Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия. Документы в кадрах обязательные Первичный учет кадров
Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.
Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.
Применение унифицированных форм
При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.
На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».
При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.
Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:
- График отпусков (форма № Т-7);
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).
Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .
Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:
- Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
- Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а);
- Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
- Расчетная ведомость (форма Т-51);
- Лицевой счет (форма Т-54);
- Платежная ведомость (форма Т-53);
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а);
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).
При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).
Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:
- Министерством финансов;
- Министерством экономического развития и торговли;
- Министерством труда и социального развития.
Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.
Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).
Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
● организация труда работников;
● заключение трудового договора и прием на работу;
● перевод на другую работу;
● предоставление работникам отпусков;
● поощрение работников;
● наложение на работников дисциплинарных взысканий;
● аттестация работников;
● ведение штатного расписания;
● учет использования рабочего времени;
● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
● оформление служебных командировок;
● прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).
Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.
Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.
В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).
Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:
● инструкции по охране труда по профессиям;
● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.
Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.
Обратите внимание
В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).
ПРИЛОЖЕНИЕ
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Документ |
Каким документом регламентируется |
Примечание |
Срок хранения |
|
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) |
Статья 189 ТК РФ |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. |
Постоянно |
|
Положение о защите персональных данных работников |
Статья 86 ТК РФ |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. |
Постоянно |
|
Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) |
Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. |
Постоянно |
||
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. |
|||
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) |
Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. |
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) |
|
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании |
Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ |
При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. |
Постоянно |
|
Положение о системе обучения |
Статьи 196, 197 ТК РФ |
При наличии системы обучения в организации. |
Постоянно |
|
Положение об аттестации работников |
Статья 81 ТК РФ |
При проведении аттестации по решению работодателя. |
Постоянно |
|
График отпусков |
Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. |
|||
Трудовой договор |
Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ |
Заключается в письменной форме с каждым работником. |
||
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям |
Принимаются по решению работодателя. |
Постоянно |
||
Приказы о приеме на работу |
Статья 68 ТК РФ |
Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. |
||
Приказы о переводе на другую работу |
Статья 72.1 ТК РФ |
Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). |
||
Приказы об увольнении |
Статья 84.1 ТК РФ |
|||
Приказы по основной деятельности |
Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». |
1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) |
||
Приказы о предоставлении отпусков |
Издаются на основании графика отпусков или заявления работника |
|||
Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы |
Статья 128 ТК РФ |
Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). |
||
Личная карточка работника (форма Т-2) |
Ведется на каждого работника. |
|||
Трудовая книжка |
Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) |
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. |
При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив |
|
Договоры о полной материальной ответственности |
Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. |
|||
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности |
Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) |
Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя |
||
Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу |
||||
Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении |
||||
Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков |
||||
Журнал регистрации командировочных удостоверений |
||||
Табель учета рабочего времени |
Часть 3 статьи 91 ТК РФ |
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником |
||
График сменности |
Статья 103 ТК РФ |
Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. |
||
Журнал учета проверок инспектирующих органов |
Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» |
Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица |
Постоянно |
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий |
Положение об аттестации работников предприятия |
Оформляются аттестационной комиссией |
||
Табели и наряды работников вредных профессий |
Часть 3 статьи 91 ТК РФ |
Составляются ежемесячно. |
||
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда |
Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» |
Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. |
||
Списки работников, уходящих на льготную пенсию |
||||
Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий; Льготной пенсии |
||||
Инструкции по охране труда по профессиям |
Раздел 10 ТК РФ |
Постоянно |
||
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) |
Раздел 10 ТК РФ |
|||
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования |
Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) |
|||
Акты о несчастных случаях |
Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» |
|||
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний |
Е.Н. Малькова,
специалист по кадровой работе в ООО «Алгоритм»
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!
Перечень обязательных кадровых документов организации
Документ | Закон | Срок хранения | Примечание | |
1. | Положение о защите персональных данных | п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ | Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника. | |
2. | Коллективный договор | ч.2 ст.190 ТК РФ | Все время существования компании | Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д. |
3. | Правило трудового распорядка | ч.4 ст.189 ТК РФ | Все время существования компании | Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ. |
4. | Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) | ст.21 ТК РФ | Все время существования компании | При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная). |
5. | Положение об аттестации работников | ст.81 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения аттестации |
6. | Протокол заседания аттестационной комиссии | 15 лет | Оформляется аттестационной комиссией | |
7. | Положение о системе обучения | ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов. |
8. | Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним) | Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г. | Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки. | |
9. | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей) | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г. | 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) | Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей. |
10. | Приказы по основной деятельности | Все время существования компании | ||
11. | Журнал регистрации входящих /исходящих документов | Все время существования компании | Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу | |
12. | Журнал регистрации командировочных удостоверений | 5 лет | Регистрируются командировочные удостоверения | |
13. | Книги учета приказов | перечень Росархива от 06.10.2000 г. | Время хранения приказа | Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д. |
14. | Должностные инструкции | Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками. | ||
15. | Штатное расписание (ф.Т-3) | ст.57 ТК РФ | 5 лет | При каждом изменении формируется новое штатное расписание. |
16. | График отпусков | ст.123 ТК РФ | 1 год | Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года. |
17. | Трудовой договор | ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ | 75 лет | Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу. |
18. | Приказ о приеме на работу | ст.68 ТК РФ | 75 лет | Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу. |
19. | Трудовая книжка | ст.66 ТК РФ | 50 лет | Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука. |
20. | Личная карточка работника (ф.Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 | 75 лет | Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности |
21. | Анкета сотрудника | 75 лет | Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников. | |
22. | Личное дело | 75 лет | Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение. | |
23. | Приказ о переводе на другую работу | ст.72.1. ТК РФ | 75 лет | Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка. |
24. | Приказ об увольнении | ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ | 75 лет | При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины |
25. | Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках | ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. | 5 лет | Оформляются по распоряжению руководителя |
26. | Табель учета рабочего времени | ч.3 ст.91 ТК РФ | 75 лет | Учитывается фактически отработанное время |
27. | Договор о материальной ответственности | 5 лет | Заключается с материально ответственным лицом | |
28. | График сменности | 5 лет | В случае работы по сменам. | |
29. | Список работников, работающих на вредном производстве | 75 лет. | Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии) | |
30. | Список работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | Для начисления льготной пенсии | |
31 | Инструкция по технике безопасности | ст.212, 225 ТК РФ | Постоянно |
Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов <*> | Примечание |
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
|||
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
|||
Книги, журналы, карточки учета: | После увольнения |
||
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников | |||
б) работников, направленных в командировки | |||
в) военнообязанных | |||
г) отпусков | |||
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений | |||
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | |||
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | |||
з) выдачи командировочных удостоверений |
С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:
Журнал учета совместителей;
Журнал учета поощрений и взысканий;
Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;
Журнал учета больничных листов и другое.
В соответствии с Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) (пункт 3.2.1.2. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»).
Там же разъясняется, что:
«регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах ».
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и других.
В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Обратите внимание!
Основное назначение учета документов – это придание им юридической силы и дублирование информации.
Дублирование информации в формах учета повышает уровень ее сохранности и облегчает поиск нужных документов.
Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.
На основе анализа положений о регистрации документов Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» можно рекомендовать следующие правила регистрации и индексирования документов:
1. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
2. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа (например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, предложения, заявления и другие).
4. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
5. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте.
6. Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа; дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих документов), заголовок к тексту или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа) и направлении его в дело №.
Примечание.
В соответствии с пунктом 3.2.1.4. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и другое. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется работодателем самостоятельно.
После заполнения последней страницы журнала (книги) учета на его обложке ставится дата окончания и журнал, (книга) оформляется для сдачи в архив. Для основных регистрационных форм, как мы уже упоминали, Росархив установил сроки хранения, для остальных срок хранения работодатель устанавливает самостоятельно.
Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.
Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.
Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.
Законодатель возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Учет использования рабочего времени необходим в следующих целях:
· обеспечения контроля за трудовой дисциплиной, в части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также фиксирования своевременного ухода работников с работы);
· учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;
· составление статистической отчетности по труду.
Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).
Особенность оформления данных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется .
Отсутствие оформленных в соответствии с действующим законодательством документов по учету рабочего времени, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов может быть квалифицированно как необоснованное включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, что приведет к привлечению организации к ответственности, установленной частью 3 Налогового кодекса Российской Федерации.
При ведении Табеля учета использования рабочего времени целесообразно руководствоваться следующими правилами:
· Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;
· Включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;
· Табель составляется в одном экземпляре, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.
· Отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.
При заполнении форм №Т-12 и №Т-13 применяются следующие условные обозначения:
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и так далее)
Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
Простои не по вине работника
Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий)
Прогулы (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)), административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам)
Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации
Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренном законом)
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельства)
Более подробно с вопросами, касающимися оформления первичных документов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первичные документы».
Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».