Что делать с испорченными бланками трудовых книжек. Как происходит уничтожение бланков трудовых книжек

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.

В каких случаях можно списать?

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета .

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ , который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек . Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия . Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании . О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной .

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Акт списания

Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

Все составляют данный акт от руки и произвольно .

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

в нем должно содержаться полное название организации;
в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре . Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Как происходит уничтожение?

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь .

Как правило, делают подобное действо на территории предприятия , чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

Второй способ – это шредировнаие . Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Что делать, если работник не явился за трудовой?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение

Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

Существует масса обязательств руководителя, связанных с книжками работников. Работа с данными документами является очень ответственным делом, так как именно трудовая дает право гражданину получать хорошую пенсию, насчитывая определенный стаж. Исходя из этого, ведение подобных бланков имеет правила и инструкции, нарушение которых может привести к серьезным последствиям. Например, это может повлечь за собой уничтожение трудовых книжек сотрудников.

Трудовые книжки нового образца

В России книжки для работников предприятий ввели довольно давно. Но новые, видоизмененные, появились с 2004 года. Главным отличием этих книжек является стандарт, позволяющий защитить документы от фальсификации:

водяной знак,
ворсинки (ультрафиолет),
химическая защита,
магнитные характеристики,
переплет нитью специального назначения.

Все это – обязательное и неотъемлемое условие для документа, содержащего сведения о работнике и его деятельности.

Ранее трудовые можно было приобрести почти в любой торговой точке. Сейчас закон установил правила, по которым определяется небольшое количество организаций, уполномоченных на распространение. К тому же теперь трудовые ведутся исключительно работодателями на всех сотрудников, которые трудятся в компании больше 5 дней. Исключением является:

если специалист работает по совместительству,
если руководитель – физическое лицо (не ИП).

Еще одна отличительная черта старых трудовых от новых – это совмещение двух разворотов о поощрениях в один раздел «сведения о награждениях».

Как приобрести трудовую книжку

Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в определенных местах. Таковыми заведуют:

юридические лица,

Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:

охранная функция,
транспортировка,
учет,
складирование.

Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.

Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:

массовое уничтожение,
порча бланка.

В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.

Основные правила и ответственность за их нарушение

Записи в трудовых осуществляются на русском языке – это одно из основных правил. Все книжки сотрудников компании находятся у руководителя или ответственного лица. Существует определенная административная ответственность за невыполнение или нарушение каких-либо правил, касающихся трудовых:

ведение,
хранение,
учет,
выдача.

Выдача самой книжки сотруднику, работающему в компании, по его просьбе запрещена. Исключением является ситуация, когда специалисту нужно предъявить рабочую книжку в фонд пенсионного страхования. Законодательством предписано, что до расторжения трудового договора всю ответственность за трудовую несет руководитель, а значит, и в этом случае тоже. В других случаях работнику необходимо написать заявление на выдачу копии документа, на что работодателю отводится три дня. Копируется каждая заполненная страница трудовой, а затем утверждается печатью, подписью. Также на последнем листе фиксируется, что сотрудник по сей день работает в организации.

Работодатель может не отдать книжку при увольнении только в двух ситуациях:

сотрудник изъявляет нежелание забрать свой рабочий документ,
сотрудник просто не явился за рабочим документом.

По своему усмотрению начальник не имеет никакого права задерживать трудовую работника у себя. Если же это произошло, то владельцу необходимо обратиться в соответствующую инстанцию по охране труда или же в суд. Стоит заметить, что каждое дело имеет свой срок давности, который гражданин должен знать, подавая исковое заявление. В результате проверок вышестоящих инстанций компания может понести огромные убытки в виде штрафных санкций. Говоря о судебных разбирательствах, организация в случае проигрыша должна будет выплатить определенную сумму за вред морального и материального характера.

Книжки работников, которые не были получены при увольнении по определенным причинам, в том числе в связи со смертью, находятся в организации. По требованию их отдают родственникам. Но существуют соответствующие сроки по хранению трудовых, если они не были востребованы, – пятьдесят лет.

Законом установлена и уголовная ответственность, связанная с трудовыми книжками. Сюда входят случаи, когда эти документы были использованы с целью причинить вред владельцу или другим гражданам. Также ответственности подвергаются лица, которые вписывают незаконную информацию, заранее зная об этом.

Учет трудовых книжек в организации

Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

по приходу и расходу,
по учету движения.

Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

нумерация страниц,
шнуровка,
утверждение подписью, печатью,
пломбирование.

В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

Учет по движению рабочих документов происходит так:

ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
ведется регистрация новых оформленных книжек.

Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.

Самые грубые нарушения при заполнении трудовой – это ошибки, сделанные на первом листе. Если лицо, которое заполняет бланк, зафиксировало ошибочную запись при оформлении новой книжки, то данный документ будет считаться испорченным. Соответственно, такого рода документацию следует утилизировать. Существуют исключения, когда руководители организаций могут пренебречь правилами. Когда сотрудник проработал в компании много времени, а неверные данные заметили достаточно поздно, то ошибка полностью зачеркивается и пишутся правильные сведения. Стоит заметить, что такой способ исправления является довольно спорным.

После того, как бланк трудовой был испорчен, его необходимо списать и уничтожить. Сама процедура уничтожения трудовой книжки происходит в соответствии с существующими правилами.

Сначала сотрудник, ответственный за данные действия, вместе с комиссией составляет акт, где прописываются основные аспекты:

название организации,
число,
заголовок,
запись о списании бланка,
запись принятия решения об уничтожении.

Помимо этого, в документе необходимо оставить место для утверждения его работодателем, а также других лиц.

В одном акте может быть прописано списание нескольких непригодных бланков. Для этого нужно написать номер и серию каждого из них. Так как форма составления подобного документа является произвольной, то на усмотрение должностного лица могут быть указаны:

город, где находится организация,
причины списания,
способ уничтожения бланков и вкладышей (сжигание или измельчение в специальном приборе).

В акт вклеиваются предварительно вырезанные данные трудовых – серия и номер. В дальнейшем составленный акт подшивается в отдельную папку, где хранится длительное время. После того, как неверный бланк списан, сотруднику выдается новый и оформляется по закону без ошибок. Сам же испорченный бланк уничтожается.

Способы уничтожения испорченных бланков

К современным способам относятся шредирование – измельчение с помощью шредера (специальной машины). После проведения процедуры остатки отправляются на целлюлозный комбинат. Поскольку приобретать такую аппаратуру для небольших организаций может быть накладно, чаще всего прибегают к услугам специальных компаний. Измельчение можно проводить на мобильном шредере, который привозят непосредственно в организацию.

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним. На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко. Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.

Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности

Документ о профессиональной деятельности необходимо подвергнуть списанию в следующих случаях.

Если образец документа уже устарел

В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности. Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого. Процедура долгая, но все-таки она необходима.

Если документ испорчен

Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.

Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным

В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

Как списать трудовые книжки правильно

По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:

сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы}
составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание}

Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:

наименование предприятия}
наименование документа}
дату составления акта}
содержание операции по списанию трудовых книжек}
количество списанных трудовых книжек}
стоимость ликвидируемой трудовой книжки}
причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки}
дату списания}
серию и номер трудовой книжки}
ФИО и должности лиц, отвечающих за списание}
подписи лиц, отвечающих за списание}
ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии}
подписи членов ликвидационной комиссии}

Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.

К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.

К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.

Дальнейшие действия с документами

Трудовые книжки уничтожаются либо на территории предприятия, если такое возможно, либо этим занимается специальная служба. За такую работу придется заплатить. В любом случае при процессе уничтожения должны присутствовать лица, ответственные за ликвидацию трудовых книжек. Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки.

После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.

— обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

ФАЙЛЫ

По каким причинам могут списать трудовые книжки

Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

Порядок списания

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как составить акт на списание трудовых книжек

Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.

Структура документа такова:

К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

Как уничтожают документы

Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

Как исправить ошибку в акте

Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

зачеркнуть ошибку аккуратно;
сверху надписать верный вариант;
рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
расписываются члены комиссии.

В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

Стоимость испорченного вкладыша отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 10 – списана стоимость испорченного вкладыша;

Сумму порчи отнесите на виновное лицо:

Дебет 73 (76) Кредит 94 – отнесена сумма ущерба на виновное лицо.

Если виновные лица не установлены или причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченного вкладыша учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94 – списана стоимость испорченного вкладыша.

При налогообложении прибыли стоимость испорченного имущества можно учесть в случае, если причиной порчи стали форс-мажорные обстоятельства, либо в случае, если ущерб возмещает виновное лицо.

При этом, если сумма ущербы взыскивается с виновного лица, у организации возникает внереализационный доход.

Сумму входного НДС, ранее принятого к вычету по утраченному вкладышу, нужно восстановить.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: нужно ли начислить НДС со стоимости материалов, списанных в результате порчи

Нет, не нужно.

НДС при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд нужно начислить только при одновременном выполнении двух условий:

имела место фактическая передача товаров (выполнение работ, оказание услуг) структурным подразделениям организации, в том числе обслуживающим производствам и хозяйствам или обособленным подразделениям (письма Минфина России от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/132 и МНС России от 21 января 2003 г. № 03-1-08/204/26-В088);
затраты на приобретение переданных товаров (работ, услуг) нельзя учесть в составе расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль .

При списании материалов в связи с их порчей передачи материальных ценностей структурным подразделениям, как правило, не происходит. Поэтому начислять при этом НДС не нужно.

Если же часть испорченных материалов организация передаст структурному подразделению для собственных нужд, то начислить НДС нужно будет только со стоимости испорченных материалов, не учтенных в составе налоговых расходов.

Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– погашена задолженность по недостаче сотрудником.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:

Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:

Дебет 94 Кредит 98
– отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;

Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника.

По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:

Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.

Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:*

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:*

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Если виновное лицо установлено и недостача взыскивается с него , то у организации возникает внереализационный доход ().* Если организация признает доходы по методу начисления, недостачу, которую возместил сотрудник, учтите при расчете налога на прибыль в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (). Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения ().

Если организация применяет кассовый метод, сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения сотрудником ущерба (). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства. Об этом сказано в пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).*

Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).

Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .

Сергей Разгулин,

3. Ситуация: можно ли включить недостачу, выявленную при инвентаризации, в состав расходов при расчете налога на прибыль. Материальный ущерб из-за недостачи возмещает виновное лицо

Да, можно.

Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть недостачу в составе расходов, ее размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).*

Такая позиция подтверждена письмами Минфина России от 27 августа 2014 г. № 03-03-06/1/42717 , от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245 .

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Ситуация: нужно ли восстановить входной НДС по имуществу, утраченному в результате хищения (пожара, порчи и т. п.). Недостача выявлена при проведении инвентаризации

Да, нужно.

Входной НДС по имуществу, утраченному при хищении (если виновные лица не установлены), пожаре, порче и т. п., нужно восстановить. Это связано с тем, что такое имущество не было использовано организацией в облагаемых НДС операциях. А вычет НДС возможен только по имуществу, которое используется в облагаемых НДС операциях (). Восстановить налог нужно в том квартале, в котором недостающее имущество списывается с учета