Нередки случаи, когда запрашиваемые инспекторами документы компания не может представить в силу объективных обстоятельств, например таких, как кража или хищение.

Позиция ревизоров в таких случаях всегда одинаковая – указанные обстоятельства не признаются уважительной причиной, после чего происходит привлечение фирмы к ответственности за совершение правонарушения, начисление штрафов, пеней, доначисление налога. Доказывать свою правоту и добросовестность организации приходится только в судебном порядке. Однако при этом необходимо понимать, что простое заявление о наступлении непредвиденных обстоятельств не будет рассматриваться как обстоятельство, исключающее ответственность фирмы за правильность Так, одна компания не представила счета-фактуры и другие во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность.

В итоге организации доначислен НДС и пени в размере более 120 млн рублей. Чтобы не повторять подобный печальный опыт, подготовьте аргументы в свою защиту заранее.

Прежде всего необходимо позаботиться о доказательствах в подтверждение добросовестного поведения. Анализ судебной практики в целом показывает, что понятие добросовестности доказывается следующими аргументами.

Непредвиденные обстоятельства

Руководство ООО в рассматриваемом выше споре утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за 2008–2011 годы. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя. Поэтому, как только в компании обнаружена пропажа, необходимо написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам. Если документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Поручите юристам проверить, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе. Так, в другом споре компания не смогла отстоять 70 млн рублей доначислений из-за ошибки в справке МЧС Там было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № Ф09-9606/15).

В любом случае документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Здесь нужно точное описание. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.

Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011). Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности.

Факт утраты

После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате.

Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п. Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.

Так, во время проверки налоговики не досчитались на сумму 3,5 млн рублей. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию. Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2015 г. по делу № А60-10762/2015).

Попытка восстановить

Однако самого факта обращения в МВД, МЧС, получения справок недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Так, в споре, приведенном в качестве примера в самом начале статьи, суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.

Поэтому для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.

Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Так, организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2012 г. № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 14473/10, от 19 июля 2011 г. № 1621/11).

Дополнительные действия

Что еще поможет компании доказать свою добросовестность? Вот несколько аргументов.

• Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
• При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
• Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
• Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
• Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке и т.п. Наконец, они могут быть просто украдены. К сожалению, далеко не все бухгалтеры знают, как избежать негативных последствий таких потерь.

По Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность не менее пяти лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель предприятия. В случае нарушения с него можно взыскать штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ).
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по статье 120 НК РФ. С них взимается штраф в размере от 5 тысяч рублей до 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тысяч рублей.
Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия "отвечают" по Налоговому кодексу, а руководители - по административному. Но на практике потеря документов доставляет больше всего хлопот бухгалтеру.

Налоговики считают, фирмы платят

Оставшегося без документов налогоплательщика ждет не только штраф. Налоговики вправе обвинить его в отсутствии учета доходов и расходов и пересчитать уплаченные им суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы продолжают руководствоваться порядком, утвержденным письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 года № ВГ-4-13/94н.
Как правило, при выборе аналогичной организации учитывается ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.
Порядок расчета налогов "по аналогии" зависит от того, можно ли определить выручку налогоплательщика, утратившего документы или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия исчисляют, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь этот коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.
Если выручку предприятия установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).
Заметим, что налоговики учитывают только недоплату налогов, выявленную в результате расчета "по аналогии". Полученная таким методом переплата во внимание не принимается.

Пример
В феврале 2002 года в офисе московской торговой фирмы ЗАО "Интерьер" произошел пожар. В результате сгорели все бухгалтерские и налоговые документы за 2001 год. В мае 2002 года на предприятии началась налоговая проверка. Инспекторы запросили документы, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС за 2001 год.
Из-за отсутствия запрашиваемых документов фирма не смогла выполнить требования налоговой инспекции. На этом основании проверяющие решили рассчитать причитающиеся с нее суммы налогов по аналогии со столичной фирмой ООО "Синтез", реализующей схожие товары и имеющей приблизительно ту же численность работников, что и ЗАО "Интерьер".
При исчислении налоговой базы проверяющие учитывали выручку ЗАО "Интерьер", указанную в декларациях. Порядок расчета налога на прибыль и НДС показан соответственно в таблицах 1 и 2. Из таблицы 1 видно, что при исчислении налога на прибыль была установлена недоплата в размере 39 000 рублей (361 000 - 322 000). На основании данных таблицы 2 налоговики сделали вывод о том, что сумма НДС была занижена как в каждом квартале, так и в целом за год. Общая сумма недоимки составила 7900 рублей (112 700 - 104 800).
В связи с этим сотрудники налоговой инспекции потребовали от ЗАО "Интерьер" доплатить суммы налогов и перечислить пени. Кроме того, предприятие было привлечено к налоговой ответственности по статье 122 НК РФ.

Таблица 1

Расчет налога на прибыль (руб.):

Таблица 2

Расчет НДС (руб.):

	ООО «Синтез»		ЗАО «Интерьер»
	Выручка от реализации	Сумма НДС	Выручка	Рассчитанный НДС	Заявленный НДС
I квартал	1 000 000	33 500	1 100 000	36 850 (1 100 000 x (33 500: 1 000 000))	36 300
II квартал	800 000	22 000	900 000	24 750 (900 000 x (22 000: 800 000))	21 000
III квартал	950 000	29 000	950 000	29 000 (950 000 x (29 000: 950 000))	28 500
IV квартал	750 000	19 500	850 000	22 100 (850 000 x (19 500: 750 000))	19 000
Итого:	3 500 000	104 000	3 800 000	112 700	104 800

Уважительные причины

Уплачивать штраф придется только той организации, которая виновна в потере первичных документов. Причем наличие умысла или неосторожности в ее действиях должны доказывать налоговики.
Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она не могла обеспечить их сохранность. Однако помешать организации принять необходимые меры может только непреодолимая сила (форс-мажор). По статье 401 Гражданского кодекса таковой признается "чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство" (авария, наводнение, ураган и т. д.). Вместе с тем нельзя считать форс-мажором пожар в здании, которое не было оборудовано средствами пожарной защиты (огнетушителями, сигнализацией и т. д.), или кражу из помещения, не предназначенного для хранения документов (производственный цех, товарный склад и т. д.).
Только официально подтвержденные факты пожара, аварии или кражи могут послужить основанием для освобождения предприятия от ответственности за утрату документов. Как зафиксировать форс-мажорное обстоятельство?
Сначала организации нужно получить официальное подтверждение произошедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - справка из милиции о том, что от потерпевшего принято соответствующее заявление. После этого руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося. Как правило, к расследованию привлекаются представители государственной противопожарной службы, внутренних дел и других уполномоченных организаций. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Одновременно с назначением комиссии организация обязана определить понесенные убытки, в том числе количество утраченных документов. Для этого придется провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
При выявлении крупного имущественного ущерба предприятие может признать чрезвычайную ситуацию событием, произошедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (ПБУ 798 "События после отчетной даты", утвержденное приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. № 56н). Однако обыкновенную потерю документов к крупному ущербу отнести нельзя. Это событие в отчетности не отражается.

С миру по нитке…

Налогоплательщик избежит пересчет налогов и уплату пеней, если восстановит утраченные бухгалтерские и налоговые документы. Порядок и сроки восстановления следует согласовать с налоговой инспекцией.
Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т. д.) и счетов-фактур. Также ей следует взять в банке выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.
К сожалению, восстановить удается далеко не все первичные документы и счета-фактуры. Например, это очень трудно сделать, если неизвестно местонахождение тех или иных партнеров по бизнесу. В таких ситуациях организация обязана пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы.
Впрочем, пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По статье 64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.
Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).
В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

Мария ИВАНОВА
Материал предоставлен журналом "Московский бухгалтер" Источник материала -

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Упомянутые в статье Положения, утв. Минфином СССР, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

• подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
• избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Внимание

В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Это могут быть:

• МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
• управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
• органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

кассир

В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :

• <или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.

Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

• <или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Внимание

Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

• <или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
• <или> в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.

В.Ю. Никитина,
руководитель экспертного совета
Ассоциации развития бизнеса России

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Кроме того, они используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Как должны храниться и уничтожаться документы, что делать при их утрате, мы рассмотрим в данной статье.

Электронные документы и ЭЦП

Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной "бумажной" версии?

Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).

Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации, с тем чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.

Хранение и уничтожение документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Хранение документов регулируется Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", N 129-ФЗ, от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50), от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89) и др. Кроме того, общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина России от 29.07.1983 N 105. Организация обязана хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность таких документов, обеспечивающих расчет налогов, в течение четырех лет. Это объясняется тем, что в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Минимальный срок хранения книг покупок и продаж также составляет пять лет с последней записи (пп. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). В некоторых случаях налоговое законодательство устанавливает более длительные сроки хранения документов. Например, если налогоплательщик убытки, полученные в текущем году, переносит на будущее по правилам п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ, то он обязан в течение всего срока переноса убытков (10 лет) хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка.

Сроки хранения кадровых, бухгалтерских и налоговых документов детально прописаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения, который утвержден Росархивом 06.10.2000. В документе установлены сроки хранения документов для тех организаций, которые сдают их в государственные архивы и хранят на местах. Срок хранения зависит от важности документов. Например, годовая бухгалтерская отчетность, годовые налоговые декларации, а также квартальные при отсутствии годовых деклараций (например, по НДС) хранятся не менее 10 лет. Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.). Это объясняется тем, что информация, содержащаяся в таких документах, используется при начислении пенсии. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Если организация является акционерным обществом, то ряд документов ей следует хранить по месту нахождения исполнительного органа в течение сроков, которые установлены ФСФР в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. К таким документам относятся годовая бухгалтерская отчетность, протоколы и решения руководящих органов, уставные документы, списки аффилированных лиц и др. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении.

Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) по истечении срока может быть уничтожена, если:

1) в организации есть экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения;

2) комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком хранения для уничтожения;

3) перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона);

4) проведена соответствующая внешняя ревизия или налоговая проверка;

5) документы передаются в соответствующие организации на утилизацию с составлением приемо-сдаточной накладной. При необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.

Ответственность за утрату документов

Согласно ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме того, в НК РФ установлена налоговая ответственность налогоплательщиков.

Налоговая. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

5000 руб. - если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

15 000 руб. - если они совершены в течение более одного налогового периода;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если они повлекли занижение налоговой базы.

Кроме того, за каждый не представленный по требованию налогового органа документ может быть применен штраф 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).

Административная. Для должностных лиц нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 13.20, 13.25, 19.4 и 19.5 КоАП РФ.

Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом до 200 000 руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Восстановление документов

К сожалению, организации не застрахованы от возможной утраты первичных документов. Причины могут быть разными - пожар, затопление в результате повреждения коммунальных сетей, утрата и кража. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать?

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты. В письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 руководителю организации рекомендовано в случае пропажи или гибели первичных документов:

Назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105);

Предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях обязательно проводится инвентаризация (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Комиссия должна документально оформить причину утраты путем составления соответствующего акта с приложением справок официальных органов. Факт кражи первичных документов подтверждается справкой из милиции (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 и определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07). При утрате документов во время пожара прилагают справку из отдела государственного пожарного надзора либо из МЧС (постановления ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 и ФАС Поволжского округа от 02.10.2007 N А55-18216/2006-37). Затопление помещения подтверждается соответствующими коммунальными службами.

Комиссия также предпринимает меры для восстановления первичных документов. Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились (например, в электронном виде), то можно запросить у контрагентов их копии. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам можно запросить у банков, а договоры, акты, накладные, счета-фактуры - у контрагентов, и т.д. Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться в налоговые органы с письменным запросом о получении выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 "О Едином государственном реестре юридических лиц". При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии либо в органы статистики. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Собственные исходящие первичные документы и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями. Например, при восстановлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи либо будет невозможно найти гражданина.

Что делать, если по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы? Следует ли ставить налоговый орган в известность? По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов грозит штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ. В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично);

Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются;

Дать возможность представителям налогового органа в ходе проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Буквальное толкование подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ позволяет сделать вывод, что для применения расчетного пути не имеют значения причины непредставления документов. Поэтому любые обстоятельства будут основанием для обращения налогового органа к расчетному пути.

Судебно-арбитражная практика на этот счет противоречивая. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2006 N КА-А40/421-06 судьи пришли к выводу, что расчетный способ можно применить в ситуации, когда налогоплательщик не в состоянии представить запрошенные документы в связи с пожаром или хищением. При этом в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 N Ф04-5614/2006(27729-А27-35) арбитры указали, что расчетный способ применить нельзя, если налогоплательщик не может представить документы по не зависящим от него обстоятельствам (пожар). Подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ имеет общий характер и распространяется на все налогии всех налогоплательщиков. Рассмотрим арбитражную практику по данному вопросу детальнее.

Налог на прибыль

У налоговых органов часто возникает соблазн определить сумму налога на прибыль без учета расходов. Между тем расчетный путь предполагает, что налоговый орган обязан учитывать данные не только о доходах налогоплательщика, но и о расходах, т.к. объект налогообложения (прибыль) формируется при уменьшении доходов на сумму расходов (ст. 247 НК РФ).

Арбитры тоже считают, что доходов без расходов не бывает. Например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 21.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4385 и определении ВАС РФ от 19.03.2008 N 3362/08 указано, что налог на прибыль нельзя исчислить только с сумм дохода от реализации, указанных налогоплательщиком в налоговых декларациях.

В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 (определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07) арбитры указали, что налогоплательщик не может вести деятельность без соответствующих затрат. Аналогичное мнение выражено в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 18.11.2008 N А82-2825/2008-27 (определение ВАС РФ от 13.03.2009 N ВАС-2710/09), Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1403/08-С2 (определение ВАС РФ от 07.06.2008 N 8569/08).

НДС

В части определения НДС с выручки налоговые органы могут использовать банковские выписки о движении денежных средств по расчетному счету и данные о представленных налоговых декларациях, и их поддерживают арбитражные судьи (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2008 N А56-43925/2007).

Однако есть судебные решения, в которых указано, что из содержания банковских выписок невозможно сделать достоверный вывод о том, какие из поступивших на банковский счет сумм являются объектом обложения НДС. Поэтому неправильно рассчитывать сумму налога только на основании банковских выписок без документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (постановления ФАС Московского округа от 31.10.2008 N КА-А41/10190-08, Северо-Западного округа от 15.12.2008 N А56-1979/2008, от 30.10.2008 N А56-2606/2008, Западно-Сибирского округа от 07.04.2009 N Ф04- 888/2009(5125-А45-46) и от 08.04.2009 N Ф04-2126/2009(4288-А45-34)).

Перейдем к вычетам. В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ к вычету принимается сумма налога, предъявленная налогоплательщику, т.е. сумма налога, указанная в счете-фактуре. Можно ли при отсутствии накладных и счетов-фактур применять для определения суммы вычетов расчетный метод, который предусмотрен п. 7 ст. 166 НК РФ?

Ряд федеральных судов во главе с ВАС РФ занимают позицию, согласно которой для определения суммы вычетов нельзя использовать расчетный метод, а следует иметь в наличии счета-фактуры. Данный подход использован в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8686/07, а также в постановлениях ФАС Поволжского округа от 12.12.2008 N А57-1126/2007 (определение ВАС РФ от 13.01.2009 N ВАС-17190/08), от 13.05.2008 N А72-9671/06-14/346 (определение ВАС РФ от 21.08.2008 N 10014/08), от 07.11.2008 N А55-6951/08, Уральского округа от 04.09.2008 N Ф09-1397/08-С2 (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 14002/08), от 28.07.2008 N Ф09-1296/08- СЗ (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 13998/08), Западно-Сибирского округа от 02.03.2009 N Ф04-1250/2009(1614-А03-41), Волго-Вятского округа от 23.11.2007 N А43-35394/2006-14-244 (определение ВАС РФ от 18.03.2008 N 3106/08).

Однако существует и противоположная позиция. Некоторые суды считают, что право на уменьшение налоговой базы по НДС на сумму вычетов предусмотрено НК РФ, а база по НДС при отсутствии первичных документов определяется на основании данных об иных налогоплательщиках. Поэтому, по мнению судов, и вычеты могут исчисляться по аналогичным данным расчетным путем (постановления ФАС Поволжского округа от 23.01.2007 N А72- 4828/06-7/241, Восточно-Сибирского округа от 09.07.2008 N А33-3374/07-Ф02-3124/08, Дальневосточного округа от 25.08.2008 N Ф03-А73/08-2/3440, Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1401/08-С2 (определение ВАС РФ от 01.08.2008 N 6814/08).

Обратите внимание, что налогоплательщик в арбитражном суде вправе представлять документы, которые являются основанием для получения налогового вычета, независимо от того, были ли они истребованы и исследованы ранее налоговым органом. Указанная позиция нашла отражение в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.02.2009 N А19-475/07-51- 04АП-1146/07(5)-Ф02-446/09, Московского округа от 26.03.2009 N КА-А40/2127-09, Поволжского округа от 17.03.2009 N А57- 22510/2007, Уральского округа от 25.02.2009 N Ф09-10209/08-С2 и Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8.

ЕСН и НДФЛ

В постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2008 по делу N А65-5658/2006- СА1-29 судьи рассматривали спор индивидуального предпринимателя и налоговой инспекции. Речь шла о доначислении ЕСН и НДФЛ в связи с отсутствием документов, подтверждающих произведенные расходы, по причине их уничтожения в результате затопления помещения. Сославшись на постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2004 N 668/04, ФАС пришел к выводу: налоговый орган вправе применить расчетный метод при определении ЕСН (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В части НДФЛ может быть применен расчетный метод либо предоставлен профессиональный вычет по установленному нормативу (п. 1 ст. 221 НК РФ).

УФНС по Пермскому краю

В любой организации важно наладить эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.

Правила хранения документов

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Это следует из пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ). Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом от 06.10.2000. В основном это также пятилетний срок. Исключение - кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и т. д.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Обычно документации много, и нужно обеспечить ее надежное хранение. В случае налоговой проверки отсутствие даже части документов может привести к неприятностям в виде штрафов и пеней.

До того как документы будут размещены в архиве, они находятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными. Тогда они подшиваются в папки.

Алгоритм действий при утрате документов

Прежде всего необходимо получить официальное подтверждение происшедшего:

При пожаре - справку органа противопожарной службы (МЧС России);
- стихийном бедствии - справку территориального управления МЧС России;
- краже - справку местного управления внутренних дел;
- затоплении - акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.

Сразу после происшествия на основании приказа руководителя организации создается комиссия по расследованию причин утраты документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает руководитель организации. В нем указываются причины и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.

Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию по месту учета. К заявлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства.

Налоговый орган, получив информацию об утрате документов, может предпринять меры налогового контроля в отношении пострадавшей организации ( за соответствующий период). Следует попытаться согласовать с инспекцией сроки восстановления утраченных документов.

Восстановление документов

Во избежание негативных налоговых последствий организация должна попытаться восстановить утраченную документацию, срок хранения по которой не истек. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.

Банковские документы. Рекомендуем в первую очередь получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денежных средств на оплату труда работников. Особенно важно начать восстановление «первички» с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Документы выцветают

Со временем чернила бледнеют и прочесть информацию в документе становится невозможно. Обычно это случается с чеками ККТ. А ведь в них отражены стоимость и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Рекомендуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.

Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок составляется перечень контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из них отправляют письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур). Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. Правда, не обязана выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.

Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.

Собственную исходящую «первичку» и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями, например, при восстановлении кассовых документов. При оформлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи или найти его не представляется возможным.

Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом за отсутствие первичных документов

Налоговое правонарушение	Санкция	Норма НК РФ
Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения	Нарушение допускалось в течение одного налогового периода - 5000 руб.	Пункт 1 статьи 120
	Нарушение допускалось в течение более одного налогового периода - 15 000 руб.	Пункт 2 статьи 120
	Деяния повлекли занижение налоговой базы - 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.	Пункт 3 статьи 120
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	20% от неуплаченной суммы налога	Пункт 1 статьи 122
	Если деяния совершены умышленно - 40% от неуплаченной суммы налога	Пункт 3 статьи 122
Непредставление документов в налоговые органы в установленный срок	50 руб. за каждый непредставленный документ	Пункт 1 статьи 126

Последствия утраты документов

Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует «первичка», подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет «входного» НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.

Обратите внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. В частности, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более двух месяцев документов, необходимых для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

Ответственность: налоговая, административная и уголовная

За отсутствие документов организацию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 или 126 НК РФ (см. таблицу). Любая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть применена к организации, в которой были утрачены документы. При этом положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ не применяются одновременно в качестве основания для привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает возможности их самостоятельного применения. Такой вывод сделан в Определении КС РФ от 18.01.2001 № 6-О.

В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).