Упрощенный порядок кассовой дисциплины для ип. Что собой представляет кассовая дисциплина на предприятии
Отчетность – это обязательное условие ведения законной и экономически эффективной предпринимательской деятельности. Вести учет всех финансовых операций необходимо и индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (независимо от организационно-правовой формы). Кассовая книга – это один из обязательных отчетных документов, отражающих все операции по приходным и расходным кассовым ордерам. По состоянию на 2017 год существует ряд законодательных требований к форме и содержанию книги, которую должны заполнять и заверять кассир или руководитель.
Что такое кассовая книга?
Кассовой книгой (КК) называется брошюра, которая состоит из расходных и приходных документов. Такой обязательный регистр должен вести сотрудник юридического лица или индивидуальный предприниматель, который реализует товары, оплачиваемые наличными средствами.
В соответствии с действующим российским законодательством (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), кассовую книгу разрешается вести в электронном или в бумажном виде вручную. На предприятии заполнять и вести книгу может кассир, бухгалтер или другое уполномоченное лицо, контроль за ее ведением возлагается на главного бухгалтера или директора. Если книгу ведет предприниматель, он отвечает за ее качественное и своевременное заполнение.
Кассовая книга не относится к первичным бухгалтерским документам, поэтому не может адаптироваться под разные ведения учета на предприятиях, а строго регламентирована и по форме, и по заполнению.
КК заполняется ежедневно, при этом необходимо правильно отражать все операции по движению денежных средств. В конце дня лицом, заполняющим документ, сверяются данные книги с поступившими кассовыми документами, подводится итог и высчитывается кассовый лимит, переходящий на следующий день, ставится подпись ответственного кассира и бухгалтера.
Совет : для того чтобы организовать на предприятии полноценный учет денежных средств, необходимо правильно вести приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, ведомости учета рабочего времени сотрудников, платежную ведомость.
Как правильно вести кассовую книгу в 2016-2017 годах?
Отражение торговых операций может осуществляться в электронной или бумажной кассовой книге. Если вы решили вести бумажную КК, нужно распечатать ее, скрепить и пронумеровать все страницы, прошить и заверить подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Титульный лист книги должен содержать название предприятия или ИП, название подразделения, год ведения реестра, код ОКПО.
Некоторые правила ведения КК в 2016-2017 гг:
- Если в книгу в бумажном варианте были внесены неточные данные, их можно исправить – зачеркнуть и внести правильную информацию (подчищать или стирать ошибочные данные нельзя!). Исправления должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером.
- Вести электронную книгу нужно так же, как и бумажный вариант. В конце каждого дня данные КК сверяются с кассовыми документами, страницы распечатываются и подписываются ответственными лицами. Кассир распечатывает листы КК и вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами приносит главному бухгалтеру на проверку и подпись.
- Электронная кассовая книга, обороты по которой распечатываются в конце каждого рабочего дня, должна быть прошита минимум один раз в год – в одну брошюру, оборот которой заверяется печатью предприятия и подписями уполномоченных лиц с указанием количества страниц в данном документе. Каждый календарный год заводится отдельная кассовая книга.
- Заверять электронную КК можно электронной подписью. В таком случае необязательно ее ежедневно распечатывать, нужно будет сделать это в конце отчетного года.
При контроле оборота финансовых средств на предприятии руководитель или другое уполномоченное лицо сверяет данные из кассовой книги с отчетными бухгалтерскими документами. В КК должны быть указаны все приходные и расходные ордера, выплаты по заработным платам или компенсациям (например, бухгалтер обязан и начислить ее сотруднику к задолженности по заработной плате).
Особенности заполнения кассовой книги в 2016-2017 годах
Выбор бумажного или электронного варианта книги зависит от количества приходных и расходных кассовых ордеров за смену и удобства заполнения. Вести электронную КК удобнее потому, что в колонки можно вносить больше информации, корректировать записи в случае ошибочного внесения данных.
Есть ряд требований к заполнению бумажной кассовой книги в 2016-2017 гг.:
- Лицо, которое уполномочено вести КК (кассир), должно делать запись об остатках наличности. При этом остаток денег на конец предыдущего рабочего дня (или смены) должен быть равен остатку на начало следующего дня (смены). Сведения о выдаче заработной платы или других подобных расходов (например, выплат при и пр.) указываются отдельно.
- Для точности перенесения данных в начале каждого рабочего дня кассир должен подгибать отрывную часть листа под ту часть, которая остается в КК, и между ними вкладывать копировальную бумагу.
- Если записей в книге много и одного листа не хватило, ответственное лицо пишет слово «перенос» и начинает заполнять данные на следующей странице, проставив ту же дату, что и на предыдущем листе.
- В конце рабочего дня (смены) главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо) сверяет данные кассовой книги с информацией из ПКО и РКО, и если все заполнено правильно, ставит свою подпись и возвращает КК кассиру. Отрывная часть книги, ПКО и РКО остаются у главного бухгалтера для отчетности.
Совет: для того чтобы упростить финансовую отчетность и взаимодействие с потребителями товаров, необходимо разработать и напечатать фирменный товарный чек с логотипом компании, который будет выдаваться по требованию покупателей. Для создания макета можно использовать стандартный .
Как заполнять КК индивидуальному предпринимателю?
До 2014 года индивидуальные предприниматели, работающие и на общем режиме и на , были обязаны заполнять кассовую книгу при осуществлении торговых операций с использованием наличных средств. С июня 2014 года в налоговое законодательство были внесены изменения, согласно которым ИП может не вести кассовую книгу, если в его документообороте присутствует расчетная и платежная ведомости для фиксации выплат по заработной плате наемным работникам. Тогда такой реестр служит только вспомогательным отчетным документом для ИП, по которому он может контролировать финансовые операции своего бизнеса.
Для того чтобы узнать ответы на вопросы, обязаны ли предприниматели заводить КК, необходимо обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации. При подаче заявки на регистрацию также возникает вопрос, ? Изготавливать печать необязательно, но желательно, так как без нее вы не сможете открыть счет в банке, заверить важный документ без личного присутствия и пр.
Сохраните статью в 2 клика:
Чтобы у вас не возникало проблем с проверяющими налоговыми органами, необходимо правильно вести кассовую книгу и другие отчетные документы. Даже если всеми делами у вас занимается очень опытный главный бухгалтер, периодически делайте проверку финансовых документов – таким образом вы сможете снизить риски появления внутренних махинаций по отношению к документам.
Вконтакте
Индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты и прочие самозанятые лица ведут кассовые учет в упрощенном порядке, в связи с чем освобождены от оформления ряда документов и составления отчетности. В статье разберем порядок ведения кассовых операций для ИП в 2018 году.
В 2018 году требования к кассовой дисциплине самозанятых лиц остались прежними. Как в предыдущие годы, обязательства ИП по ведению кассовых операций зависят от системы налогообложения, используемой предпринимателем:
- ИП на ОСНО обязаны вести учет кассовых операций в общем порядке, наравне с юридическими лицами. Эта позиция подтверждена в письме Минфина №ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 года.
- «Упрощенцы», предприниматели на ЕНВД и на патенте вести учет кассовых операций не обязаны. Также от учета кассы освобождены ИП совмещающие ЕНВД и УСН.
Оформление кассовых документов
Для соблюдения контроля кассовой дисциплины субъектам хозяйствования следует руководствоваться Указом Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 года. На основании положений документа, самозанятые лица, применяющие упрощенную или патентную систему налогообложения, а также ИП-плательщики ЕНВД, вести кассовый учет не обязаны.
Таким образом, субъекты малого бизнеса освобождаются от следующих обязательств по оформлению кассовых операций:
- Ведение кассовой книги. В ходе ведения деятельности ИП не обязан вести кассовую книгу, отражать в ней операции по приходу и выдаче наличности.
- Заполнение кассовых ордеров . Приход выручки или иной наличности в кассу ИП не обязан сопровождать оформлением приходного кассового ордера. Выдача средств из кассы также не подразумевает обязательной выписки расходного ордера.
- Определение лимита кассы . Так как предприниматель не ведет кассовую книгу, а, следовательно, не учитывает приход и расход средств в общем порядке, предусмотренном для юрлиц, соблюдать лимит кассы ИП также не нужно. Это значит, что сумма, которая может храниться в кассе ИП, законом не ограничена.
Использование наличности в кассе
Согласно упрощенным законодательным нормам, ИП вправе:
- приходовать наличность в кассу без ограничений и без оформления кассовых документов;
- выдавать средства подотчет, использовать для хозяйственных и прочих нужно практически без ограничений;
- перечислять наличность на банковские счета вне зависимости от предназначения таких счетов (личный, депозитный, целевой, т.п.).
Ввиду того, что ИП освобожден от обязательств по контролю лимита кассы, хранить средства (полностью или частично) на банковских счетах предпринимателю также не требуется. Решение о необходимости использования банковского счета остается на усмотрение предпринимателя.
Учет наличности в кассе
С одной стороны, освобождение ИП от ведения кассовых операций существенно облегчает предпринимателю жизнь, ведь самозанятый гражданин не обременен лишней бумажной волокитой, связанной с оформлением кассовых документов. С другой стороны, учет кассовых операций просто необходим для предпринимателей с большим денежным оборотом, ведь в таком случае ИП сложно контролировать поток наличности, поступающий от сделок.
Из вышесказанного следует, что предпринимателю все-таки следует вести кассовый учет, если:
- деятельность ИП подразумевает реализацию товара на нескольких торговых точках;
- в штате предпринимателя работают несколько сотрудников, каждый из которых имеет дело с наличностью;
- все или большая часть расчетов по договорам с поставщиками и подрядчиками осуществляется предпринимателем с помощью наличных средств.
Для организации учета наличности в кассе предприниматель может использовать унифицированные формы:
- кассовая книга (скачать здесь ⇒ );
- приходные и расходные кассовые ордера (скачать здесь ⇒ , ).
Также ИП вправе самостоятельно разработать порядок, согласно которого будет организован кассовый учет, используя при этом первичные документы и имеющиеся формы отчетности:
- сумму прихода выручки в кассу можно определять на основании копий кассовых чеков, выданных покупателю;
- при расчетах с поставщиками и подрядчиками, сумму расхода наличных средств можно суммировать согласно товарным накладным, актам выполненных работ.
Подчеркнем, что вышеописанный порядок кассового учета носит исключительно рекомендательный характер и может быть использован исключительно по усмотрению ИП. За фактически бесконтрольное распоряжение наличностью предприниматель оштрафован не будет.
Онлайн-кассы для ИП
В 2018 году вступили в силу законодательные изменения, согласно которым юрлица и предприниматели, ранее применявшие кассовую технику, обязаны перейти на использование онлайн-касс.
Онлайн-касса – это кассовый аппарат, который дополнен новыми функциями, среди которых:
- функция отправки электронной версии чека на электронную почту покупателю;
- дублирование чека оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, передает информацию о продаже в ФНС;
- возможность использования QR-кода.
С 2018 года работать с онлайн-кассами обязаны предприниматели, работающие в сфере торговли, в общепите, а также ИП, которые занимаются реализацией товара посредством вендинговых аппаратов.
Обязательство по наличию онлайн-кассы предусмотрено только для предпринимателей, которые:
- реализуют товары (услуги) за наличные средства непосредственно конечному потребителю;
- имеют штатных работников, с которыми заключены трудовые договора, либо сотрудников, нанятых по договору подряда.
ИП, который работает самостоятельно, онлайн-кассу иметь не обязан.
Кассовая дисциплина ИП
Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели фактически освобождены от ведения учета кассовых операций, самозанятые граждане все-таки обязаны соблюдать правила кассовой дисциплины. Подробнее – в таблице ниже.
| № п/п | Положения кассовой дисциплины | Описание |
| 1 | Допуск работников к работе с наличностью | Условия работы с наличностью должны быть зафиксированы в трудовых договорах с работниками. Допуск сотрудников к работе с наличными средствами осуществляется на основании локальных нормативных актов, оформленных в установленном порядке. Иными словами, ИП необходимо оформить документ, регламентирующий работу кассы, либо включить должности работников кассы и их обязанности в отдельный приказ, с последующим ознакомлением сотрудников кассы под роспись. |
| 2 | Охрана кассы | Предприниматель, работающий с наличностью самостоятельно либо с привлечением наемных сотрудников, обязан обеспечить установленный порядок сохранность кассы, в том числе охрану и инкассацию наличности. |
| 3 | Лимит расчета наличными | Центробанком РФ установлен лимит расчета наличными, который составляет 100.000 руб. в рамках одного договора. В случае, если ИП заключен договор в валюте, то лимит рассчитывается по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения сделки. |
Первичные документы
Отсутствие обязательств по ведению кассового учета не освобождает самозанятых лиц от учета операций на основании первичных документов.
«Упрощенцы», использующие налоговую схему «Доходы минус расходы 15%», обязаны вести учет доходов и расходов, суммы которых подтверждаются соответствующими документами:
- счета-фактуры;
- акты выполненных работ;
- товарные накладные.
Операции, отраженные в учете ИП, должны соответствовать условиям договоров, заключенных с контрагентам в соответствующем порядке.
Кассовая дисциплина - законодательно установленные правила контроля за наличными денежными средствами, обязательные к соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Порядок ведения кассы регламентируется Указом Банка России №3210-Н от 11.03.2014 г.
Основные правила
Все предприятия обязаны контролировать оборот своих наличных денежных средств. Чаще всего организации рассчитываются так при выдаче заработной платы, расчётах с подотчётными лицами, получении наличной выручки, передаче денег в банк для зачисления на счёт. Расчёты должны проходить строго через кассу с использованием и .
При получении наличной выручки компания обязана применять особое оборудование - ККТ . Это специальные счётно-суммирующие машины, предназначенные для регистрации поступающих денежных средств. С их помощью осуществляется хранение информации по произведённым торговым операциям.
Использование ККТ обязательно для всех лиц, осуществляющих продажу посредством наличного расчёта, однако есть некоторые исключения. Машины могут не применяться, если:
- лицо осуществляет такую деятельность, применение ККТ при которой затруднено, например, курьерская доставка, продажа талонов для проезда в общественном транспорте, торговля на рынках, в киосках, ларьках и тому подобное;
- лицо применяет особые , работая с населением и ИП, исключение не касается расчётов с юридическими лицами;
- лица находятся на или являются ИП, применяющими , при этом для расчётов они должны оформить подтверждающий принятие денег документ, чаще всего он имеет те же реквизиты, что и .
Освобождение от применения специализированной техники не означает, что предприятие может не соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой комплекс требований, необходимых для обеспечения достоверности учёта наличных финансов:
- Все оформляются законодательно утверждёнными типовыми формами первичной документации.
- Наличные средства должны расходоваться только на те цели, ради которых они получены.
- Предприятие должно обеспечить надлежащие технические условия для помещений, где расположена касса.
- Организация обязана вести полный комплект кассовых документов.
- Остаток средств не должен превышать определённого фирмой .
- Наличные расчёты между предприятиями должны осуществляться только в пределах законодательно установленных ограничений. На данный момент лимит одного подобного договора - 100 тыс. рублей.
- Организация обязана приказом назначить работника, ответственного за кассовые операции.
- Выдача средств сотрудникам для обеспечения нужд фирмы должна сопровождаться составлением авансового отчёта.
Более подробную информацию вы можете узнать из следующего видео:
Необходимые документы
Организации оформляют все кассовые операции с помощью следующих документов:
- . В неё записываются все случаи получения и выдачи денег, произведённые на основании ордеров.
- Приходный кассовый ордер. Составляется на каждые поступающие наличные денежные средства. В нём указывается назначение платежа, сумма, дата получения.
- Расходный кассовый ордер. Без этого документа выдача денег из кассы не разрешается. В нём содержится информация о том, кому и на какие цели переданы наличные средства.
- . Все оформленные ордера регистрируются до передачи непосредственно в кассу.
- Книга учёта денежных средств по форме КО-5. В документе записывается движение наличных финансов от старшего к прочим кассирам.
- , . Оформляются при выплате заработной платы, а также выдаче денег сотрудникам по другим причинам.
Все документы должны быть обязательно оформлены на бумажном носителе. Некоторые организации для удобства также дублируют все ордера в специализированной программе автоматизированного бухгалтерского учёта.
Для оформления бумажного экземпляра необходимо занести данные от руки или распечатать заполненный на компьютере шаблон, поставить подпись. Заверение факсимильными реквизитами не допускается.
В электронном виде документ составляется с помощью компьютера или другого специализированного программного обеспечения. Данные заносятся в базу для защиты от искажений, исправлений, сохранения информации от потери. Все документы заверяются с помощью .
Кто обязан выполнять требования?
Дисциплину обязаны вести абсолютно все организации, осуществляющие расчёты с помощью наличных средств . Необходимость исполнения не зависит от:
- наличия или отсутствия у предприятия контрольно-кассового аппарата;
- выбранной системы налогообложения;
- сферы деятельности фирмы.
Компании, освобождённые от обязательного применения ККТ, всё равно должны оформлять надлежащим образом поступление и выбытие денежных средств.
Индивидуальные предприниматели до 1 июня 2015 года также обязаны были заполнять все документы. Но с изменением законодательства их деятельность была упрощена. В настоящее время они должны вести только ведомости выдачи заработной платы наёмным сотрудникам.
Ответственность за несоблюдение
Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:
- Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
- Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
- Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.
Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:
- для ответственных лиц, как правило, директора - 4-5 тысяч рублей;
- для предприятия в целом - от 40 до 50 тысяч.
Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:
- превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
- расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
- неполное отражение в документации поступивших денежных средств.
Особенности у ИП
Многие индивидуальные предприниматели не знают, как правильно вести кассу в соответствии с законодательством. Если предприниматель решил использовать упрощённую дисциплину, он должен оформить соответствующий приказ. Без него отказ от ведения полного комплекта кассовых документов является нарушением.
Указ №3210-У позволяет ИП:
- Не составлять ПКО при приёме наличных денег. При этом подтверждающими документами будут являться отчёты ККТ, БСО, чеки и тому подобное.
- Не применять РКО при передаче денежных средств. При этом выплата заработной платы осуществляется на основании платёжной ведомости.
- Не иметь кассовую книгу. Все операции, касающиеся деятельности ИП, в том числе поступление и выдача денежных средств, отражаются в . При этом взятые предпринимателем средства из кассы на личные нужды вовсе не подлежат фиксированию в КУДиР.
Также ограничены цели, на которые ИП может расходовать наличные средства. Например, невозможен расход на осуществление операций с ценными бумагами, выдачу займов, оплату кредитов и тому подобное. Полный перечень ограничений зафиксирован в Указе.
Особенности у ООО
Изменение дисциплины для субъектов малого предпринимательства включает в себя только возможность отмены лимита остатков. В других аспектах ООО обязаны придерживаться требований, определённых для юридических лиц.
Лимит или переходящий остаток - наибольшая разрешённая сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе в конце дня. Деньги сверх предела при этом необходимо сдать в банк, за исключением дней выдачи заработной платы, праздников и выходных, если в это время происходило поступление средств.
Ранее ООО обязаны были устанавливать предел остатка по кассе. Если малое предприятие игнорировало этот факт, налоговая служба признавала лимитом 0 рублей, и все установленные при проверке суммы остатков на счёте 50 считались прямым нарушением.
С 1 июня 2014 все ООО, имеющие в штате менее 100 работников и получающие выручку до 800 млн рублей в год, могут не утверждать лимит.
При этом действующий предел остатков необходимо отменить. Для этого руководитель должен составить специальный приказ. Его содержание регламентировано Указом №3210-У. Если организация ведёт бухгалтерский учёт, решение можно закрепить в . В противном случае превышение ранее установленных лимитов является административным нарушением и наказывается штрафом.
Последние изменения 2016 года
В 2016 году учёт кассовых операций регламентируется Указом ЦБ №3210. Изменения коснулись множества важных аспектов:
- ИП и ООО могут иметь неограниченное количество наличных средств в кассе на конец дня.
- Малые предприятия имеют право не заполнять кассовую книгу, не составлять ордера.
- Срок хранения в архиве кассовых документов устанавливается только директором предприятия.
- Исключено требование о необходимости нумерации, прошивки, заверении подписью директора и печатью всех листов кассовой книги.
- Метод расчёта лимита остатков выбирается компанией самостоятельно и не зависит от источников получения средств.
- В БСО и прочие подтверждающие документы можно вносить всю дневную выручку одной суммой.
Каждый предприниматель, бизнес которого связан с взаимодействием с клиентами в рамках обмена наличными денежными средствами, или, иными словами, с осуществлением кассовых операций, должен знать требования законодательства в этой сфере. Это, в первую очередь, необходимо, чтобы избежать штрафных санкций. Кассовая дисциплина ИП на УСН в 2019 году регламентируется Указом Банка России от 11.03.14 №3210-У, согласно которому предприниматели имеют ряд послаблений в вопросах кассового лимита, а также способах ведения учёта. Как правильно организовать кассовый учёт, что из себя представляют онлайн-кассы и какие штрафные санкции предусмотрены для нарушителей кассовой дисциплины.
Принципы упрощённой системы налогообложения основываются на поддержке и стимулировании развития малых предприятий и ИП с помощью снижения затрат на бухучёт, а также упрощения отчётности перед органами налоговой службы, понижение налоговой нагрузки. УСН заменяет несколько налогов одним платежом.
К преимуществам системы относятся:
- снижение платежей в бюджет;
- только одна декларация;
- упрощён бухучёт.
К недостаткам можно отнести:
- наличие критериев, которым необходимо соответствовать, чтобы сохранить право применения;
- если ИП утратил право применения, потребуется полностью восстанавливать учёт за весь период нахождения на УСН;
- невозможность работы с НДС;
- ограниченное число расходов на уменьшение платежа.
ИП на УСН должен:
- Соблюдать кассовую дисциплину.
- Выполнить требования по установке онлайн-кассы.
- Осуществлять учёт полученной выручки и осуществлённых затрат (вносятся в КУДиР).
Если ИП не имеет наёмных сотрудников, на которых возложены обязанности по эксплуатации ККМ, предприниматель осуществляет все операции лично.
Применение в учёте и налогообложении упрощённой системы, не освобождает предпринимателей от соблюдения требований кассовой дисциплины. Несоблюдение карается штрафными санкциями.
Для ИП предусмотрен упрощённый порядок ведения кассовой дисциплины, который в то же время, имеет свои особенности. Так, не обязательно иметь , которая предназначена для учёта юридическими лицами наличных средств, поступающих в кассу и выдаваемых из неё. Однако, в связи с тем, что предприниматели имеют право выбирать режим налогообложения, каждый из них предусматривает строго фиксированный формат отчётности. Так, если форма налогообложения предусматривает ведение КУДиР, то заполнение кассовой книги не требуется.
Налоговые акты предусматривают список разрешённых оснований расхода наличных денег из кассы:
- приобретение товаров, услуг;
- личные нужды ИП, которые не связаны с потребностями бизнеса;
- заработная плата персоналу;
- выплаты социальной направленности, такие как, материальная помощь, пособия;
- под отчёт работникам;
- страховые выплаты по договору с физ. лицом, которое ранее произвело оплату страховой премии наличными;
- возврат за ранее приобретённые за наличные средства и возвращённые товары, не оказанные услуги.
Важно: расчёты наличными в рамках одного соглашения разрешены в пределах 100 тыс. р.
Без учёта подобного ограничения разрешено выдавать наличные на несколько целей:
- заработная плата;
- соц. выплаты;
- личные нужды ИП;
- под отчёт.
Предпринимателям необходимо определить документально мероприятия, нацеленные на сохранность наличных средств при осуществлении кассовых операций, а также хранении средств, их транспортировке. Помимо этого требуется установить порядок, сроки осуществления проверок фактического наличия денег.
Нормами законодательства предусмотрено осуществление движения наличных средств ИП в бездокументарном порядке. Однако отсутствие составленных РКО, ПКО увеличит риск возможности злоупотребления служебным положением персонала. Обоснован такой шаг только при отсутствии наёмных работников или партнёров по бизнесу.
Подтверждать полученную выручку при ведении учёта бездокументарным способом, возможно Z-отчётами (если используется ККТ), БСО (
бланки строгой отчётности). Выдачу зарплаты требуется оформлять платёжной ведомостью формы №Т-53 или расчётно-платёжной ведомостью формой №Т-49. Кассовая дисциплина для ИП в 2019 году в иных случаях является обязательным атрибутом.
Оформляются операции с наличными деньгами следующими бланками:
- приходный кассовый ордер;
- расходный кассовый ордер;
- кассовая книга;
- книга учёта денежных средств;
- платёжная, расчётно-платёжная ведомость.
Вышеперечисленные документы должны заверяться подписью предпринимателя, электронные документы – электронной. Проводить операции по кассе может кассовый работник, на которого возложены подобные обязательства. ИП может выполнять подобную функцию самостоятельно.
Если ИП имеет несколько кассиров в штате, один из них должен быть назначен старшим.
Если требуется выдать наличные под отчёт работнику на погашение хозяйственных расходов, важно сделать это правильно. Предпринимателю необходимо заранее определить список таких работников, максимальное ограничение по сумме, а также предельный срок для исполнения. Сотруднику необходимо в трёхдневный срок после завершения периода, выделенного на осуществление операций, подать авансовый отчёт и приложить к нему первичные документы, которые являются основанием осуществлённых расходов.
Контроль над исполнением кассовой дисциплины осуществляется органами налоговой инспекции. Немаловажную роль играет лимит кассы. Стоит отметить, что предприниматели имеют право не устанавливать никаких ограничений.
Государство не вводит ограничений по количеству ККМ, находящихся в эксплуатации ИП. Весь объём выручки, заработанной за смену, должен быть обязательно проведён через кассу. ИП должны будут перейти на применение онлайн-касс, целью которых является оперативная передача данных в ИФНС.
Аппараты, применяемые с 2019 года, должны обязательно соответствовать критериям:
- касса поставлена на налоговый учёт;
- на корпусе присутствует заводской номер;
- оборудована фискальным накопителем;
- имеет часы, отображающие реальное время;
- оснащены функцией проверки контрольного числа регистрационного номера ККТ;
- имеет функцию печати и передачи фискальных документов в электронном виде;
- оперативно выдаёт сведения об ошибках или нарушениях передачи данных фискальному оператору, а также иных неполадках;
- позволяет принимать информацию о размере платежа от платёжного терминала;
- не позволяет сформировать чек, который содержит свыше одного признака расчёта;
- позволяет напечатать двумерный QR-код на чеке (БСО);
- имеет возможность сформировать отчётность о текущем состоянии расчётов для оперативного предъявления инспектору;
- позволяет осуществить поиск любого документа по номеру, а также распечатать его и передать электронно.
Все модели, которые соответствуют требованиям, органы ФНС заносят в реестры ККТ, а также фискальных накопителей.
Использование онлайн-касс позволяет не заполнять:
- отчёт кассира;
- журнал кассира;
- журнал показаний счётчиков ККМ;
- акт возвращённых средств покупателям.
Стоит отметить, что эти документы не имели отношения к кассовой дисциплине. С приходом ККТ нового поколения, работа кассиров значительно упростилась.
Приходно-кассовые ордера хранятся 5 лет. Это позволяет избежать дополнительных издержек и различных рисков.
Кассовая дисциплина для ИП на ЕНВД имеет ряд особенностей. Так, не существует законов, обязывающих плательщиков вменённого налога использовать ККМ при работе с наличными средствами, при условии оформления бланка строгой отчётности (БСО). При этом выдача бланков может производиться ИП только при расчётах наличными.
В случаях, когда ИП на ЕНВД осуществляет расчёты наличными с юридическими лицами или иными ИП, ему необходимо использовать кассы, кроме случаев, предусмотренных ФЗ-54:
- реализация журнальной и газетной продукции (через киоски), а также сопутствующих им товаров, при условии, что доля продажи журналов и газет не меньше 50% от оборота. Учёт суммы выручки от основного товара и сопутствующего ведётся раздельно;
- реализация ценных бумаг;
- реализация проездных билетов кондукторами в транспорте;
- организация питания для учащихся и работников образовательных учреждений;
- реализация товара на ярмарках, розничных рынках, выставочных комплексах, а также иных ресурсах, предназначенных для торговли, кроме магазинов, киосков, автофургонов и др. объектов, находящихся здесь же, обеспечивающих показ и сохранность товаров;
- разносная торговля продукцией различных категорий;
- реализация мороженого через киоски, а также напитками на розлив;
- реализация кваса, молока, растительного масла, рыбы, керосина, овощей через автоцистерны;
- деятельность по приёму у граждан утильсырья, стеклопосуды (кроме металлолома, цветных металлов, драг. камней);
- деятельность по ремонту обуви, изготовлению ключей;
- услуги по оказанию ухода, а также присмотра за инвалидами, престарелыми, детьми;
- торговля изделиями, относящимися к народному художественному промыслу;
- распил дров, обработка огородов;
- услуги носильщика;
- сдача в аренду имущества на правах собственника.
Предприниматели, которые осуществляют деятельность в удалённых регионах и труднодоступных местах (что фиксируется соответствующими перечнями), вправе не применять ККМ при условии обязательной выдачи клиентам по требованию документов, которые подтверждают факт расчётов. Документ должен содержать наименование, порядковый номер, реквизиты ИП, подпись лица, который произвёл выдачу.
Стоит отметить, что непринудительный порядок применения ККМ для ИП на ЕНВД действует до 01.07.2018. После наступления этой даты, к предпринимателям, трудящимся в сфере торговли или общественного питания, применяющим труд наёмного персонала, будут предъявляться требования использования новых ККТ – онлайн-касс с фискальным регистратором. Правом не использовать онлайн-кассы наделены ИП на ЕНВД (исключением являются розница и общепит), а также тех предпринимателей, которые трудятся в сфере торговли розничной или общепита, не используя при этом труд наёмных работников.
Если ИП заключит с сотрудником трудовой контракт, то у него есть 30 дней на установку онлайн-кассы. Для этих двух категорий ИП установлена отсрочка на применение онлайн-касс до 01.07.2019.
Если осуществить установку, не дожидаясь предельного срока, то можно получить ряд преимуществ:
- удобство и простоту расчётов;
- упрощение инвентаризации;
- снижение числа ошибок продавцов;
- оперативность обслуживания клиентов;
- экономия на печати БСО;
- возможность предоставления чека покупателю с развёрнутой информацией о продавце, что повышает лояльность клиентов.
Помимо этого, ИП имеют право получить налоговый вычет 18 тыс. р. по каждой кассе. В сумму входят расходы на приобретение и установку.
За нарушение крайних сроков установки онлайн-касс будут применяться штрафные санкции. Чем раньше будет произведена установка, тем лучше для ИП.
Каждый предприниматель, в ходе финансово-хозяйственной деятельности осуществляющий расчёты с покупателями наличными или банковскими картами, обязан вручать клиентам чек из зарегистрированного согласно нормам закона кассового аппарата. Вести деятельность без кассового аппарата запрещено.
Чек выдаётся когда:
- Кассиром реализован товар.
- Клиенту оказана услуга.
- Клиентом получена услуга, которую он ранее заказал.
Если вышеперечисленные операции осуществлены, а документ, подтверждающий покупку, не выдан клиенту, то на ИП будет возложен штраф. Осуществляя контрольную функцию, органы налоговой инспекции производят мониторинг расчётов с применением онлайн-касс, а также оценку полноты и достоверности предоставленных предпринимателем данных по выручке.
Нарушители будут наказаны согласно действующему законодательству:
- неиспользование кассового аппарата в случаях, регламентированных законом – штраф от ¾ от всей суммы операции без ККМ, но не менее 10 тыс. р.;
- использование ККТ, не соответствующей требованиям – 5-10 тыс. р.;
- нарушения в области регламента о регистрации, перерегистрации, снятии с учёта ККТ – 5-10 тыс. р.;
- электронный чек не направлен покупателю при использовании ККТ – 10 тыс. р.;
- покупателю не выдан чек – 10 тыс. р.
Законодательство предусматривает штрафные санкции и за превышение лимита ККМ. Под «лимитом кассы» подразумевается максимальное значение суммы наличности, разрешённой к хранению в кассе, сейфе к концу дневной смены. Требование введено Центробанком РФ.
Однако наличие кассовых излишков допускается в определённых случаях:
- Выплата з/п или различного вида помощи, но не более чем 5 рабочих дней с момента снятия с расчётного счёта.
- Операции с наличными средствами в выходные либо праздничные дни.
Помимо этого, законодательство позволяет не устанавливать лимит кассы ИП в 2019 году.
Для этого не требуется каких-либо дополнительных действий, достаточно соответствовать критериям:
- предельное число сотрудников за прошедший год (календарный) не более 100 человек;
- общая сумма дохода от реализованных товаров или выполненных услуг до 800 тыс. р. без НДС.
Если предприниматель не соответствует требованиям, перечисленным выше, то требуется установить лимит по кассе.
Расчёт осуществляется по формуле:
Лимит = НС: РП х ПС, где:
- НС – наличные деньги, поступившие в кассу за расчётный период, в рублях;
- РП – расчётный период, в котором осуществляется расчёт, в днях;
- ПС – временной промежуток между передачей наличных в банк, в днях.
Количество дней расчётного периода предприниматель устанавливает самостоятельно, но не более 92 рабочих дня. При этом должны учитываться только рабочие дни бизнеса, в противном случае сумма лимита будет завышенной. Сдавать наличность в банк ИП может не реже, чем один раз за 7 рабочих дней либо 14, если местонахождение точки далеко от офиса банка. За нарушение лимита по кассе предусмотрено наказание в виде штрафа 4-5 тыс. рублей.