Как заменить сертификат электронной подписи? Электронную подпись компании могут аннулировать Как отозвать электронную цифровую подпись.

За время работы любого предприятия его кадровый состав может существенно меняться – это вполне понятно и очевидно. В связи с повсеместным внедрением электронных инструментов многими управляющими принимается решение о закупке корпоративных ЭЦП для своих сотрудников. Но смена кадров не должна негативно влиять на успех работы предприятия, его динамику и авторитет: в связи с этим после увольнения сотрудника, владевшего ЭЦП, необходимой ему для выполнения определенного спектра рабочих обязанностей, важно организовать процедуру аннуляции этой подписи (уже, по факту недействительной).

Ответственность электронной подписи внутри каждого предприятия/учреждения/организации определяется его регламентом и уставом. В соответствии с такими учредительными документами в случае увольнения того или иного сотрудника с любой должности обязательно должна быть произведена аннуляция имевшейся у него в распоряжении электронной подписи. Разумеется, после того, как сотрудник покинул ваш рабочий штат, подписью, не успевшей попасть под процедуру отзыва, недопустимо пользоваться. В том числе запрещается:

Передавать ее иным лицам.
Применять для подписания документов.

Аннуляция ЭЦП при увольнении – это первая процедура, которую должен инициировать руководитель после того, как подпишет документы об исчислении конкретного сотрудника из своего кадрового состава (вне зависимости от причины увольнения). Одним словом, в соответствии с установленным регламентом процедура аннулирования сертификата ключа ЭП осуществляется на базе заранее составленного заявления, которое работодатель (после факта увольнения его работника) обязан предъявить оператору центра регистрации, с которым его предприятие сотрудничает (или сотрудничало на момент выпуска сертификата).

Если вы все еще испытываете трудности в выполнении такой процедуры, как отзыв сертификата ЭП уволившегося сотрудника, обратитесь к консультантам Удостоверяющего центра. Они по максимуму детально и подробно расскажут вам, как аннулировать ЭЦП при увольнении быстро и на законных основаниях. Вам, как руководителю, в свое время заказавшему подпись для своего сотрудника (ныне увольняющегося или уже уволившегося) понадобится заполнить бланк на аннуляцию. Обычно все нюансы упомянутой процедуры описываются в регламенте конкретного УЦ. Посредством заполнения подобного бланка-заявки, а также направления его в специальный отдел УЦ, вы требуете от сотрудников сертификационного центра приостановки действия сертификата ключа ЭП. Разумеется, это возможно при наличии оснований и доводов полагать, что тайна ключа закрытого типа не была нарушена.

Как пользоваться ЭЦП или часто задаваемые вопросы касательно личных ключей и сертификатов. Ответы даны на примере АЦСК ИСД ГНС, но в принципе, информация актуальна и для других ацск.

Как заполнять "Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису", если директор и бухгалтер - одно лицо.

В случае, когда одно лицо исполняет обязанности директора и бухгалтера, рекомендуется отправлять два отдельных электронных документа "Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису" J(F)1391103 (далее Уведомление) для каждого сертификата. То есть заполняем:

форму Уведомления как за директора
форму Уведомления как за бухгалтера

Также может быть ситуация, когда одному лицу делегировано право подписи различных видов документов. Например, бухгалтер является ответственным лицом по подписанию налоговых накладных и уведомлений об открытии/закрытии счетов.

В таком случае для регистрации сертификатов в ДФС рекомендуем отправить отдельные Уведомления на каждый сертификат такого лица

Если изменилось основное место учета, нужно ли получать новый сертификат ЭЦП?

Согласно ст. 7 Закона № 852-IV и пп. 3.4.6 Договора о предоставлении услуг электронной цифровой подписи, утвержденного приказом ИСД ДФС от 29 ноября 2017 г. № 150, в случае изменения регистрационных данных, указанных в сертификате электронного ключа и (или) регистрационной карточке необходимо сообщить центру сертификации ключей об изменениях и предоставить новые, правильные данные.

Поэтому, если у субъекта хозяйствования или физлица изменился адрес места учета, то нужно обратиться в тот АЦСК, где получали электронную цифровую подпись.

В центре сертификации нужно будет:

написать заявление с целью отмены усиленных сертификатов со старым адресом
оформить новые сертификаты. Для этого нужно будет подать пакет регистрационных документов (какие документы лучше уточнить именно в центре)

Нужно ли отправлять сертификаты, полученные в АЦСК в контролирующие органы?

Усиленные сертификаты ключей подписантов (налогоплательщиков), которые получили услуги электронной цифровой подписи (ЭЦП) от в любом аккредитованном центре сертификации ключей (АЦСК), передаются в органы ДФС автоматически при подписании договора «О признании электронных документов» (), используя для этого специальные программы, онлайн сервисы, в том числе предоставленные компаниями участниками Меморандума по улучшению процесса представления отчетности, внедрения электронных сервисов и развития электронного документооборота - т.е программы , Арт-звит плюс, М.Е.DOC или же сервисы , и т.п. Программное обеспечение от АЦСК ИСД можно найти в специальном разделе на сайте ]]> http://acskidd.gov.ua ]]> .

Таким образом предоставлять в органы ДФС усиленные сертификаты не нужно. Сертификаты ключей используются органами ДФС во время проверки электронной отчетности и идентификации лиц, которые ее подписали.

Какой срок действия усиленных сертификатов ЭЦП?

Сертификаты, выданные в АЦСК в том числе и в АЦСК ИСД ГНС не могут действовать более 2-х лет со дня их создания. Проверить срок действия можно в специальных программах для подачи отчетности или онлайн сервисов, или же с помощью программы «Користувач ЦСК-1», которую можно скачать .

Подробнее о том, как узнать срок действия сертификата и его статус в статье:]]> ]]>

Чтобы проверить срок сертификатов, установите и откройте программу Користувач ЦСК-1 и найдите в меню пункт "Просмотреть сертификаты". Добавьте свой сертификат с помощью кнопки "Импортировать" или же найдите его в списке, если устанавливали его ранее. Чтобы узнать информацию, касающуюся усиленного сертификата, в частности срока действия, выберете нужный сертификат и два раза кликните по нему левой кнопкой мыши. Выберете пункт "Детальная информация" для получения подробной информации об усиленном сертификате.

Можно ли аннулировать усиленный сертификат, выданный в АЦСК по телефону?

Где можно найти бланки для заполнения заявлений на отмену, блокирование и возобновление усиленного сертификата?

Обычно формы заявлений для блокирования, отмены или возобновления сертификатов находятся на сайтах АЦСК. К примеру, на сайте АЦСК ИСД ГНС раздел называется "Блокування, оновлення, скасування" ]]> http://www.acskidd.gov.ua/blokuvannya ]]> . А для АЦСК Мастеркей: в разделе "Заявления и доверенности" ]]> https://www.masterkey.ua/page4666.html?drg=1 ]]> .

Блокировать или аннулировать сертификат можно по телефону.

Заполненное по установленной форме и удостоверенное собственноручной подписью заявителя (подписанта) заявление на изменение статуса сертификата нужно передать в АЦСК или обособленный пункт регистрации пользователей. В случае если владельцем сертификата является юридическое лицо, подпись уполномоченного представителя юридического лица заверяется печатью.

Как проверить статус сертификата?

Проверить статус сертификата (то есть действующий ли он или аннулирован или блокирован) можно в программном обеспечении или сервисе, используемым вами для отправки и создания электронной отчетности. Можно, к примеру, воспользоваться программой . Чтобы проверить статус сертификатов, установите и откройте программу Користувач ЦСК-1 и найдите в меню пункт "Просмотреть сертификаты". Добавьте свой сертификат с помощью кнопки "Импортировать" или же найдите его в списке, если устанавливали его ранее. Нажмите "Проверить", чтобы получить информацию о статусе. Подробная информация отображается при нажатии на пункт "Сертификат".

Какая стоимость сертификата ЭЦП?

В АЦСК ИСД ГНС сертификаты ЭЦП можно получить бесплатно. Также можно получить бесплатную ЭЦП и клиентам Приватбанка.

Стоимость в других АЦСК можно узнать на официальных сайтах:

Официальный сайт: http://www.ivk.org.ua/

Официальный сайт: ]]> https://www.masterkey.ua/ ]]>

Официальный сайт: ]]> https://acsk.privatbank.ua/ ]]>

Официальный сайт: ]]> http://www.cskidd.gov.ua/ ]]>

Официальный сайт: ]]> http://www.uakey.com.ua/ ]]>

Официальный сайт: ]]> http://ksystems.com.ua/ ]]>

В каких случаях сертификаты могут быть отозваны

Сертификат автоматически отменяется АЦСК (Центром), без предоставления отдельного уведомления заявителю (подписчику), в случае:

окончания срока действия сертификата подписчика;
не возобновления заблокированного сертификата в течение 30 календарных дней.

Сертификат отменяется по письменному заявлению, без дополнительного уведомления, в случае:

прекращении деятельности клиента (юридического лица или физического лица предпринимателя);
расторжения подписчиком трудового договора с клиентом (юридическим лицом или физическим лицом предпринимателем);
компрометации личного ключа подписанта;
по заявлению заявителя или его уполномоченного представителя.

Сертификат ключа может быть досрочно отменен Центром по письменному или электронному уведомлению заявителя, в случае:

вступления в законную силу решения суда об отмене усиленного сертификата ключа;
признании подписчика недееспособным по решению суда;
предоставлении клиентом недостоверных данных, прекращения (расторжения) договора о предоставлении услуг ЭЦП с клиентом.

Сертификат ключа досрочно отменяется Центром, без отправки уведомления в случае смерти автора или объявления его умершим по решению суда. Аннулированные сертификаты восстановлению не подлежат. Информация о всех аннулированных сертификатах автоматически заносится в Список отозванных сертификатов, который публикуется на официальном сайте АЦСК и является доступным каждому пользователю.

Как загрузить свой сертификат?

Можно ли использовать ЭЦП, полученную в АЦСК для работы с электронной отчетностью, с целью заключения договоров с другими субъектами хозяйствования?

Пунктом 3 Правил усиленной сертификации, утвержденных приказом Департамента специальных телекоммуникационных систем и защиты информации Службы безопасности Украины (далее – ДСТСЗИ СБУ) от 13.01.2005 № 3 (в редакции приказа ДСТСЗИ СБУ от 10.05.2006 № 50) определено, что порядок и процедура обслуживания сертификатов подписчиков, перечень сфер, в которых разрешается использование сертификатов и ограничения по их использованию устанавливается Регламентом работы аккредитованного центра сертификации ключей.

Так согласно пункта 3.1 Регламента Аккредитованного центра сертификации ключей АЦСК ИСД осуществляет обслуживание усиленных сертификатов открытых ключей, сформированных для органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, физических лиц, независимо от сферы их использования.

Сферой использования усиленных сертификатов АЦСК ИСД является организация электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи, в том числе представления электронной отчетности, осуществления электронной переписки, заключения договоров в электронной форме.

Следовательно, налогоплательщики имеют право использовать усиленные сертификаты открытых ключей, полученные в АЦСК ИСД для заключения договоров в электронной форме с другими субъектами хозяйствования.

В других АЦСК есть специальные пакеты услуг, предназначенные для физических лиц, нотариусов и др. Стоимость услуг и сферу применения этих ЭЦП можно уточнить на официальных сайтах центров.

Что делать, если при подписании документа возникает ошибка "Неверный пароль или ключ поврежден"

Можно ли изменить название личного ключа или сертификата?

Личный ключ электронной цифровой подписи имеет жестко определенное название – «Key-6.dat», которая изменению не подлежит. Изменение названия личного ключа приведет к невозможности его использования. Название сертификата может быть изменено по желанию клиента, за исключением расширения файла «*.cer».

Можно ли скопировать личный ключ?

Личные ключи подписчиков могут быть свободно скопированы или перемещены на любые носители, в том числе и на жесткий диск компьютера. Но для избежания злоупотреблений с личными ключами электронной цифровой подписи и предупреждения их компрометации, специализированное программное обеспечение Аккредитованного центра сертификации ключей Информационно-справочного департамента осуществляет поиск и считывание личного ключа исключительно из корневого каталога съемного носителя ключевой информации (флеш-носитель, CD/DVD - диск).

Что делать если поврежден личный ключ или забыли пароль?

Если подписант потерял (повредил) личный ключ или забыл пароль защиты личного ключа, то он должен обратиться в представительство АЦСК, в котором получал услугу электронной цифровой подписи и повторно пройти процедуру регистрации с одновременным представлением заявления на отмену усиленного сертификата и пакета регистрационных документов для соответствующей категории налогоплательщика перечень которых определен в Регламенте АЦСК.

Как проверить есть ли личный ключ на носителе (флешке, диске и т.п.)?

Для того чтобы проверить наличие личного ключа электронной цифровой подписи на носителе нужно включить функцию просмотра скрытых файлов. В частности, если у вас установлена операционная система Windows 7 нужно выполнить следующие действия:

открыть «Мой компьютер» и на вкладке «Упорядочить» нажать пункт «Параметры папок и поиска» ;

Если у вас установлена операционная система Windows XP нужно выполнить следующие действия:

открыть «Мой компьютер» и на вкладке «Сервис»нажать пункт «Свойства папки» ;
в окне «Параметры папок» на вкладке «Вид» нужно поставить метку «Показывать скрытые файлы, папки и диски» и нажать кнопку «Применить»

Итак, для проверки наличия личного ключа электронной цифровой подписи на носителе необходимо включить функцию просмотра скрытых файлов. Результатом проверки является отображение файла «Key-6.dat». При этом для правильной работы личного ключа электронной цифровой подписи менять имя указанного файла запрещается.

Сертификат ключа проверки электронной подписи имеет ограниченный срок действия - он составляет 12 месяцев для юридических и физических лиц. По истечении этого периода сертификат нужно менять. Как это сделать?

Если нужна плановая смена ЭП

Замена считается плановой, если просто истекает срок действия сертификата, при этом ключевой носитель (токен) не утерян, а реквизиты ваших юридических документов и личных данных не поменялись. Удостоверяющий центр СКБ Контур заранее присылает уведомление о необходимости получить новый сертификат.

При плановой замене вы получите новый сертификат электронной подписи (), обратившись в свой удостоверяющий центр по той же схеме, что и при первичном получении сертификата:

Шаг 1. Написать заявление на выпуск. Если срок действия сертификата электронной подписи не истек, нужно будет написать заявление на его отзыв, чтобы прекратить действие старого.
Шаг 2. Прийти в с оригиналами документов или их юридически заверенными копиями. При плановой замене все сведения о владельце сертификата должны совпадать со сведениями в старом сертификате.
Шаг 3. Оплатить выставленный счет и выслать специалисту сканы документов (список можно уточнить у специалистов).
Шаг 4. Получить новый сертификат на токен.

Если замена внеплановая

Внеплановой можно назвать такую ситуацию:

Утерян или сломался ключевой носитель, при этом не сделана копия в реестре или на другой носитель.
Подпись скомпрометирована: есть риск, что ключ электронной подписи стал доступен злоумышленнику.
Изменились данные в сертификате (ФИО и/или должность владельца сертификата, наименование, ИНН, ОГРН организации, юридический адрес организации, и т. д.).

Во всех трех случаях, прежде всего, нужно отозвать старый сертификат и написать заявление на выпуск нового. В ЦУ СКБ Контур отзыв старого и выдача нового происходят по одному заявлению.

Если нет страховки на такие случаи, то за перевыпуск придется заплатить. В Удостоверяющем центре СКБ Контур есть услуга « », воспользовавшись которой можно бесплатно перевыпустить сертификат до трех раз в год.

Выпустить новый сертификат из-за того, что в нем изменились данные, можно только после официального изменения реквизитов организации. То есть вместе с комплектом документов на внеплановую замену сертификата нужно предоставить оригинал информационного письма с подписью действующего руководителя и печатью организации (при наличии), в котором будут указаны новые реквизиты организации.

Пакет документов для перевыпуска сертификата (оригиналы или юридически заверенные копии):

Заявление на изготовление сертификата. Все заявления заполняются и подписываются от лица действующего руководителя или уполномоченного сотрудника, у которого есть право подписи таких документов. Право должно быть подтверждено доверенностью или приказом — их тоже надо будет предоставить.
Заявление на отзыв прежнего сертификата. Данное заявление необходимо, только если срок действия сертификата электронной подписи не истек. В УЦ СКБ Контур сертификат отзывается и выдается по одному заявлению.
Копию документа, подтверждающего вносимые в сертификат данные. Предоставляется в случае, если данные изменились.

После получения заявления, нужно будет прийти в сервисный центр для получения нового сертификата.

Электронная газета

Компании могут в любой момент лишиться электронной подписи. Ведь при любых подозрениях в недобросовестности инспекторы могут аннулировать сертификат на электронную подпись.

Инспекторы стали аннулировать электронные подписи, чтобы вывести из оборота однодневки и лишить их возможности сдавать отчетность. Под подозрения попадают и добросовестные компании. Мы выяснили, когда инспекторы постараются аннулировать подпись.

Причина № 1. Недостоверные данные в реестре

Убедитесь, что в госреестре у компании нет отметки о недостоверных данных. Например, такую запись может получить организация, если не находится по юридическому адресу.

Для инспекторов недостоверные сведения у компании - признак того, что она однодневка, а ее директор номинальный. Чтобы это проверить, инспекторы вызывают руководителя в налоговую.

Важная статья:

Ревизоры допросят директора. Если он подтвердит, что действительно руководит компанией, то все в порядке. Если ответит, что не имеет к организации отношения, инспекторы предложат ему отказаться от электронной подписи. Ведь если руководитель ненастоящий, значит, он не распоряжается подписью, а документы за него подписывает кто-то другой.

Материалы допроса инспекторы передадут оператору данных, который выпустил сертификат. Оператор сразу аннулирует подпись, и она станет недействительной. Компания об этом узнает, когда будет отправлять электронный документ. Подпись не сработает.

Чтобы аннулировать подпись, налоговикам недостаточно признать директора номинальным. Руководитель должен отозвать ее своим заявлением. Это нам подтвердили операторы данных. Поэтому, если директора вызвали, попросите его внимательно читать бумаги, которые дают подписывать налоговики.

Причина № 2. Дисквалифицированный директор

Налоговики аннулируют подпись, если директора дисквалифицировали за нарушения. Для этого не нужно брать у руководителя заявление на отзыв сертификата. Инспекторам достаточно сообщить в удостоверяющий центр, что руководителя лишили полномочий. Подпись сразу аннулируют.

Безопаснее проверять полномочия своего директора и руководителей контрагентов. Ведь налоговики стали чаще дисквалифицировать директоров.

Лишить полномочий руководителя могут из-за регистрации однодневок, трудовых нарушений и по другим причинам. Таким сотрудникам запрещают возглавлять компании на срок от шести месяцев до трех лет (ч. 2 ст. 3.11 КоАП РФ).

Проверить, попал руководитель в реестр дисквалифицированных или нет, можно на egrul.nalog.ru > «Поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц».

Причина № 3. Массовый бухгалтер

Налоговики могут лишить подписи главбухов, которые сдают отчетность нескольких организаций. Например, компаний одной отрасли. Инспекторы решат, что все организации зависимые, а бухгалтер обслуживает участников схемы. Но сначала проверяющие запросят пояснения.

Нет ничего удивительного в том, что бухгалтер обслуживает компании из одной сферы. Объясните налоговикам, что найти специалистов в некоторых отраслях компаниям бывает трудно в силу специфики. Например, в строительстве или сельском хозяйстве. Поэтому многие компании одного вида деятельности обращаются к одному и тому же специалисту.

Аннулировать подпись инспекторы также могут, если представитель визирует документы подписью директора компании, а не своей. Но узнать об этом ревизоры смогут только на допросе директора. Тогда инспекторы аннулирую подпись именно руководителя.

Не пользуйтесь подписью руководителя компании. Безопаснее, если бухгалтер заверяет отчеты своей подписью по доверенности.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это средство идентификации личности в сети, необходимое для заключения сделок, пользования госуслугами и выполнения других действий. Срок действия ЭЦП обычно составляет 1 год, однако он может быть изменен при определенных обстоятельствах. Этот срок устанавливает удостоверяющий центр, и в некоторых случаях действие подписи может быть прекращено до его окончания.

Что такое электронная подпись и сколько она действует

ЭЦП – это информация, специальный зашифрованный код, с помощью которого можно провести идентификацию ее обладателя. Собственник получает сертификат ключа ЭП, и с этого момента начинает течь срок действия электронной подписи. Соответствующую дату обязательно фиксируют в реестре. Этот момент прописан в федеральном законодательстве – Законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Срок действия также может стартовать чуть позже, чем дата получения сертификата ключа (прописывают отдельно).

Обычный срок действия ЭЦП для электронных торгов – 1 год. Срок действия электронной подписи для налоговой инспекции тоже составляет 12 месяцев.

Когда сертификат перестаёт действовать

Сертификат ключа в соответствии с нормами законодательства может прекратить действовать в следующих случаях:

Как только срок действия ЭЦП закончился (сертификат прекратил действовать), об этом необходимо внести запись в реестр, что делают не позднее чем через 12 часов. Только после того, как информация была исключена из реестра, сертификат прекращает действие и больше не может быть использован для совершения различных операций и действий в Интернете.

Где можно получить электронную подпись

Чтобы стать обладателем электронной цифровой подписи, необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Эти организации работают с ИП, юридическими и физическими лицами.

Для получения подписи необходимо указать личные данные и персональные реквизиты. Сотрудник удостоверяющего центра подробно расскажет, сколько составляет срок действия электронной подписи, как проверить срок действия ЭЦП, а также как восстановить подпись или получить новую при необходимости.

При обращении в аккредитованную организацию вы получаете подпись, соответствующую всем техническим требованиям. Она будет без проблем работать при оформлении сделок и выполнении иного перечня действий. При заполнении заявки организация гарантирует сохранность персональных данных и их обработку в строгом соответствии с действующим законодательством.

Как аннулировать ЭЦП

Если срок действия сертификата ЭЦП еще не подошел к концу, но его собственнику по каким-либо причинам необходимо прекратить существование электронной подписи, он должен обратиться с заявлением в удостоверяющий центр, который её выдал. Также собственник может запросить механическое уничтожение носителя электронного ключа – флеш-накопителя или смарт-карты. Это позволяет предотвратить возможное восстановление подписи и использование ее в преступных целях. Для этого должен быть заполнен специальный акт.

Таким образом, срок действия ключа ЭЦП определяет выбранный удостоверяющий центр. Но при необходимости его можно продлить или значительно сократить. Если организация прекращает работу или предприниматель решает завершить деятельность, необходимо позаботиться об аннулировании электронной подписи, чтобы не допустить ее противоправного использования. Информация после этого будет удалена из реестра, и для восстановления деятельности во всемирной сети необходимо будет получить новую электронную подпись.