Акт передачи документов — образец. Образец акта приема-передачи документов другому лицу Акт приема передачи бухгалтерской отчетности образец простой

Если вам необходимо передать кому-либо документы, содержащие особо важную информацию, достоверно подтвердить факт того, что бумаги попали в нужные руки, всегда составляйте акт приёма-передачи документации.

Акт необходим

И по сей день, документация в бумажной форме является наиболее распространённой формой фиксации важных сведений. Некоторые документы представляют собой огромную ценность, для многих документов введены законом специальные правила оборота. В связи с этим, бумаги, содержащие особую информацию, требуется не только бережно хранить, но и не допускать получения сведений, содержащихся в этих бумагах лицам, которые могут использовать их в личных, корыстных целях, либо во вред владельцу документов.

Если по служебной необходимости вам приходится передавать те или иные документы, содержащие особую информацию кому-либо, потребуется и подтвердить работодателю, что его задание выполнено, а документация передана кому следует. Устное подтверждение от адресата, которому направлены бумаги можно получить и по телефону, а вот достоверно доказать исполнение сотрудником своей обязанности можно лишь письменным документом - актом приёма-передачи документации.

Составление акта передачи документов

Как уже упоминалось, акт приёма-передачи документации необходим лишь для подтверждения факта передачи документов от одного лица другому. Составление такого акта не требует ни проведения специальной процедуры, ни специального заверения бумаги. Достаточно подписей получателя документации и передающего лица, если они физические лица, либо реквизитов и печатей организаций, если документы передаются от одной фирмы в другую.

При составлении акта обязательно укажите дату передачи и составьте простейшую таблицу, в которой будут указаны названия документов, количество листов или страниц в каждом, оставьте колонку для замечаний, если они имеются при приёме бумаг.

Акт приема-передачи документации

Дата составления_____________

Документы передал:_____________ Документы принял _______________.

Акт такой простейшей формы с подписями сторон - вполне правомочный и действительный документ, удостоверяющий, что передача документации действительно имела место между указанными лицами. При необходимости в такую простейшую форму акта можно вносить необходимые дополнения или изменения, важно, чтобы передача бумаг была удостоверена участниками такого действия.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта приёма-передачи документации вариант которого можно скачать бесплатно.

Акт приема-передачи документов – документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме.

Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты : (нажмите для раскрытия)

  1. Наименование, дата и место оформления данного акта
  2. Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
  3. Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
  4. Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
  5. Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
  6. Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов. В случае потери оригинальных и ценных документов исполнителем, у клиента, имеющего данный акт, есть веское основание обратиться во все необходимые инстанции в случае спора.

Еще одним полезным моментов в передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

  • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
  • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
  • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • учетная политика;
  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерские справки;
  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
  • инвентаризационные описи;
  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка - передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Учредительные и регистрационные документы

  1. Устав, учредительный договор;
  2. Выписка их ЕГРЮЛ;
  3. Свидетельство о регистрации;
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
  5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета
  1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
  2. Политика по налоговому учету;
  3. План счетов бухгалтерского учета;
  4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;
Регистры бухгалтерского и налогового учета
  1. Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
  2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность
  1. Бухгалтерская отчетность;
  2. Декларации и расчеты по всем налогам;
  3. Книги покупок и продаж;
  4. Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;
Документы по инвентаризации
  1. Приказ о проведении инвентаризации;
  2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами
  1. Акты налоговых проверок;
  2. Акты сверок с налоговыми органами;
Документы по учету основных средств
  1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
  2. Акты приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1;
  3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
  4. Акты на списание основных средств
Документы по учету товарно-материальных ценностей
  1. Карточки учета материалов;
  2. Приходные ордера по форме № М-4;
  3. Требования - накладные по форме № М-11;
Документы по учету денежных средств
  1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
  2. Платежные поручения;
  3. Выписки банков по расчетным счетам;
  4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;
Документы по учету труда и заработной платы
  1. Трудовые договоры;
  2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
  3. Штатное расписание;
  4. Табели учета рабочего времени;
  5. Расчетно-платежные ведомости;
Документы по расчетам с подотчетными лицами
  1. Авансовые отчеты;
Документы по учету расчетов контрагентами
  1. Договоры с поставщиками и покупателями;
  2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг
Прочие документы
  1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
  2. Бухгалтерские справки;
  3. Путевые листы;
  4. Бланки строгой отчетности;
  5. Доверенности;
  6. другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дату передачи дел;
  • период, за который осуществлена передача дел;
  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.
Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2020 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

  • Название свидетельства.
  • Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
  • Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
  • Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
  • Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

  1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов» . Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц - это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
  2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
  • № п/п.
  • Наименование документа.
  • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
  1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы :

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
  2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
  3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
  4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
  5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
  6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

  • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
  • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
  • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
  • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
  • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
  • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

  • Название свидетельства.
  • Дата подписания.
  • Место подписания.
  • Название передаваемых материалов в виде списка.
  • Число передаваемых материалов.
  • Ф.И.О. участвующих сторон.
  • Основание для оформления бланка.
  • Подписи сторон.
  • Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Акт - нормативный документ, составленный в нескольких экземплярах и подписанный сторонами для подтверждения установленных событий или фактов. При смене бухгалтера на предприятии составляется и подписывается акт приема-передачи бухгалтерских документов. На государственных предприятиях этот документ имеет унифицированную форму, но может меняться ведомством ввиду особенностей хозяйственной деятельности.

Форма заполнения обычно регламентируется правилами о порядке составления актов, при заполнении которых во избежание ошибок предоставляется пример. На негосударственных (небюджетных) предприятиях акт приема-передачи бухгалтерских документов может иметь простую форму в виде описи дел, принимаемых новым главбухом.

Пример акта приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема-передачи бухгалтерских документов при смене директора или в других случаях - это документ, содержащий информацию о состоянии бухгалтерской отчетности в период передачи дел новому главному бухгалтеру. В дальнейшем может использоваться при составлении отчетности, а также снять ответственность с бухгалтера за неправильное ведение бухучета за период, предшествующий смене должностного лица. Содержание акта урегулировано нормативными документами (шаблон заполнения ниже), но может дополняться или сокращаться в зависимости от специфики деятельности предприятия.

Как оформлять

По понятиям о делопроизводстве, акт приёма передачи документов бухгалтерии регламентирован формой - стандарт, заполнить которую не составит труда.

Ниже рассмотрим пример приёма документации одним предприятием от другого с указанием обязательных реквизитов:

  1. для начала, следует указать название документа с кратким уточнением сути;
  2. следующей строкой детализируем место работы организации (город)- составителя акта и дата документа;
  3. далее следует информация об организации, передающей документацию, а именно: фиксируют её наименование, форму управления (ООО, ИП, ОАО и другие), должность, занимаемую лицом ответственным за передачу (руководитель либо другое уполномоченное в подписании данного рода документов лицо) с полным уточнением имён, фамилий и отчества;
  4. затем специфицируются такие же данные о стороне – получателе документации;
  5. следует перечисление документов, передающихся лицами.

Целесообразно составлять а в случае предоставления крайне ценных документов либо, когда их список внушителен, оформив его в виде таблицы.

Данные таблицы подлежат написанию в следующем порядке:

  1. первый столбец – номер по порядку документа, который следует передать;
  2. второй столбец – полное наименование;
  3. третий столбец – дата составления документа;
  4. четвертый столбец – номер, присвоенный документу во внутреннем документообороте предприятия;
  5. пятый столбец – следует информация, о том передаётся ли оригинал документа или заверенная копия;
  6. шестой столбец – итоговое число листов, составляющих акт.

При желании, можно внести дополнительную информацию. Ниже таблицы следует указать количество составленных экземпляров акта и число переданных на руки каждой заинтересованной стороне, подписи директоров предприятий, либо ответственных лиц, также оттиски печатей предприятий. При передаче документов от физического лица юридическому лицу, требуются подписи ответственных с каждой стороны и печать предприятия, участвующего в передаче документации.