Как написать отчет о командировки. Служебное задание на командировку: особенности составления и пример оформления

Сотрудники каждой организации периодически отправляются в служебную командировку по поручению руководителя. У каждого из них есть определённое задание для выполнения. После возвращения назад работнику предстоит составить отчёт о том, что было сделано во время командировки. В таком случае пригодится бланк служебного задания (форма Т-10а). Выясним, какие правила его оформления действуют 2019 году.

Для чего нужно служебное задание

Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.2004, стали только рекомендованными к применению. Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.

Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.

Примерный образец служебного задания

Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.

Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один - для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.

Полученное служебное задание для командировки может поставить в тупик даже опытного сотрудника

Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?

Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.

Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.

Какой из бланков заполнить

Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.

Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.

Краткий отчёт о командировке

Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.

Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.

Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?

Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2019 года составлять отчёт необязательно.

Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять - нарушением это не станет.

Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт. И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки). И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.

Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.

Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.

Как быть: работник не справился со служебным заданием

Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.

Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте - объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.

Какие финансовые документы приложить к отчёту

Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Если в положении о командировках содержитcя указание о том, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нём, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов. Каждое служебное задание имеет строго определённый набор глав, которые позволяют заполнить документ только на одного сотрудника.

Это означает, что стандартный бланк Т-10а нельзя использовать для нескольких работников. Поэтому для каждого командируемого составляется индивидуальное служебное задание.

Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.

В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).

После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.

По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.

Ответственность сотрудника за невыполнение

Согласно действующему законодательству, как работник, так и руководитель должны обязательно исполнять предписания локальных актов компании. Таким образом, если у организации имеется «Положение о командировках», включающее в свой перечень служебное задание - то работники обязуются заполнять его графы. В случае отказа от выполнения своих обязанностей, сотрудник, согласно 192 статье ТК РФ может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ненадлежащее заполнение нужных строк можно расценивать как невыполнение задания, полученного для служебной поездки.

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Обратите внимание

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте

Универсальная форма №АО-1;
Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

полное наименование организации;
ФИО, должность;
дата оформления;
цель авансовых средств (командировочные затраты);
таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3 : время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6 : в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
Сумма полученных из кассы авансовых средств.
Сумма потраченных денег.
Денежный остаток/перерасход размера аванса.
Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Практически все предприятия и организации по каким-либо причинам направляют своих сотрудников в служебные командировки. Обязательным атрибутом начала и завершения поездки по требованию работодателя является составление соответствующего приказа, а также отчета о служебной командировке, проделанной работе и выполнении поставленных целей.

Приказ о направлении сотрудника в командировку должен содержать следующую информацию:

персональные данные направляемого в поездку сотрудника;
должность работника;
адрес или место, в которое направляется лицо для осуществления своих профессиональных обязанностей;
цель поездки, которая может выражаться в повышении квалификации самого командированного или иных лиц, налаживании работы в каком-либо филиале организации и т.д.

По завершению поездки командированным сотрудником составляется полный отчет о проделанной работе и выполнении поставленных руководством задач и целей.

С 2015 года трудовое законодательство возложило обязательства по требованию документов о командировке на работодателя, поэтому составление отчетов и предоставление какой-либо дополнительной документации проводится только в случае, если такие требования установлены любыми внутренними документами предприятия. Несмотря на отсутствие обязательного составления отчетов, руководителям структурных подразделений и филиалов, рекомендуется вести полный учет командировок, поставленных и выполненных целей, а также по совершенным тратам.

К значительным преимуществам составления отчетов можно отнести:

документальное подтверждение заработной платы лица, которое в обозначенный период находилось в командировке;
при наличии нескольких подразделений или филиалов, руководитель каждого вверенного ему объекта сможет координироваться с другими руководителями иных подразделений, а также обеспечить не только формальное подтверждение командировки сотрудника в виде приказа, но и понесенные организацией расходы на его содержание;
для небольших предприятий или индивидуальных предпринимателей для ведения бухгалтерии достаточно лишь приказа и краткого отчета, однако подробная отчетность может помочь избежать проблем с налоговыми органами при проведении каких-либо проверок.

Отчетность организации должна быть в полном порядке, так как при наличии каких-либо нарушений у налоговой могут возникнуть вопросы. Полный пакет документов по каждому командированному работнику сможет решить эти проблемы.

Заполнение отчета о командировке

Отчет о командировке является документом, который подтверждает наличие работника на вверенном ему объекте для временного исполнения своих обязанностей. Каждое предприятие самостоятельно определяет вводить ли такие обязательства в своей организации или нет, однако если такие положения изначально закреплены в уставе фирмы или иных локальных нормативных актах, исполнение требований руководства по предоставлению отчетности обязательно.

Отчет о командировке, если его оформление устанавливается локальным нормативным актом организации, в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

Реквизиты отчета - регистрационный номер, дата и место составления документа.
Длительность командировки, который является периодом командировки. Именно за это время составляется отчет.
Основания для назначения работнику командировки исходя из нужд предприятия.
Причины отправления в командировку конкретного лица.
Цели поездки и поставленные работнику задачи, которые требуют исполнения во время командировки.
Результаты командировки, которые получилось или не получилось достичь. При отсутствии достижения поставленных целей указываются причины провала, а также особенности осуществления труда во время поездки.

При отсутствии достаточности места на бланке, к нему подшивается дополнительный лист или листы формата А4, на которых работник в максимально подробном изложении описывает итоги командировки - положительные и отрицательные динамики, дополнительные процедуры, которые потребовались или могут потребоваться в будущем для решения поставленных задач и прочее.

Отчеты могут быть нескольких видов, поэтому, есть ли необходимость в приложении каждого из них, нужно уточнять у руководства.

Работнику может потребоваться приложить:

Отчет о служебной командировке по выполнению поставленных целей и задач, особенностях их исполнения на ином месте осуществления трудовой деятельности и т.д.
Авансовый отчет, который характеризуется тратами, которые требовались и были необходимы работнику в течение того времени, пока они находились в командировке.
Иные документы, которые могут относиться к отчетности.

При этом устанавливается, что работодатель может воспользоваться бланками отчетов, которые были разработаны на государственном уровне, либо разработать весь документооборот самостоятельно.

Форма

Руководство организации самостоятельно может определять необходимость составления документации и отчетности о командировках в соответствии со ст. 8 и ст. 22 ТК РФ, при этом такие полномочия позволяют создавать собственные локальные формы предоставления таких документов в бухгалтерию или руководителю структурного подразделения.

В случае, если руководство не желает разрабатывать собственные образцы отчетности, однако обязывает сотрудников вести отчетность и предоставлять ее по завершению командировки, законодательство предоставляет возможность использовать разработанные Госкомстатом бланки в формах Т-10 и Т-10а.

При этом составление авансового отчета является обязательным, так как руководству организации необходимо определить понесенные расходы на содержание командированного работника, а также вести бухгалтерский отчет в полном соответствии с нормами трудового и налогового права.

Авансовый отчет предоставляется по форме №АО-1, которая была разработана аналогичным образом служащими Госкомстата.

Разделы

При заполнении документов учитываются его разделы. Несмотря на то, что работодатель может самостоятельно устанавливать формы составления отчетов, они должны содержать определенные данные, необходимые для проверки соответствия бухгалтерией предприятия.

Обычно к составлению отчетов выдвигаются следующие требования:

полностью и максимально подробно должна быть описана цель поездки и выданные руководителем задания, весь процесс их выполнения и полученные результаты;
цели и задачи описывает работодатель или любое иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями, также это может сделать работник, исходя из ранее полученного задания;
обстоятельства решения задач и выполнения целей должны быть описаны работником, который отправлялся в командировку.

Составление отчетов оформляется согласно принятым в организации правилам и нормам с указанием необходимых реквизитов и данных.

К необходимым реквизитам относятся:

юридическое наименование организации;
номер документа;
дата его составления;
персональные данные сотрудника, который был отправлен в командировку, а также занимаемая им должность;
информация о структурном подразделении, которое направило работника в поездку;
место прибытия гражданина, в которое он отправлялся исполнять свои профессиональные обязанности;
сроки поездки;
основания для организации командировки;
кем и как производится финансирование лица, которое было отправлено в командировку;
цели и задачи работника, которые тот должен выполнить в установленный командировкой срок;
подписи руководства.

Часть разделов заполняются руководителем или иными лицами, которые уполномочены осуществлять такую деятельность, а часть - самим работником.

Правила заполнения

Заполнение отчета требует соблюдения установленных на предприятии правил ведения отчетности и документооборота, так как несоответствие принятым стандартам может негативно сказаться при проведении какой-либо проверки со стороны налоговых органов.

При полном выполнении поставленных задач, работник делает соответствующую пометку в специально отведенном для этого поле. Если цели по каким-либо причинам не были выполнены, то в данном поле указывается информация о неисполнении возложенных обязательств.

Основания и причины невыполнения работы предоставляется работодателю в виде докладной записки с полными пояснениями работника. В случае вины работника, работодатель имеет право возложить на ответственное лицо дисциплинарное или материальное взыскание, равное понесенным убыткам.

Документы для отчета

Для предоставления полного отчета о поездке по необходимости предприятия, работник должен предоставить установленный пакет документов, исходя из которого работодатель или бухгалтерия сделает соответствующие выводы о рентабельности осуществления командировок в будущем, а также сможет определить фактически понесенные расходы.

К отчету о командировке прикладываются:

приказ о направлении работника в служебную командировку, издаваемый руководством непосредственно перед поездкой;
авансовый отчет, который составляется в связи с расходами работника во время командировки;
командировочное удостоверение - документ, устанавливающий право работника исполнять свои обязанности в удаленном от предприятия месте;
служебное задание - цели и задачи, поставленные перед сотрудником организации на время поездки.

Проверкой документов занимаются налоговые органы, поэтому при их подаче важна правильность заполнения, а также полное соответствие установленных положений действительности.

В случае с составлением авансового отчета для бухгалтерии, работник должен предоставить все чеки, квитанции и иные платежные документы, подтверждающие осуществление растрат по необходимости.

К таким документам могут относиться:

квитанции об оплате номера в гостинице или договор аренды жилого помещения на определенный срок;
билеты или иные проездные документы, которые устанавливают реальную стоимость проезда гражданина до города, а также в его черте;
чеки на покупку различных изделий и продуктов питания и т.д.

Предоставление документов по всем тратам позволит работнику обезопасить себя от каких-либо претензий со стороны бухгалтерии.

Сроки предоставления отчета

По общему правилу вернувшийся из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить отчет о проделанной работе, однако точные сроки устанавливаются локальными нормативными актами предприятия. Максимальный срок подачи документов не должен превышать одного месяца после возвращения сотрудника, если на предприятии введена необходимость в предоставлении отчетности.

Согласно ст. 191 ГК РФ, исчисление срока начинается на следующий день после наступления события, то есть в случае с командировкой - после возвращения лица на постоянное место работы и его выхода на нее. Также в случае необходимости составления отчета в короткий срок, выходные и праздничные дни не учитываются.

Согласование отчета

Согласование отчета производится в случае, если такие положения устанавливаются локальными нормативными актами предприятия, аналогично с необходимостью составления отчета вообще. Работодатель может обязать сотрудников согласовывать документы с их непосредственным руководителем, однако некоторые фирмы этого просто не делают.

Начальник подразделения должен утвердить отчет или ознакомиться с ним, поставив свою подпись в соответствующем месте. В некоторых случаях, например, при получении опыта или повышении квалификации, отчет о проделанной работе вовсе не требуется, достаточно лишь приказа о направлении сотрудника в соответствующую командировку.

Образец отчета

Отчет о проделанной работе в командировке может составляться различными способами в зависимости от локальных актов организации или не составляться вообще.

Виды отчетов о командировке:

Отчет о командировке в свободной форме, утвержденный предприятием.
Отчет о командировке по форме №Т-10а.
Авансовый отчет о понесенных расходах.

Отчетность при командировках помогает избежать трудностей с налоговой службой, так как документы соответствуют количеству произведенных предприятием трат. Небольшие организации могут не требовать составления отчетности, однако им рекомендуется это делать вне зависимости от отсутствия законодательных обязательств.

Скачать

Скачать образец Отчета о командировке в формате.doc вы можете

Авансовый отчет по командировке — обязательный документ. О том, кто, как и когда его составляет, мы расскажем в данной статье. И конечно, предложим вам образец заполнения этого документа.

Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2017 году

Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.

Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:

Срок представления отчета: 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.

Подробнее об этом читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

Форма авансового отчета: в зависимости от того, как у вас организован документооборот, можно использовать унифицированную форму АО-1 или собственный бланк организации.
Количество экземпляров: отчет составляется в 1 экземпляре.
Что заполнять работнику: оборотную сторону в форме АО-1 или поля, отведенные для работника, если используется форма, разработанная компанией.
Обязательное наличие подтверждающих расходы документов: билеты, счета за гостиницу и т. п. Подтверждать не нужно только суточные.

Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:

Загранкомандировка: есть ли особенности

Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.

Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.

Об особенностях пересчета валюты в рубли читайте в материалах:

«Командировочную валюту переводим в рубли на дату утверждения отчета» ;
«Как пересчитать командировочные, если нет документов на покупку валюты?» .

Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.

Скачать бланк отчета вы можете на нашем сайте — см.

В настоящий момент достаточно распространена ситуация отправления работодателем сотрудников в различного рода командировки. В связи с данной рабочей необходимостью оформляется множество документов, в частности, служебное задание на командировку. В 2017 году планируется множество нововведений в законодательство, и возникает вопрос, коснутся ли они данного вопроса. Ведь очень важно правильно составлять документы, связанные с командировкой, чтобы не было проблем с законодательством. В данной статье Вы сможете найти ответы на свои вопросы относительно командировочного отчета с тем, чтобы его заполнение не вызвало у Вас трудностей.

Отчет о выполнении командировочного задания: обязательно ли его составлять?

Работник, возвращаясь из командировки, имеет определенные обязанности перед работодателем. В частности, ему необходимо предоставить документацию по тому времени, которое он отсутствовал. Таким документом является авансовый отчет, в котором отражается размер денежных сумм, которые работник вынужден был потратить во время командировки.

Однако единственный ли это документ, который требуется от сотрудника? Как отчитаться за командировку, не за потраченные средства, а за само задание, непосредственно для выполнения которого работнику потребовалось уехать в другую местность? И нужно ли это?

Сразу следует сказать о том, что по сегодняшнему законодательству в этом нет необходимости. Данные о том, была ли выполнена работа сотрудником, необходимо было предоставлять в виде отчета вплоть до 2014 года; затем законодательство было изменено, данный отчет из перечня необходимых документов, предоставляемых работнику после командировки, был убран. Это означает, что острой нужды в таком отчете нет.

Но это не означает, что в организации не допускается применение такой документации. Это возможно сделать при желании, если для организации есть такая необходимость.

Срок отчета по командировочным расходам

Какие же сроки предусмотрены для сдачи отчетности сотрудником по возвращении из командировки? Для предоставления авансового отчета, о котором уже было сказано выше, установлен крайний срок – третий рабочий день со дня возвращения работника в командировку. Важно понимать, что следует считать именно рабочие дни, а не календарные, поэтому, если возвращение работника пришлось на выходные или, например, пятницу (при пятидневной рабочей неделе), у него есть время, чтобы отдохнуть и написать отчет о командировке с начала рабочей недели.

Что же касается отчета о проделанной работе, который, как уже было сказано, можно предоставлять дополнительно, ввиду того, что законодательством не предусмотрено необходимости его предоставления и, как следствие, четких сроков, все определяется внутренними правилами организации.

Авансовый отчет после командировки

Поговорим подробнее про авансовый отчет в связи с тем, что его предоставление работником обязательно. Как уже было сказано, в нем отражаются расходы, понесенные сотрудником в командировке. Работник отчитывается также о той сумме, которая была выдана ему на командировочные расходы, в частности, о суточных. При этом важно, что к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы на жилье, проезд, иные расходы, которые пришлось понести.

Служебка на командировку

Разобравшись с авансовым отчетом и отчетом о выполненной работе, необходимо также ответить на вопрос: необходимо ли оформлять служебное задание на командировку? Следует сказать, что согласно Трудовому кодексу РФ, это не обязательно делать. Однако здесь действует такое же правило, как и в случае с отчетом о выполнении задания: необходимость его составления может быть предусмотрена внутренними документами организации. Бланк служебного задания на командировку скачать можно без проблем в Интернете. Есть и другой вариант: организация может разработать его самостоятельно. Однако это также необходимо указывать во внутренних документах организации. Если же она этого делать не хочет, она вправе воспользоваться формой № № Т-10 или Т-10 а.

Отчет о командировке: образец

Итак, для того, чтобы отчитаться о командировочных расходах, Вам точно понадобится составить авансовый отчет; необходимость составления иных рассмотренных документов зависит от локальных актов организации. В связи с этим может возникнуть закономерный вопрос: обязательно ли придерживаться какой-либо определенной формы, или можно составить отчет в произвольной форме?

С 2013 года форма, предусмотренная для подобного рода отчетностей, перестала быть обязательной. Это означает, что форма отчета о командировке может составлена либо по унифицированной форме № АО-1, либо самостоятельно. В качестве примера мы заполнили для Вас форму № АО-1, чтобы показать, как это делать. Однако пользоваться ей совсем не обязательно, если Вам удобнее разработать собственную форму.