ЕСПД. Основные надписи.
ГОСТ 19.105-78 ЕСПД. Общие требования к программным документам.

ГОСТ 19.106-78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом.
ГОСТ 19.201-78 ЕСПД. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.
ГОСТ 19.202-78 ЕСПД. Спецификация. Требования к содержанию и оформлению.
ГОСТ 19.301-79 ЕСПД. Программа и методика испытаний.
ГОСТ 19.401-78 ЕСПД. Текст программы. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.402-78 ЕСПД. Описание программы.
ГОСТ 19.404-79 ЕСПД. Пояснительная записка. Требования к содержанию и оформлению.
ГОСТ 19.501-78 ЕСПД. Формуляр. Требования к содержанию и оформлению.
ГОСТ 19.502-78 ЕСПД. Описание применения. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.503-79 ЕСПД. Руководство системного программиста. Требования к содержанию и оформлению.
ГОСТ 19.504-79 ЕСПД. Руководство программиста.
ГОСТ 19.505-79 ЕСПД. Руководство оператора.
ГОСТ 19.506-79 ЕСПД. Описание языка.
ГОСТ 19.508-79 ЕСПД. Руководство по техническому обслуживанию. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.604-78 ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполняемые печатным способом.
ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения.

Недостатки ЕСПД:

1. не отражены некоторые современные тенденции оформления программ и программной документации,

2. в этих стандартах наличествует многократное дублирование фрагментов программной документации.

ГОСТ 19.101-77. ЕСПД. Виды программ и программных документов

Виды программ:

Компонент – программа, рассматриваемая как единое целое, выполняющая законченную функцию и применяемая самостоятельно или в составе комплекса.

Комплекс – это программа, состоящая из двух или более компонентов и (или) комплексов, выполняющих взаимосвязанные функции, и применяемая самостоятельно или в составе другого комплекса.

Виды программных документов

Вид программного документа

Спецификация

Состав программы и документации на нее

Ведомость держателей подлинников

Перечень предприятий, на которых хранят подлинники программных документов

Текст программы

Запись программы с необходимыми комментариями

Описание программы

Сведения о логической структуре и функционировании программы

Программа и методика испытаний

Требования, подлежащие проверке при испытании программы, а также порядок и методы их контроля

Виды программных документов

Вид программного документа

Техническое задание

Назначение и область применения программы, технические, технико-экономические и специальные требования, предъявляемые к программе, необходимые стадии и сроки разработки, виды испытаний

Пояснительная записка

Схема алгоритма, общее описание алгоритма и (или) функционирования программы, а также обоснование принятых технических и технико-экономических решений

Эксплуатационные документы

Сведения для обеспечения функционирования и эксплуатации программы

Ведомость эксплуатационных документов

Перечень эксплуатационных документов на программу

Формуляр

Основные характеристики программы, комплектность и сведения об эксплуатации программы

Описание применения

Сведения о назначении программы, области применения, применяемых методах, классе решаемых задач, ограничениях для применения, минимальной конфигурации технических средств

Виды эксплуатационных документов

Вид эксплуатационного документа

Руководство системного программиста

Сведения для проверки, обеспечения функционирования и настройки программы на условия конкретного применения

Руководство программиста

Сведения для эксплуатации программы

Руководство оператора

Сведения для обеспечения процедуры общения оператора с вычислительной системой в процессе выполнения программы

Описание языка

Описание синтаксиса и семантики языка

Руководство по техническому обслуживанию

Сведения для применения тестовых и диагностических программ при обслуживании технических средств

Техническое задание (ГОСТ 19.201-78)

Стандарт устанавливает порядок построения и оформления технического задания на разработку программы или программного изделия для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения.

Общие положения

Техническое задание оформляют на листах формата А4 и/или А3, как правило, без заполнения полей листа. Номера листов (страниц) проставляют в верхней части листа над текстом.

Для внесения изменений и дополнений в техническое задние на последующих стадиях разработки программы или программного изделия выпускают дополнение к нему.

наименование и область применения (введение);
основание для разработки;
назначение разработки;
технические требования к программе или программному изделию;
технико-экономические показатели;
стадии и этапы разработки;
порядок контроля и приемки;
приложения.

В разделе Наименование и область применения указывают наименование, краткую характеристику области применения программы или программного изделия и объекта, в котором используют программу или программное изделие.

В разделе Основание для разработки должны быть указаны:

документ (документы), на основании которых ведется разработка;
организация, утвердившая этот документ, и дата его утверждения;
наименование и (или) условное обозначение темы разработки.

В разделе Назначение разработки должно быть указано функциональное и эксплуатационное назначение программы или программного изделия. Ограничиться здесь можно одной-двумя фразами.

Раздел Технические требования к программе или программному изделию должен содержать следующие подразделы:

требования к функциональным характеристикам;
требования к надежности;
условия эксплуатации;
требования к составу и параметрам технических средств;
требования к информационной и программной совместимости;
требования к маркировке и упаковке;
требования к транспортированию и хранению;
специальные требования.

Требования к функциональным характеристикам. Должны быть указаны требования к составу выполняемых функций, организации входных и выходных данных, временным характеристикам и т.п.

Требования к надежности. Должны быть указаны требования к обеспечению надежного функционирования (обеспечение устойчивого функционирования, контроль входной и выходной информации, время восстановления после отказа и т.п.).

Условия эксплуатации. Должны быть указаны условия эксплуатации (температура окружающего воздуха, относительная влажность и т.п. для выбранных типов носителей данных), при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, а также вид обслуживания, необходимое количество и квалификация персонала.

Требования к составу и параметрам технических средств. Указывают необходимый состав технических средств с указанием их технических характеристик.

Требования к информационной и программной совместимости. Должны быть указаны требования к информационным структурам на входе и выходе и методам решения, исходным кодам, языкам программирования. При необходимости должна обеспечиваться защита информации и программ.

Требования к маркировке и упаковке и требования к транспортированию и хранению Указывают требования к маркировке программного изделия, варианты и способы упаковки. В требованиях к транспортированию и хранению должны быть указаны для программного изделия условия транспортирования, места хранения, условия хранения, условия складирования, сроки хранения в различных условиях.

Технико-экономические показатели

В этом разделе должны быть указаны:

ориентировочная экономическая эффективность,
предполагаемая годовая потребность,
экономические преимущества разработки по сравнению с лучшими отечественными и зарубежными образцами или аналогами.

Стадии и этапы разработки

Устанавливают необходимые стадии разработки, этапы и содержание работ, а также сроки разработки и исполнители.

Основные этапы

техническое задание,
эскизный проект,
технический,
рабочий проект.

Эскизный проект

Детально разрабатываются структуры входных и выходных данных, определяется форма их представления. Разрабатывается общее описание алгоритма, сам алгоритм, структура программы. Разрабатываются план мероприятий по разработке и внедрению программы.

Технический проект

Содержит разработанный алгоритм решения задачи, а также методы контроля исходной информации.

Разрабатываются средства обработки ошибок и выдачи диагностических сообщений, определяются формы представления исходных данных и конфигурация технических средств.

Рабочий проект

Осуществляется программирование и отладка программы, разработка программных документов, программы и методики испытаний. Подготавливаются контрольно-отладочные примеры. Окончательно оформляются документация и графический материал.

Документация :

текст программы;
описание программы;
программа и методика испытаний;
описание применения;
руководство пользователя.

Порядок контроля и приемки

Указываются виды испытаний и общие требования к приемке работы.

Приложения к техническому заданию :

перечень научно-исследовательских и других работ, обосновывающих разработку;
схемы алгоритмов, таблицы, описания, обоснования, расчеты и другие документы, которые могут быть использованы при разработке;
другие источники разработки.

Стадии разработки (ГОСТ 19.102-77)

Стандарт устанавливает стадии разработки программ, программной документации, а также этапы и содержание работ.

Описание программы (ГОСТ 19.402-78)

Стандарт ориентирован на документирование результирующего продукта разработки.

Описание программы обязательно должно включать

информационную часть – аннотацию;
содержание.

Основная часть документа должна состоять из вводной части и следующих разделов:

функциональное назначение;
описание логики.
условия применения;
состав и функции.

В Вводной части документа приводится информация общего характера о программе - полное наименование, обозначение, ее возможные применения и т.п.

В разделе Назначение указывают назначение программы и приводят общее описание функционирования программы, ее основные характеристики, сведения об ограничениях, накладываемых на область применения программы, а также указывают типы электронных вычислительных машин и устройств, которые используются при работе.

В разделе Описание логики указывают:

описание структуры программы и ее основных частей;
описание функций составных частей и связей между ними;
сведения о языке программирования;
описание входных и выходных данных для каждой из составных частей;
описание логики составных частей.

При описании логики программы необходима привязка к тексту программы.

В разделе Состав и функции указывают описание состава и функции программ, применяемых методов решения задач.

В разделе Условия применения указываются условия, необходимые для выполнения программы.

В Приложение к описанию могут быть включены справочные материалы (иллюстрации, таблицы, графики, примеры и т.п.), имя загрузочного модуля, а также описание всей процедуры Вызова и загрузки системы.

Текст программы (ГОСТ 19.401-78)

Текст программы должен быть удобочитаемым.

Составляется информационная часть - аннотация и содержание.

Основная часть документа должна состоять из текстов одного или нескольких разделов, которым даны наименования.

Текст каждого программного файла начинается с "шапки", в которой указывается:

наименование программы,
автор,
дата создания программы,
номер версии,
дата последней модификации.

Обязательными являются комментарии, а также строгое соблюдение правил отступа.

краткое содержание презентаций

Документы

Слайдов: 33 Слов: 1038 Звуков: 0 Эффектов: 0

Документоведение - наука о делопроизводстве. Основные участники делопроизводства. Понятие делопроизводства. Документирование. Организация работы с документами. Архив. Документированная информация. Текст. Документ может быть. Документ. Основные функции документов. Закон. Основа делопроизводства. Классификация документов. Ведомость. Деление документов на классы. Фонодокументы. Подлинники. Виды классификаций документов. По способу документирования. По происхождению. По характеру отображаемой информации. По наименованию. По содержанию. По юридической значимости. Виды оригиналов. Виды копий. - Документы.ppt

Хранение документов

Слайдов: 30 Слов: 1343 Звуков: 0 Эффектов: 0

Работа с персоналом по обучению основам сохранения библиотечных документов. Работа с библиотечным фондом. Хранение фонда. Действия по спасению фондов при аварии. Условия хранения и размещения. Режимы хранения документов. Температурно-влажностный режим. Рекомендации по проветриванию. Общие рекомендации для поддержания температурно-влажностного режима. Световой режим. Освещенность. Освещенность по сторонам света. Санитарно-гигиенический режим. Обеспыливание. Частота обеспыливания. Обеспыливание непереплетенных материалов. Использование фонда. Подбор, расстановка, книговыдача, правила обращения с документами. - Хранение документов.ppt

Коллекции документов

Слайдов: 42 Слов: 2521 Звуков: 0 Эффектов: 8

Объектная модель документов в электронных коллекциях. Документы. Специфика применения объектно-ориентированного подхода. Специфика RDF. Основные схемы данных. Метамодель. Информация. Целостный информационный объект. Атрибуты и методы. Набор функций документа. Документ-представление. Статус документа. Права собственности. Документ характеризуется наличием оригинала и копий. Статичность документа. Жизненный цикл документа. Коллективный характер работы с документами. Права доступа к документу. Объектная модель документа. Частично-упорядоченный набор абстрактных объектов. Стандартные схемы. - Коллекции документов.ppt

Язык и стиль документов

Слайдов: 42 Слов: 3366 Звуков: 0 Эффектов: 4

Лексические особенности текстов служебных документов. Содержание. Ключевые понятия. Лексические признаки официально-делового стиля. Взаимодействие общелитературной нормы и специфических черт деловой речи. Специфическая официально-деловая лексика и фразеология. Глаголы. Действие соглашения. Синтаксические и лексические особенности. Сложные слова. Нотариус. Типичные черты делового стиля. Использование отглагольных существительных. Лексические особенности. Лексическая сочетаемость. Правила лексической сочетаемости. Типичные для деловой речи сочетания слов. Использование терминов. - Язык и стиль документов.ppt

Организационные документы

Слайдов: 13 Слов: 543 Звуков: 0 Эффектов: 3

Организационные документы. Виды организационных документов. Текст устава. Правовой акт. Положения бывают двух видов. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия. Инструкция. Текст инструкции. Должностная инструкция. Штатное расписание. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя. Структура и штатная численность. Правила внутреннего трудового распорядка. - Организационные документы.ppt

Организационно-распорядительные документы

Слайдов: 18 Слов: 684 Звуков: 0 Эффектов: 16

Основные виды организационно-распорядительных документов. Организационные документы. В Штатном расписании закрепляется должностной и численный состав. Организационно-распорядительные документы. Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников. Организационно-распорядительные документы. Правовое положение работников организации. Функции - определяются направления деятельности специалиста. Взаимоотношения. Организационно-распорядительные документы. Распорядительные документы. Текст приказа состоит из двух частей. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии. -

Что такое документ?Слово документ в переводе с латинского
означает «свидетельство», «способ
доказательства».
Это материальный объект с закрепленной
в нем информацией для передачи её во
времени и пространстве.
Это предмет труда управленческого
работника и его результат.

Распорядительные документы…

среди большого разнообразия видов деловых документов,
занимает особое место
это совокупность документов, издаваемых руководством
организации
содержат управленческие решения, направленные на
реализацию стоящих перед организацией текущих и
перспективных задач
наделены юридической силой
Юридическая сила документа – это свойство
официального документа, данное ему действующим
законодательством

Распорядительные документы

Основное назначение этих документов регулирование деятельности,
позволяющее органу управления
обеспечить реализацию поставленных
перед ним задач, получить
максимальный эффект от своей
деятельности

Распорядительные документы

с точки зрения порядка разрешения
вопросов (принятых решений) все
распорядительные документы делятся
на 2 группы:
документы, издаваемые
в условиях
коллегиальности
документы, издаваемые
в условиях единоличного
принятия решений

Распорядительные документы издаются:

по организационным вопросам
вопросам планирования,
производства, строительства,
материально-технического снабжения и
сбыта, финансов и кредита, труда и
заработной платы и т.п.

СХЕМА ПОДГОТОВКИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

всестороннее изучение вопроса,
подготовка проекта документа;
согласование текста, его подписание
(распоряжение, указание, приказ);
обсуждение и принятие документа на
заседании коллегиального органа
(постановление, решение).

Виды распорядительных документов:

ПОСТАНОВЛЕНИЯ
РЕШЕНИЯ
УКАЗАНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРИКАЗЫ

Постановление – это…

правовой акт,
принимаемый
высшими
федеральными
органами
государственной
власти и иными
органами субъектов
РФ.

Решение – это…

правовой акт
коллегиального или
совещательного
органа министерств,
ведомств, комитетов,
общественных
организаций.

Указание – это…

распорядительный
документ органов
государственного
управления,
министерств,
ведомств и других
вышестоящих
организаций по
вопросам
объясняющего
характера.

Распоряжение – это…

одна из форм
распорядительного
документа, носящая
характер обязательного
поручения руководителя о
необходимости
совершения
подчиненными
определенных действий в
указанный срок.

Приказ – это…

правовой акт
руководителя
предприятия,
организации независимо
от формы
собственности и их
организационноправовой формы.

Требования к оформлению распорядительных документов

наименование организации
наименование вида документа
дата
место составления
заголовок
текст
подпись
отметка о согласовании

Распорядительные документы

ТЕКСТ
КОНСТАТИРУЮЩАЯ
ЧАСТЬ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ
ГЛАГОЛ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ
ЧАСТЬ

КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ

ЦЕЛИ
ЗАДАЧИ
ПРИЧИНЫ ИЗДАНИЯ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

ФАМИЛИИ, ИНИЦИАЛОВ
ИСПОЛНИТЕЛЯ
КОНКРЕТНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО
ИСПОЛНЕНИЮ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ГЛАГОЛЫ

Вид документа
ГЛАГОЛЫ
Постановление
ПОСТАНОВЛЯЕТ
Решение
РЕШИЛ
Указание
ПРЕДЛАГАЮ; ОБЯЗЫВАЮ
Распоряжение
Приказ
ПРЕДЛАГАЮ; ОБЯЗЫВАЮ; РЕКОМЕНДУЮ
ПРИКАЗЫВАЮ; ПРИНЯТЬ; ПЕРЕВЕСТИ;
УВОЛИТЬ; ПРЕДОСТАВИТЬ и тому подобное

МАКЕТ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Наименование организации

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
00.00.0000
№ _______
Место составления
Заголовок__________________
__________________________

ГЛАГОЛ:

___________________________________________________________________________________________
Наименование должности
Визы
(личная подпись)
ИН.Фамилия

Макет приказа по основной деятельности (угловое расположение)

Наименование министерства или ведомства
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
№ _______
00.00.0000
Место составления
Заголовок__________________
__________________________
Текст констатирующей части приказа ______________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
ГЛАГОЛ:
Распорядительная часть текста_____________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Наименование должности
Визы
(личная подпись)
ИН.Фамилия

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

Оформить на ПК макеты:
ПОСТАНОВЛЕНИЯ
РЕШЕНИЯ
УКАЗАНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРИКАЗЫ

Вид документа
Постановление
Решение
Указание
Распоряжение
Приказ
Назначение
Реквизиты
документа

ПРОВЕРКА СТЕПЕНИ УСВОЕНИЯ МАТЕРИАЛА

Перечислите виды распорядительных документов
Для чего они предназначены?
Какие из перечисленных документов относятся к
распорядительным: приказ, положение,
распоряжение, письмо, устав, правила,
инструкции, решение?
На какие 2 группы делятся распорядительные
документы по принципу создания?

Документ материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы, В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе..

Документы различают: По назначению: организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

Учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет- фактура, Накладная, Акт и т.п.); нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

По времени создания первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.); По способу изготовления черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал); По типу содержания текстовые,иконические (графические), идеографические;(схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные; По способу представления электронный, на бумажных носителях;

По месту издания внутренние, внешние; По направлению отправки входящие, исходящие; По распространению опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные; По необходимости технических средств человекочитаемые, машиночитаемые; По уровню секретности несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.д.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока: Информационная функция каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации; Функции, обеспечивающие процесс управления; Функции, носящие культурно- исторический характер.

Общие функции документа: Информационная определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная документы являются средством обмена информацией; Социальная состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа: Управленческая в ней документ выступает как средство управления деятельностью; Организационная документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений; Правовая документ может являться письменным доказательством и быть источником права; Общекультурная способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; Историческая документ является историческим источником.

Соответствие. Термины Определения 1 Документ 1 документы являются средством обмена информацией 2Юридический документ 2 документ выступает как средство управления деятельностью 3Комуникативная функция 3 определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации 4 Документирование 4 материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста 5Управленческая функция 5 совокупность методов и создания документов 6 Информационная функция 6 материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

Слайд 2

Понятие документа

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Эволюция представляемого документоведением понятия «документ»: документ – материальный объект; документ – носитель информации; документ – документированная информация.

Слайд 3

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Слайд 4

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Реквизит– обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись» и т. д.)

Слайд 5

Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Слайд 6

Функции документов

Функциядокумента есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Слайд 7

Выделяются функции общие и специальные. Общие– это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные– управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета

Слайд 8

ФУНКЦИИ ввДОКУМЕНТА: управленческая культурная коммуникативная социальная информационная правовая исторического источника ОБЩИЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ учетная

Слайд 9

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Слайд 10

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на: ретроспективную(относящуюся к прошлому); оперативную(текущую); перспективную(относящуюся к будущему). Так же информацию разделяют на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Слайд 11

Каждый документ имеет информационную емкость. Она характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Слайд 12

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.

Слайд 13

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Слайд 14

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Слайд 15

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Слайд 16

Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Слайд 17

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

Слайд 18

В первую группувходят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, и т.п.).

Слайд 19

Ко второй категорииотносятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Слайд 20

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая– документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.

Слайд 21

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.

Слайд 22

Способы документирования Документирование– запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Слайд 23

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

Слайд 24

Способы документирования: Текстовое документирование: Текстовой документ – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Слайд 25

Техническое документирование (является способом запечатления технической мысли). Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ.

Слайд 26

Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Слайд 27

Фото-, кино-, видеодокументирование Фотодокумент– изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов состоит в том, что они возникают в момент совершения событий, а благодаря точности и наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Слайд 28

Кинодокумент– изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент– документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются во многих сферах жизнедеятельности людей.

Слайд 29

Документы на машинных носителях: Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Слайд 30

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Слайд 31

Материальные носители информации Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.

Слайд 32

Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом: бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители; магнитные носители; перфоносители магнитные для записи кодированной информации и др.

Слайд 33

Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.

Слайд 34

Документы на новейших носителях информации делят на: документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски); документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD и DVD-диски, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации (голограммы).

Слайд 35

Свойства документа Как и всякий другой объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила оригинальность подлинность копийность.

Слайд 36

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Слайд 37

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Слайд 38

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов (наименования организации – автора документа, подписи или грифа утверждения, регистрационного индекса и даты документа, печати и др.).

Слайд 39

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Слайд 40

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик– это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Выделяют также автографы – документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Слайд 41

Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Слайд 42

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Слайд 43

Копийность документов Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.

Слайд 44

Среди копий различаются следующие варианты: Выписка– копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение части текса документа по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала.

Слайд 45

Юридическая сила копий обеспечивается соблюдением следующих условий: копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц; должно быть свидетельство юридической силы копии документа – отметка о заверении.

Слайд 46

Заверение копий должно производиться самой организацией или нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Слайд 47

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.). Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или заведующим канцелярией). Заверенные копии, направляемые в иные организации, удостоверяются печатью.

Слайд 48

Классификация документов Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам: Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы: по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Слайд 49

По наименованию: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы и т.д.

Слайд 50

По способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические фото-, фоно-, кинодокументы. По степени сложности: на простые (документы, в которых рассматривается один вопрос) сложные (сложных документах освещается несколько вопросов).

Слайд 51

По степени гласности: открытые (несекретные) документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

Слайд 52

По юридической силе: подлинные - действительные - недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. подложные.

Слайд 53

По сроку исполнения: срочные (Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».) несрочные.

Слайд 54

По происхождению Служебные (подготовленные на предприятиях, в организациях) личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб) По срокам хранения: документы временного: - со сроком хранения до 10 лет - свыше 10 лет. постоянного срока хранения.

Слайд 55

По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

Слайд 56

По степени унификации: индивидуальные типовые трафаретные примерные унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Слайд 57

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Слайд 58

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Слайд 59

Таблица– документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.