Что такое входящая корреспонденция. Образец журнала регистрации входящих документов

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Предприятия-партнеры.
Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция - это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела - входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
Принтер.
Сканер.
Компьютерную электронную почту.
Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
Дата отправления.
Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Фирмы-партнеры.
Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
Дата получения.
Организация, направившая документ.
Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
Название документа.
Количество экземпляров.
Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника - составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции - дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами - принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ - в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции - это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

Упорядочивает документооборот.
Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
Рационализирует обмен информацией внутри производства.
Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р .

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
поступающую корреспонденцию (входящие документы);
исходящие документы;
внутренние служебные записки;
приказы по основной деятельности;
кадровые приказы;
распоряжения;
протоколы совета директоров;
протоколы планерок (оперативок) и т.п.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера , которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фикс ирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

<*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример).

ПРИМЕР

Фрагмент журнала регистрации входящих документов

№ п/п	Дата поступления	Наименование корреспондента	Индекс и дата документа	Краткое содержание	Резолюция	Прим.
…	…	…	…	…	…	…
12	01.10.2012	ОАО «Водоканал»	54 от 30.09.2012	Счет и акты за сентябрь
13	01.10.2012	ОАО «Энергосбыт»	1236 от 30.09.2012	Счет, акты выполненных работ за сентябрь и акт сверки взаиморасчетов		01.10.2012 передано бухгалтеру Петровой

Ставить отметку (штамп) о поступлении на самом бухгалтерском документе не требуется.

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).

В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении , которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?

Секретарь, г. Тамбов

Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. - 90 с.

3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..


	Название организации
	00.00.0000 № ____________

Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Ведь документ может иметь приложения и тогда поиск последней страницы самого документа займет дополнительное время.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» - передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать , что:

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации :

ГОСты, ОСТы, ТУ.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
Научные отчеты.
Нормы и нормативы расхода материалов.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Поздравительные телеграммы, письма.
Прейскуранты.
Пригласительные билеты.
Программы конференций, совещаний.
Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп - отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:

Вх. № 114/03 , где

Вх. - указывается, что документ является входящим;
114 - порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;
03 - код структурного подразделения

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения.

Реквизиты	Правила заполнения
1. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.)
2. Автор (корреспондент) документа	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес.
3. Дата документа	В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.
4. Регистрационный номер документа	В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).
5. Дата поступления	Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).
6. Регистрационный (входящий) номер документа	Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок (краткое содержание) документа	Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения документа	Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.
10. Отметка об исполнении документа	В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Индекс дела	В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений и количество в нем листов;
Ф.И.О. и должность лица, поставившего документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения поручений;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект и пр.);
способ получения или отправки документов (почтой России, экспресс-почтой, факсом, курьером и др.);
другие данные по необходимости.

Т. В. Войцехович,

Регистрация входящих документов - обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Из статьи вы узнаете:

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами - исходящие отправляет само предприятие, входящие - его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

письма, в том числе, заказные;
бандероли;
пакеты;
газеты и журналы;
рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

поздравительные письма и телеграммы;
приглашения и пригласительные билеты;
рекламные и подписные издания, каталоги;
материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов. В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

централизованная;

децентрализованная.

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом. Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Читайте также:

Входящие письма: регистрация в соответствии с государственными стандартами

Уникальный номер, который присваивается при в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма. Его наличие и содержание определено государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.

Регистрационный номер

В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе. Например, буквенный индекс «к», стоящий после порядкового номера, может означать, что данный документ относится к кадровым, а индекс «л/с» - распорядительным документам по личному составу.

Еще один регламент, который может быть полезен при регистрации входящих документов в делопроизводстве - «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время.

Обратите внимание: Письма, поступившие в нерабочее время,но имеющие пометку «Срочно», регистрируются сразу по мере поступления. Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство.

К тем правилам регистрации входящих документов , которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:

Каждое входящее письмо, независимо от того, сколько раз и какими способами оно было отправлено, может быть зарегистрировано только под одним регистрационным номером. То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации. Проконтролировать это достаточно легко - каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер.
Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.

Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе. Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа - номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть. Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Регистрационный номер проставляется в поле «Отметка о поступлении документа в организацию».

Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например:

ООО «Альфа»

вх. № ____________

от «___» _______ 2017

Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив.

Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов - специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. Образец такого штампа представлен ниже.

После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов. Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля:

порядковый номер записи;
присвоенный регистрационный входящий номер документа;
дата регистрации;
исходящий номер документа, присвоенный отправителем;
отправитель;
заготовок и краткое содержание документа;
отметка о наличии приложений;
адресат (генеральный директор, его замы и пр.);
исполнитель - сотрудник, которому документ передан на исполнение;
ссылка на электронную копию письма;
примечание.

После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату - руководителю или его заместителям.