Как выглядит уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой: образец установленной формы. Уведомление о получении трудовой книжки Уведомление на получение трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка бывшему работнику выдается в день увольнения, который является последним рабочим днем по трудовому договору. Проблема с выдачей возникает в том случае, если работник уволен по статье за прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем отпуска, а работник не явился за документами. В таком случае необходимо выслать уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.

Выдача на руки трудовой книжки – важный момент делопроизводства, задержка может быть представлена бывшим сотрудником не в пользу работодателя. При несвоевременной выдаче трудовой книжки возможен вариант восстановления на рабочем месте работника по решению суда с выплатой сумм, причитающихся за дни вынужденного простоя.

Обнаружение трудовой инспекцией книжек уволенных сотрудников грозит штрафом в 50 000 рублей в соответствии с КоАП.

Процедура уведомления

В день, следующий за днем увольнения, необходимо выслать уведомление бывшему работнику в виде письма через почтовое отделение. Отправка производится на адрес регистрации или фактического проживания при его наличии.

Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Документ представляет собой бланк кадрового документооборота, назначение которого – оградить организацию от возможных нарушений статей ТК РФ не по вине работодателя. Оформляется с указанием всех реквизитов организации, подписывается руководителем.

Письмом удостоверяется причина, по которой не произведена выдача: неявка, отсутствие, отказ и прочие.

Уведомлением бывшему работнику предлагается явиться в организацию для получения документа или дать согласие в письменном виде на отправку по почте. Также указывается то, что организация снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу книжки со дня отправки письма. При получении согласия от работника на высылку документа почтой необходимо сделать это по возможности быстро.

Если бывший работник не ответил на уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Законодательством запрещена пересылка по почте трудовой книжки работника в том случае, если лицом не дано согласие на пересылку. При отсутствии реакции на уведомление работодатель должен продолжать хранение документа до волеизъявления бывшего работника. Трудовая книжка останется в архиве организации на период, равный 50 годам.

Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без трудовой;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы. Нередко бывает так, что у сотрудника нет возможности или желания явиться в организацию: например, если он заболел, находится в отпуске или не согласен с расторжением трудового договора. В такой ситуации работодатель или сотрудник отдела кадров обязан составить акт о невозможности вручения трудовой, а также отправить уведомление явиться за трудовой книжкой, образец которого обычно содержит следующую информацию:

• Наименование работодателя, адрес и телефон.
• Регистрационный номер.
• Ф.И.О. уволенного сотрудника.
• Просьбу о явке за книжкой, либо даче согласия на ее отправку почтой.

Стоит отметить, что трудовая книжка выдается на руки только после внесения в нее записи об увольнении. Во всех остальных случаях работники отдела кадров могут предоставить заверенную копию или выписку, т.к. до окончания действия трудового договора они несут ответственность за все документы и не могут их давать на руки даже под расписку. Это делается из-за того, что в случае утери трудовой виновным будет признан кадровик, и ему придется самостоятельно добывать всю информацию: где ранее работал сотрудник, периоды трудовой деятельности, причины увольнения и т.д.

В соответствии с КоАП, работники отделов кадров не имеет права намеренно удерживать трудовые книжки уволенных сотрудников, и если будет обнаружено данное нарушение трудовой инспекцией или другим уполномоченным органом, на них будут наложены штрафные санкции.

Сроки выдачи уведомления

Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов. Это говорит о том, что уведомление необходимо направить уже утром, следующим за последним рабочим днем уволенного сотрудника. Если от него не было получено ответа, но по истечении некоторого времени он обратился с письменной просьбой выдать трудовую, нужно удовлетворить заявление и отдать на руки документ в течение трех дней после его визита.

Наиболее распространенные ошибки кадровиков:

• Отправка уведомления вместе с трудовой: этого делать нельзя, т.к. для почтового отправления документа требуется согласие его владельца, к тому же он может затеряться, и тогда придется самостоятельно восстанавливать всю информацию.
• Устная просьба явиться в отдел кадров за получением книжки: в случае судебных разбирательств будет невозможно доказать, что работник был уведомлен о необходимости явиться на старое место работы за документом.
• Неотправка уведомления: по закону данная ситуация трактуется как нарушение сроков выдачи трудовой книжки, и если работник обратится надзорный орган, на работодателя может быть наложен административный штраф за такое нарушение.

Сам образец уведомления о выдаче трудовой книжки законом не установлен, но работодателям рекомендуется составлять его в письменном виде и вписывать туда все необходимые данные: реквизиты сторон, дату составления и саму просьбу явиться за документами.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Нередко бывает так, что работодатель не выдает трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день, или же несвоевременно отправляет уведомление с просьбой забрать данный документ, тем самым нарушая нормы ст. 84.1 ТК РФ. Есть всего несколько исключений, при которых с руководителя снимается ответственность:

• Если работнику вовремя было направлено уведомление.
• Если последний день работы не совпадает с датой прекращения трудовых отношений по причине прогула или осуждения сотрудника к наказанию.

Согласно действующему законодательству, за задержку трудовой книжки работодатель может понести административную ответственность:

• За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб., а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь более подробно о том, кто именно отвечает за выдачу трудовых книжек: руководители или кадровики? Согласно п. 45 Правил ведения и хранения, вся ответственность за ведение, выдачу и хранение данных документов отвечают работодатели. Если же ими был издан приказ, согласно которому ответственность возлагается на другое уполномоченное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров), то считаться виновным будет оно.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

В данной ситуации действия работника отдела кадров или самого руководителя очень просты:

• Необходимо направить уволившемуся сотруднику письменное уведомление с просьбой явиться на старое место работы за документом, при этом его копию и квитанцию об отправке письма необходимо сохранить.
• Если работник дает согласие на отправку трудовой по почте, нужно переслать ее ценным письмом с уведомлением о вручении.
• Если уволившийся отказывается получать трудовую, необходимо оформить акт об отказе и указать в нем причину.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Часто возникает необходимость отправки уведомления о направлении трудовой книжки по почте, если уволившийся сотрудник работает в филиале компании, а главный офис находится в другом городе, или же когда работник трудился вахтовым методом и изменились обстоятельства до приезда на вахту. В таких случаях пересылка документов осуществляется на основании заявлений на увольнение и на отправку почтовым отправлением.

Заявление о пересылке почтой должно содержать следующую информацию:

• Дату и причину увольнения.
• Саму просьбу отправить документ и адрес, куда он должен быть доставлен.

Если же работник не забрал при увольнении трудовую и не написал заявление с просьбой отправить ее письмом, то сам работодатель или ответственное лицо должны составить уведомление о направлении трудовой книжки по почте, после чего получить согласие от ее владельца таким же путем. Когда все документы будут готовы (уведомление и письменное согласие), необходимо посетить почтовое отделение, взять бланк на отправку заказного письма и описи вложения. После заполнения сотрудник почты оформит письмо и выдаст уведомление об отправке.

Когда заказное письмо будет получено работником, на адрес работодателя придет уведомление об этом. Квитанция, опись и уведомление должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции, т.к. эти документы могут послужить доказательством правомерных действий руководителя, если уволенный сотрудник решит обратиться в надзорные органы.

Получение документа по почте

Отправка документов по почте – самый простой вариант, облегчающий жизнь как уволившимся сотрудникам, так и кадровикам. Чтобы это сделать на законных основаниях, нужно выполнить несколько действий:

• Отправить гражданину письменное уведомление на получение трудовой книжки или дать согласие на ее пересылку по почте.
• После получения согласия переслать документ ценным письмом с уведомлением о получении.

Согласие в обязательном порядке должно содержать паспортные данные и саму суть: то, что работник не возражает против пересылки трудовой по почте. Данный документ составляется в форме расписки.

Снятие ответственности с работодателя

Как говорилось ранее, всю ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении несет руководитель или иное уполномоченное лицо, назначенное его приказом. Существует всего несколько ситуаций, при которых они не отвечают за задержку трудовой:

• Если уведомление было направлено вовремя.
• Если уволившийся сотрудник сам отказался приходить в организацию и забирать книжку, но и не дал согласие на пересылку по почте.
• Если по каким-либо причинам письмо-уведомление не было доставлено до адресата, но имеется квитанция о его отправке.
• Если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения по причине расторжения трудового договора из-за ареста или прогулов работника.

Чтобы избежать проблем, нужно учитывать все вышеперечисленные пункты, т.к. гражданин, права которого были нарушены работодателем, может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если вина последнего будет установлена, то на него возлагается материальная и административная ответственность.

Хранение трудовой книжки

Как быть, если уведомление было отправлено, но работник так и не явился за трудовой или не дал письменное согласие на ее пересылку по почте? В такой ситуации необходимо руководствоваться п. 43 Правила учета и хранения, который говорит о том, что все трудовые книжки, не полученные сотрудниками в день увольнения, должны храниться у работодателя до востребования.

Если сотрудник все же решил забрать трудовую после расторжения договора, то он должен написать соответствующее заявление. Оно рассматривается руководителем, и в течение трех дней после даты обращения необходимые документы должны быть выданы на руки. Такая обязанность установлена ст. 84.1 ТК РФ, и если работник не получает вовремя книжку, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в . Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных .

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Читайте также: Как происходит оформление трудовой книжки: инструкция

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок , это влечет привлечение к административной ответственности.

На основании ст.84.1 ТК РФ за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Трудовая книжка – это самый важный документ для работающего гражданина.

Без нее сложно трудоустроиться, а зачастую она нужна и для оформления иных справок и бланков. Кроме того, именно она является тем документом, который позволяет доказать, что трудовая деятельность у гражданина была и подтвердить .

Несмотря на всю глобальность этого бланка для самого работника нередко случается, что при увольнении граждане по тем или иным причинам не забирают этот документ у работодателя. Однако наниматель не может просто кем-то передать трудовую книжку, он обязан выдать ее в соответствии с установленными законодательными нормами. А результатом передачи бланка должно стать уведомление о получении трудовой книжки.

В соответствии с установленными нормами трудового законодательства при расторжении рабочих взаимоотношений наниматель обязан:

1. Рассчитать все компенсационные выплаты и невыплаченную ранее заработную плату и выдать все подсчитанные суммы в последний рабочий день.
2. В последний день работы отдать увольняемому трудовую книжку на руки.

Выдача бланка фиксируется в специальных журналах и производится пол личную подпись увольняемого. Но что делать, если он не явился за бланком или в силу ряда причин просто не может забрать его?

Не получение работником книжки

Невыдача документа в последний рабочий день увольняемому считается нарушением трудовых норм и может обернуться для работодателя серьезными последствиями. Очевидно, что не в интересах нанимателя препятствовать получению этого бланка. Но что делать, если уволенный сам его не забирает?

Разберем причины, по которым уволенный человек может в установленный день не явиться за данным документом:

1. Увольнение припало на время больничного. То есть решение было принято ранее, но сам последний день работы припал на время нетрудоспособности.
2. Работник ушел в , без необходимости выхода на работу по его окончании.
3. Сотрудник уволен за прогулы и не является для оформления документации.
4. Иные причины.

В любом случае передача документации должна произойти обязательно.

Даже если уволенный не в состоянии сам приехать за бланком, он вправе отправить своего уполномоченного представителя для его получения.

Но если уволенный не принимает никаких шагов для получения, то вся ответственность по выдаче ложится на плечи нанимателя.

Любое произведенное работодателем действие должно иметь документальные подтверждения, именно поэтому о необходимости забрать трудовую книжку составляется письменно и оформляется с соблюдением особых норм и правил.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку готовится сотрудниками кадрового отдела. Для его написания не установлено каких-то обязательных бланков, и оно может быть написано в произвольной форме, либо организация разрабатывает свой собственный бланк для внутреннего использования.

В извещение прописывается следующая информация:

1. Наименование организации.
2. Его номер и дата составления.
3. ФИО уволенного.
4. Адрес получателя.
5. Название бланка.
6. Просьба о необходимости получить трудовую книжку.
7. Указание причины увольнения.
8. Дата последнего дня работы.
9. Предложение об отправке согласия на высылку по почте при невозможности явки.

Бланк подписывается начальником отдела кадров с проставлением его ФИО.

С написанием уведомления и его отправкой уволенному не рекомендуется затягивать. Ведь промедление может сыграть против нанимателя, если уволенный работник обратится в суд с претензиями на задержку документа.

Способы отправки работнику

Если расторгший отношения гражданин не явился в последний день работы в организацию для получения трудовой книжки, то уже на следующий день нанимателю необходимо принимать меры для выдачи бланка работнику иным путем. Меры считаются принятыми, как только уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать личный документ будет составлено и отправлено. Отправлять извещение стоит почтой, но только заказным письмом. Такой способ отправки позволяет отследить доставку уведомления и его получение. Ведь зачастую вместе с работой, человек меняет и место жительства, а возврат заказного письма уведомит организацию о смене адреса уволенным.

В самом уведомлении гражданину предлагаются различные варианты для получения бланка на руки. Самым простым и удобным для организации является , но данный метод не единственный. Гражданин может выбрать возврат способом пересылки трудовой книжки. Для этого он должен в произвольной форме написать заявление-согласие на высылку документа заказным письмом на указанный адрес.

Только после получения письменного согласия работодатель имеет право переслать книжку владельцу, но не раньше.

Расписка в получении книжки

По закону рабочий бланк выдается под подпись. В организациях в обязательном порядке заводятся , именно там ставится дата получения бланка на руки, ФИО владельца и его личная роспись. Понятно, что при высылке бланка заказным письмом роспись в журнале не может быть проставлена. В этом случае в журнал вносятся сведения о заказном отправлении с уведомлением. В уведомлении проставляется личная подпись владельца книжки при ее получении от почтальона. Документ может передаваться курьером. В этом случае с владельца берется расписка о получении бланка.

Существует возможность снять с себя ответственность за невыдачу документа даже тогда, когда владелец отказывается от ее получения. Организация в произвольной форме составляет акт об отказе работником забрать бланк. В акте прописываются все обстоятельства дела. Он заверяется комиссионным составом, который утверждается руководителем организации.