Первичный учет на предприятии на примере. Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Тема 6

Учетный регистр. Правила исправления ошибок

Первичный учет. Классификация первичных документов

РЕГИСТРЫ И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Тема 5

5.1. Первичный учет. Классификация первичных документов

5.2. Учетный регистр. Правила исправления ошибок

5.3 . Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации. Первичный учет – это начальная стадия системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хоз. процессы и явления происходящие на предприятии.

Объектами первичного учета являются:

Заготовление;

Приобретение;

Расходование материальных ресурсов;

Нормирование;

Выработка рабочих-сдельщиков;

Затраты на производство;

Движение полуфабрикатов;

На стадии учетной работы первоначальные сведения о хоз. процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный документ – бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хоз. операций и является первым свидетельством происшедших фактов.

Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хоз. операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хоз. операции. Большинство учетных бух. документов составляются на типовых бланках утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, журналах, книгах.

Учетные документы бывают внешние и внутренние. Внешние документы поступают на предприятие со стороны:

Из вышестоящих организаций;

Налоговой инспекции;

От учредителей, поставщиков, покупателей;

Из кредитной сферы и др. источников.

Эти документы составляются по типовым формам. Например: счет – фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются на предприятии. Различают следующие виды:

Распорядительные;

Оправдательные (исполнительные); -

комбинированные;

Бухгалтерского оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хоз. операций. К ним относятся: распоряжение руководителя и уполномоченных им лиц на совершение хоз. операций.

Оправдательные или исполнительные документы удостоверяют факт совершения хоз. операции. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов, акты приемки выбытия основных средств, документы о приемке рабочих, изготовленной продукции и т.д. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хоз. операций и за правильность их оформления. Это могут быть начальники цехов, мастера, зав. складом и т.д. Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, а затем принимаются к учету.



Комбинированные – такие документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц.

Документы бух. оформления составляются тогда, когда для записей хоз. операций нет других документов или при обобщении и обработки оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения материалов, амортизации и др.

Применяемые в Б.У. документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы – первичные документы, которые оформляют каждую хоз. операцию и оформляются в 1 приём.

Накопительные документы составляют в течении определенного периода времени путем постепенного накапливания однородных хоз. операции. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

Например : лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада предприятия.

Различают так же:

Первичные документы;

Сводные документы.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой.

Первичные документы по сути можно разделить на 2 вида:

1) документы-основания (договора, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание). Они регламентируют операции с контрагентами или клиентами. Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движении товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам;

2) сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения и т.д.). Они сопровождают движение товаров, услуг, денежных средств. К такого рода документам могут быть созданы бух. проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.

Документы-основания в большинстве относятся к оперативному учету. Сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета.

Записать хоз. операцию на счетах означает отразить ее содержание в учетных регистрах.

Учетные регистры – счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его формирования. Учетные регистры могут быть в виде бух. книг, карточек, ведомостей. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов назначения регистра и способа учетной регистрации.

Учетная регистрация – запись хоз. операций в учетных регистрах. В зависимости от строения учета регистры делятся на:

Хронологические;

Систематические.

В хронологических регистрах информация о хоз. операциях записывается в последовательности их свершения.

В систематических регистрах, кроме того, хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

Синтетический учет ведется в систематических регистрах, а аналитический – в аналитических регистрах.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, разборчивыми. После регистрации хоз. операций в учетном регистре на первичном документе делают отметку, что он учтен в регистре. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров сопоставляют между собой путем составления оборотных ведомостей или другим способом. После утверждения годового отчета, учетные регистры группируют, переплетают, сдают на хранение в текущий архив предприятия.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют:

1) корректурным способом;

2) способом дополнительных проводок;

3) ”красное сторно”.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспондирующих счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, подписавших документ, а в учетных регистрах – подписью лица производящего исправление.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бух. проводке и в учетных регистрах указано правильное корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бух. проводку на разность между правильной и уменьшенной суммой операций.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ ”красное сторно”. В начале ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденция счетов, но запись производят красным цветом или обычны, но запись заключают в рамочку (). Неправильную проводку записывают красным в соответствующие регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы записанные красным вычитают из итога, тем самым запись аннулируется, т.е. снимается отрицательным числом. После этого составляют новую проводку с правильной корреспонденции счетов и записывают в регистры обычными чернилами. Способ ”красное сторно” применяется и в тех случаях, когда не нарушена корреспонденция счетов, но преувеличена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют проводку на разность между преувеличенной и правильной суммой способом ”красное сторно”. Этот способ так же используется для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

5.3. Мемориально – ордерная и журнально-ордерная формы учета

Форма Б.У. – это совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. В РФ применяют:

Мемориально-ордерную;

Журнально-ордерную;

Упрощенную форму и их автоматизированные варианты.

Мемориально-ордерная форма применяется в нескольких вариантах, в зависимости от особенностей отрасли и типа предприятия. В ней сочетаются: книжные и карточные, разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или ведомостях. Для аналитического используются книги, ведомости, карточки. На каждую хоз. операцию или группу операций, объединенных в сводном документе, составляется мемориальный ордер. Главное содержание этого ордера – это бух. проводка, т.е. корреспонденция счетов, дата его составления и сумма хоз. операций. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельных документов, а иногда место для мемориального ордера предусмотрено в бланке документа.

Большинство операций в течение месяца группируются во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляется мемориальный ордер. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, где им присваивается порядковые номера.

Например:

Мемориальный ордер № 3

Дт 20 “Основное производство”

Кт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

Бухгалтер А.А. Петров

После записи в регистрационном журнале сведений о хоз. операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или заменяющую ее ведомость.

В Главной книге на левой стороне счета отражаются данные о хоз. операциях по дебету, а на правой стороне счета – по кредиту. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сверяются с оборотом в журнале регистраций мемориальных ордеров. Баланс и отчетность предприятие составляет на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.

При журнально-ордерной форме на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Эти итоги представляют собой бух. проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах Главной книги. Поэтому накопительные журналы называют журналы-ордера.

Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета Главной книги. Журналы-ордера открываются на месяц. Главная книга открывается на год. В Главной книге каждому счету отводится отдельная страница. Кредитовый оборот по каждому счету переносится в Главную книгу одной итоговой суммой за месяц. Дебетовый оборот по каждому счету собирается в Главной книге по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. Затем на счете Главной книги подсчитывают итоги по дебету счета и определяют сальдо на конец месяца.

Схема: Журнально-ордерная форма учета:


1 – Первичные документы;

2 – Кассовая книга;

3 – Накопительные и группированные ведомости по синтетическим счетам;

4 – Журналы ордера (кредитовый признак);

5 – Главная книга (дебетовый признак);

6 – Баланс и отчеты;

7 – Ведомости и карточки аналитического учета;

8 – Оборотная ведомость по аналитическим счетам;

6.1 Назначение документации

6.2 Первичный учет

6.3 Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации

6.4. Контроль и хранение первичных учетных документов

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

1. Понятие первичных документов

Под первичным документом в бухгалтерском учете понимается бумажный бланк, предназначенный для регистрации исходной информации.

Понятие «документ» является наиболее широким, чем «первичный документ». Под документами в обиходе понимаются также любая деловая бумага, то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.), любое письменное свидетельство.

Показательна этимология слова «документ», берущего начало от латинского documentum - свидетельство. Бухгалтеры в конце XIX - начале XX в. любили подчеркивать доказательную силу первичного документа, под которой понималась его способность служить доказательством в суде. Данная функция первичного документа в настоящее время полностью сохранилась.

Приведенное определение первичного документа содержит несколько существенных моментов.

I. Важно указание на бумажный носитель. Хотя материал носителя теоретически может быть любым, но традиционно в сознании бухгалтера первичный документ ассоциируется с листом бумаги.

С появлением и развитием письменности в качестве носителя разными народами использовались различные материалы, но сегодня подавляющее количество первичных документов существуют именно в бумажной форме. Этим мы обязаны технологическому уровню развития цивилизации: уже несколько веков как бумага является стандартным носителем информации, и только с появлением компьютерных технологий ее позиции несколько поколебались.

II. Первичный документ служит для регистрации информации. Связь между документом и регистрируемым фактом хозяйственной деятельности носит во многих случаях двусторонний и взаимозависимый характер:

С одной стороны, произошедший факт хозяйственной деятельности вызывает необходимость в ее регистрации;

С другой стороны, некоторые факты хозяйственной деятельности не считаются совершенными без их письменного оформления. Более того, в некоторых случаях несоблюдение письменной формы сделки автоматически влечет за собой ее недействительность.

Таким образом, между фактом хозяйственной деятельности и первичным документом существует как прямая, так и обратная связь.

III. Первичным документом регистрируется только исходная информация, а не операционная или отчетная. Безусловно, выводиться на бумагу может как та, так и другая: бланки с содержащимися на них операционными или отчетными данными носят название отчетов или ведомостей. Но первичным документом считается только бланк с исходной информацией. Это обстоятельство подчеркивается названием документа «первичный», т.е. первоначальный, входной.

Первичный документ как основание бухгалтерской записи. Одним из принципов бухгалтерского учета является документирование. Под документированием понимается процесс оформления каждого факта хозяйственной деятельности, подлежащего регистрации, первичным документом. Формулировка принципа документирования приписывается В. Швайкеру (1549 г., Германия).

Поскольку в виде факта хозяйственной деятельности регистрируются некоторое количество объектов, а учитываются объекты на счетах бухгалтерского учета, каждый первичный документ может быть охарактеризован некоторым количеством счетов. Установление в соответствии между первичным документом и счетами (корреспонденцией счетов) иногда называют контировкой (от итальянского conto - счет). Часто первичные документы составляются вследствии того, что сделано бухгалтерская запись: в бухгалтерию поступает первичный документ, на основании чего производится соответствующая бухгалтерская запись.

Документирование является промежуточным этапом между наблюдением объекта и в реальности и его регистрации в системе учета. Сама регистрация информации при помощи первичного документа считаться вводом информации в систему не может, поскольку существование документа не гарантирует попадание информации в массив операционных данных. Разумеется, при книжной форме учета это утверждение достаточно относительно, зато при компьютерной не вызывает сомнений.

В соответствии с принципом документирования каждый подлежащий регистрации факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным документом. Отсюда другое название первичных документов - оправдательные. Подразумевается, что бухгалтер оправдывается, предъявляя документ, послуживший причиной выполнения бухгалтерской записи.

Нельзя сказать, что неприменяемая методология бухгалтерского учета располагает к строгому и последовательному исполнению данного принципа.

Во-первых, в некоторых случаях оформления документов каждого факта хозяйственной деятельности называется не хозяйственной необходимостью, а особенностями учетной методологии (чаще в конце учетного периода). Такие записи могут быть оформлены бухгалтерской справкой, но могут быть и не оформлены, как это обычно и случается на практике.

Во-вторых, существует большой класс бухгалтерских записей, чья регистрация всецело определяется регистрацией других параллельно осуществляемых с ними записей. Например, поступление оплаты от покупателя влечет за собой выполнение не только записей об этом, но также и записи о возникновении обязательств перед бюджетом по уплате косвенных налогов. Таким образом, один документ может служить основанием для выполнения сразу нескольких бухгалтерских записей.

В-третьих, основание для выполнения одной записи часто служат сразу несколько первичных документов. Типичным примером является отпуск товаров на условиях коммерческого кредита, при котором покупателю могут быть выданы на руки накладная, счет, счет-фактура, а случается, и иные первичные документы.

В данном случае все названные документы могли быть совмещены в одном, но такое не всегда осуществимо. Регистрация некоторых фактов хозяйственной деятельности одним первичным документом практически невозможна. При покупке товары за наличные имеет место один факт хозяйственной деятельности - взаимный и одновременный обмен ценностями. Но в бухгалтерском учете регистрация данного факта разбивается минимум на два этапа:

1. Оплата наличных;

2. Передача товара.

Оплата наличных регистрируется приходным кассовым ордером, а передача товара - накладной на его отпуск на сторону. Вместить эти первичные документы в одном сложно ввиду того, что кассовые и складская помещения территориально разобщены и, собственно, имеются два объекта хозяйственной деятельности, каждый из которых требует своего оформления. Как видим, применение принципа документирования на практике достаточно противоречиво.

Регистры бухгалтерского учета.

С понятием первичного документа тесно связаны понятие регистра бухгалтерского учета.

Под регистром (от латинского registrum - список, перечень) в бухгалтерском учете обычно понимают носители и форму представления в них операционных данных. От первичных документов регистры отличают два момента:

1. В регистрах отображаются неисходные, а операционные данные;

2. Термин указывает вскоре не на операционный характер данных, а на форму их предоставления: в этом смысле любая клетка таблицы, содержащая операционные данные представляет собой регистр.

Поскольку некоторые первичные документы служат для накопления информации, т.е. фактически используется в качестве материальных носителей одновременно и исходных и операционных данных, четко разграничить первичные документы и регистры бухгалтерского учета невозможно; иногда под регистрами подразумеваются непосредственно первичные документы.

Использование терминов практиковалось при книжной форме учета, причем в практической бухгалтерии он распространение не получил. С возникновением компьютерной формы учета, склонной заимствовать терминологию у теории информационных систем или близких ей по духу дисциплин, необходимость его употребления вообще оказалась под вопросом. Точнее никакого вопроса нет: термин «регистры учета» по причине того, что путает носитель и фиксируемую на нем информацию, а также не совсем четко различает стадии функционирования информационной системы, безнадежно устарел и не соответствует уровню современных научных воззрений.

2. Реквизиты первичных учетных документов

Реквизиты документов (англ. essential element of documents) представляют собой определенную совокупность показателей (данных), формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованным принять его к бухгалтерскому учету. Для этого реквизиты должны обеспечить исчерпывающую характеристику хозяйственного факта деятельности предприятия и придания документу доказательной силы с юридической точки зрения. Набор реквизитов документа определяется видом хозяйственных фактов. Поэтому, скажем, кассовый приходный ордер имеет одни индивидуальные реквизиты, расходный - другие. Вместе с тем имеются и общие или, как их называют официально, обязательные реквизиты. Указываются они в соответствующих нормативных документах Госкомстата и Центробанка РФ.

В названный перечень включены следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), наименование организации, дата составления, указания сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. В официально утвержденных типовых бланках документов все обязательные реквизиты уже имеются.

В зависимости от вида хозяйственного факта и технологии обработки данных в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, которым можно отнести номер документа, адрес предприятия, основания для совершения хозяйственного факта и некоторые другие. Для автоматизированной обработки бухгалтерской информации реквизиты документы фиксируются в виде цифровых кодов.

Документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они соответствуют действующим общегосударственным стандартам, регламентирующим состав и расположение реквизитов в строго определенном месте документа; сама форма документа кодируется также в общегосударственном масштабе.

Код формы - это семизначный номер того или иного документа, опубликованный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Печатью заверяются те документы, для которых это предусмотрено нормами действующего законодательства, учетной политикой или соглашением сторон при заключении хозяйственных договоров. Например, печать заверяются чеки на получение денег со счетов в банке, поручения на переводы денежных средств (в бюджет, фонд социального страхования от несчастных случаев и др.), корешки кассовых приходных ордеров, акты приемки - сдачи выполненных работ.

Документы, которыми оформляются сходные кассовые операции, денежные платежи со счета в банке, операции с ценными бумагами, некоторые другие, подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия либо их заместителями, если на это издан соответствующий приказ (распоряжения).

При составлении документа заполняются все его обязательные реквизиты. Свободные строки и реквизиты, согласно пункту 2.9 Положения о документах, подлежат обязательному прочерку.

Унифицированные формы первичной учетной документации должны оформляться в строгом соответствии с утвержденными Госкомстатом РФ указаниями по их применению и заполнению, в которых отражается предназначение формы; порядок ее заполнения; должностные лица, ответственные за составление; движение документа (положения действующего в организации графика документооборота при этом не могут противоречить утвержденным указаниям).

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов составляются в порядке, предусмотренном в действующем на предприятии графике документооборота, а также согласно положениям учетной политики предприятия.

Ряд составляемых организацией документов должны иметь, согласно действующему порядку, и некоторые другие обязательные реквизиты.

Так, например, включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) допускается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных лиц, участники со стороны предприятия, величина расходов.

В противном случае становится проблематичным отнести затраты именно на себестоимость.

Такой реквизит, как идентификационный номер плательщика (ИНН) должен быть указан при заполнении утвержденных МНС РФ (Госналогслужбой РФ) заявлений, деклараций, справок, а также при оформлении иных документов, если это установлено требованиями нормативных актов.

В соответствии с «Порядком и условиями присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика», утвержденным приказом МНС РФ от 27 ноября 1998 года N ГБ-3-12/309 идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) вместе с кодом причины постановки на учет с 1 января 2000 года должен указываться во всех документах, используемых организацией в налоговых отношениях.

Кроме того, в соответствии с пунктом 7 письма Госналогслужбы РФ, Минфина РФ и Центробанка РФ от 5, 16 июня 1995 года NN ВГ-4-12/25н, 47, 174, ИНН должен указываться при оформлении любых расчетно-платежных документов по строкам как «Плательщик», так и» Получатель» (сохранено с принятием нового Положения Центробанка РФ» О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 8 сентября 2000 года №120-П).

На выдаваемом покупателю кассовом чеке в соответствии с пунктом 4 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденным постановлением Совмина - Правительства РФ от 30 июля 1993 года №745 (в редакции изменений и дополнений), должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

Наименование организации;

Идентификационный номер организации-налогоплательщика;

Заводской номер контрольно-кассовой машины;

Порядковый номер чека;

Дата и время покупки;

Стоимость покупки (услуги);

Признак фискального режима.

Счета-фактуры, служащие основанием для зачета сумм НДС по полученным от поставщиков и подрядчиков товарам (продукции, работам, услугам), в соответствии с пунктом 5 статьи 169 части второй НК РФ, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения;

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения;

7) цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара;

14) номер грузовой таможенной декларации.

При этом сведения по пунктам 13 и 14 указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация (налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаро-сопроводительных документах).

Счет-фактура в соответствии с пунктом 6 статьи 169 части второй НК РФ подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации, и заверяется печатью организации.

Форма счет-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года №914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Организации, выполняющие государственный заказ за счет средств федерального бюджета, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 19 января 1998 года №47 «О правилах ведения организациями, выполняющими государственный заказ за счет средств федерального бюджета, раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности» обязаны оформлять отдельные первичные учетные документы на предусмотренные в государственном заказе (государственном контракте) отдельное изделие, группу изделий, работу, услугу.

В связи с этим лимитные карты, требования, рабочие наряды, наряды на выполнение работ, табеля выхода на работу и другие документы должны комплектоваться по каждому Заказчику, договору и изделию (группе изделий, работе, услуге).

3. Классификация первичных учетных документов

В связи с большим разнообразием отражаемых объектов в учетной практике используется огромное количество первичных документов. Для облегчения ориентации в них в процессе изучения и практического применения необходима их классификация. В основу классификации могут быть расположены различные признаки.

По значению документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинирования.

Распорядительные документы содержат указания руководителей на выполнение конкретных хозяйственных операций. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпусков, выдаче премии и т.д. Поскольку эти документы не подтверждают факт совершения операции, то они не являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. Исполнительные , или оправдательные документы подтверждают факт выполнения хозяйственных операций и составляются непосредственно в момент их совершения. Поэтому они являются основанием для составления бухгалтерских проводок. Например, накладная, акт приемки - передачи основных средств и др. Документы бухгалтерского оформления самостоятельно создаются работниками бухгалтерии для осуществления учетных записей в том случае, если нет типовых документов. Эти документы самостоятельного значения не имеют, поэтому играют вспомогательную роль в учетном процессе. К ним относятся различные ведомости распределения (коммерческих расходов, общепроизводственных и общехозяйственных расходов), справки бухгалтерии по расчету фактической себестоимости продукции на списание калькуляционных разниц и т.д. Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, внутрихозяйственные накладные и т.д.). Внешние поступают в организацию со стороны: от поставщиков, банков, налоговых органов (счета фактуры, накладные, справки о проверках, платежные требования и т.п.).

По порядку составления (по объему) различают документы первичные и сводные. Первичные документы отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения и являются доказательством действительного выполнения операции (материальные требования и накладные, приходный и расходный кассовые ордера, приемо-сдаточные и др.). Сводные документы составляются на основании первичных документов (авансовые и кассовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, выписки банка, ведомости выпуска готовой продукции и т.п.) В этих документах содержатся дополнительные данные помимо тех, которые имеются в первичных документах, использованных для их составления. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Такого рода документы способствуют облегчению контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов.

По способу охвата операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые учетные документы используются для отражении одной или одновременно нескольких совершаемых операций, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Такие документы могут служить основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, акты о ликвидации основных средств и т.п. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных операция, многократно совершаемых в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Составляются они с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.

При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, денежные чеки и др.). Расчетные документы используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, слуги и их оплатой (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, расчетные чеки и т.п.)

По срокам хранения различают документы текущего и постоянного хранения. Документы текущего хранения по окончанию месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписка банка и др.) По истечении срока хранения (5 лет) они уничтожаются специальной комиссией, о чем делается отметка в архивной книге. Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и другие документы по оплате труда.

4. Документирование хозяйственных операций и организация документооборота

Поскольку первичные документы имеют непосредственное отношение к факту хозяйственной деятельности, они могут быть и охарактеризованы в соответствии с присущими этим фактам признаками. Несмотря на это, первичные документы обладают и оригинальной классификацией.

I . Назначение. По назначению подразделяются документы на четыре группы.

1. Распорядительные документы.

При помощи распорядительного документа уполномоченное должностное лицо выказывает волю совершить какое-либо хозяйственное действие: к примеру, произвести оплату или передать контрагенту имущество. Эта воля в соответствии с установленным принципом документирования может быть выражена только подписью санкционировавшего операцию лица, что и является первым обязательным признаком распорядительного документа.

Однако этого для квалификации документа бывает недостаточно - на других первичных документах, не относящихся к распорядительным, также может фигурировать подпись того же должностного лица. Убедительным доказательством принадлежности документа к группе является то, что именно на его основании был совершен факт хозяйственной деятельности. Все последующие первичные документы, уточняющие или определяющие совершенную операцию, распорядительными документами не являются.

Таким образом, распорядительные документы обладают двумя признаками:

1. С их помощью выражается воля уполномоченного должностного лица;

2. На их основании совершается факт хозяйственной деятельности.

Следует отличать волю должностного лица субъекта учета, уполномоченного на принятие соответствующего решения, от воли, выражаемой не уполномоченными должностными лицами или должностными лицами органов, не имеющих к субъекту учета отношений. Документы, подписанные таким лицам, хотя и выражающими их волю, распорядительными документами не являются.

2. Оправдательные документы.

Оправдательным документом должностное лицо оправдывает произошедший факт хозяйственной деятельности: например, кассир - выдачу наличных из кассы. Таким образом, термин «оправдательный документ» имеет два значения: в первом случае под оправдательным понимается любой первичный документ; второе значение более узкое - это только один из видов первичных документов, классифицируемых по назначению.

Коренное отличие оправдательных документов от распорядительных заключается в том, что оправдательные документы оформляют состоявшееся де-факто событие, тогда как распорядительные наступление события инициируют.

5. Документы-требования.

В некоторых случаях первичный документ оформляется при требовании какого-либо лица к субъекту учета. Имеется в виду не требование уполномоченного должностного лица к нижестоящему лицу произвести какое-либо действие, а требование стороннего лица об удовлетворении своих прав. Понятно, что такое требование может быть, в принципе, и отклонено.

К документам требования может быть отнесено, в частности, инкассовое требование или предоставляемый работником в бухгалтерию авансовый отчет, в случае, если деньги не были предварительно выданы, а покупка уже произведена.

4. Документы бухгалтерского оформления (оформительские документы).

Документы бухгалтерского оформления составляются исключительно в методологических целях на основании документов трех первых типов. Такими документами может быть справка, расчет суммы какого-либо налога и т.п. Документы бухгалтерского оформления могут как предварять факт хозяйственной деятельности, так и следовать за ним, но при этом они не выражают ничью волю и не оправдывают ничьи действия.

Часто различные назначения совмещаются в одном документе. Руководитель подписывает накладную на отпуск имущества, и этой же накладной кладовщик оправдывает его передачу получателю. Такие документы являются комбинированными.

В зависимости от ситуации один и тот же документ может выступать в одном или другом качестве. Например, руководитель может выразить свою волю, подписав непосредственно расходный кассовый ордер, а может, подписав заявление работника на выплату либо издав соответствующий приказ, на основании которого будет выписан расходный кассовый ордер. При этом последний все равно будет подписан руководителем, ибо его форма предполагает это, но позже, т.е. в смысле выражения воли документ окажется уже вторичным. В первом случае в качестве распорядительного документа выступает ордер, во втором - заявление или приказ, а ордер является документом бухгалтера оформления. Но в обоих случаях в качестве оправдательного документа, поскольку им оправдывается кассир, выдавая наличные из кассы.

II . Отражение в учете. Первое свойство документов, важное для бухгалтера, отражается он в учете или нет. Под отражением в учете понимается, оформляется данный документ бухгалтерскими проводками или нет.

Разумеется, бухгалтеру более интересны документы, служащие основанием для выполнения бухгалтерских записей (товарные накладные, кассовые ордера, акты сдачи-приемки выполненных работ и т.п.), а также те, которые служат основанием для их составления (договоры и др.), и менее интересны все прочие. На крупном предприятии вращается огромное количество бумаг, но только часть из них попадает в бухгалтерию, чтобы получить отражение в системе учета.

Таким образом, по отражению в учете все документы можно подразделить на три группы.

1. Документы бухгалтерские, которые непосредственно инициируют бухгалтерские проводки, т.е. находят отражение в учете.

2. Документы-основания, которые служат юридическим основанием при составлении бухгалтерских документов, но сами к таковым не относятся: в учете они отражаются косвенным образом посредством составления бухгалтерских документов.

3. Документы небухгалтерские, которые в сферу интересов бухгалтерии не попадают и в учете не отражаются.

Предположим две организации подписывают соглашение о намерениях. Можно быть уверенным, что данный документ никогда в бухгалтерию не попадет и бухгалтерскими записями зарегистрирован не будет. Через некоторое время, придя к окончательному соглашению, организации подписывают уже полноценный договор, предусматривающий со стороны субъекта учета уплату аванса. Эта бумага скорее всего также в бухгалтерию не попадет, но досконально уверенным уже быть нельзя. Договор является юридическим основанием для перечисления аванса, но решение о перечислении принимает руководитель, а он может и передумать. Однако, если решение принято, руководитель дает распоряжение в бухгалтерию о перечислении и в качестве документального свидетельства своей воли ставит подпись на платежном поручении, которое и играет в данном случае роль бухгалтерского документа.

III . Вид отражаемого объекта хозяйственной деятельности. Поскольку в учете регистрируются не факты, а объекты, первичные документы могут быть охарактеризованы и по отношению к объектам хозяйственной деятельности, информацию о которых они содержат. Естественно, можно было бы воспользоваться приведенной ранее классификацией, но бухгалтеры традиционно пользуются собственной, более им привычной, хотя и хромающей с точки зрения логики: кассовые, банковские, материальные, расчетные и др. Указанная классификация в целом соответствует группам нормативных актов, регламентирующих порядок работы с первичными документами, что в некоторой степени служит ей оправданием.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Документооборот - это организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

Стабильность работы бухгалтерской службы;

Четкость и оперативность обработки и движения документов;

Своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1. Разработка Положения о бухгалтерской службе;

2. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

3. Составление графика документооборота;

4. Создание технологии обработки учетной информации;

5. Разработка номенклатуры дел и порядок текущего хранения документов;

6. Подготовка дел к длительному хранению.

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за их правильным оформлением и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оформляется график в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением и исполнителем по созданию, проверке и обработке документов. График включает четыре стадии: создание, проверка, обработка документов и сдача в архив.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами. [Приложение, рис. 2]

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Росархив 06.10.2000 г. утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет.

Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалификационные специалисты основных структурных подразделений, а также представителей архивного учреждения.

Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями. Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

Первичные учетные документы могут быть изъяты из дел организации только органами дознания, предварительного следствия и прокуратурой, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

С развитием автоматизации различных сфер хозяйственной деятельности многие организации осуществляют ведение бухгалтерского учета с помощью специальных компьютерных программ. Организации, использующие компьютерную технику, создают первичные документы в электронной форме, затем распечатывают их на принтере, подписывают и передают в бухгалтерию уже в виде бумажного документа.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с п. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При этом организации, ведущие бухгалтерский учет при помощи компьютерной техники, обязаны изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций.

Принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» обеспечило правовые условия для использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронных документа, которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Появилась возможность создавать и использовать электронные первичные бухгалтерские документы, удовлетворяющие всем требованиям действующего законодательства.

К сожалении, вступившего в силу закона «Об электронной цифровой подписи» еще недостаточно для того, чтобы реализовать такую возможность: при создании ключей ЭЦП должны применяться только сертифицированные программные средства, которыми организация должна самостоятельно себя обеспечит.

5. Стандартизация и унификация первичных документов

В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению и оформлению.

Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской Империи, но это не повлекло практических последствий. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам.

За рубежом (например, в Японии) универмаги при приеме товара от поставщиков используют только стандартные накладные. Однако в целом стремления унифицировать первичные документы не дали и не могли дать желаемых результатов по следующим причинам:

огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;

разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);

неоднородность образцов вычислительной техники;

множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельности, специализация);

особенности транспортировки товаров.

Пристальное внимание уделяется стандартизации и унификации первичной документации и в нашей стране. Во времена существования СССР типовые формы первичных документов межотраслевого назначения и порядок их применения утверждались Минфином СССР по согласованию с Госкомстатом СССР. С 1998 г. формы первичной учетной документации наоборот разрабатываются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации. По степени стандартизации типовые первичные документы подразделяются на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.

К межотраслевым относятся документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений на предприятиях всех форм собственности. При этом достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межведомственные документы представляют собой бланк установленного образца с обязательным указанием кода формы. Специализированные формы первичных документов, соответствующие отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным предприятиям, разрабатываются экономическим субъектом на основе рекомендованных. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению руководителем предприятия.

Заключение

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список литературы

1. Медведев, М.Ю. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник).

2. Мизиковский, Е.А. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / под ред. Е.А. Мизиковского. - М. Экономист, 2006. - 555 с. - (Homo faber).

3. Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: Учеб. пособие - 4-е изд., доп. И перераб. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 368 с.: ил.

4. Пипко, В.А. Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.А. Пипко М.: Финансы и статистика, 2005 - 192 с.: ил.

5. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Изд. 8-е, перераб. и доп. - Москва.: ИКЦ «Март»; Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2004. - 608 с. (серия «Экономика и управление»).

6. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие, - М.: Изд-во Эксмо, 2006. - 480 с. - (Высшее экономическое образование).

документ первичный учет стандартизация

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Основные правила документооборота в торговых организациях, порядок создания и оформления первичных документов, внесение исправлений. Учетные регистры и сроки хранения первичных учетных документов. Внешние и внутренние документы, график документооборота.

    реферат , добавлен 30.03.2010

    Сущность первичного учета, роль, значение и классификация первичных документов. Особенности деятельности КГУ "Светлинский лесхоз" и его учетная политика: первичных документов по учету имущества организации, оформления документов по расчетным операциям.

    курсовая работа , добавлен 21.03.2008

    Организация первичного учета. Ответственность за соблюдение графика. Проведение аудита системы первичного учета в качестве значимой составляющей. Аудит первичных документов в ООО "Союз". Тестирование системы внутреннего контроля, проверка правильности.

    контрольная работа , добавлен 14.01.2014

    Реформирование бухгалтерского учета в России. Значение первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Проверка, унификация, хранение, порядок изъятия у организации документов.

    курсовая работа , добавлен 13.07.2011

    Основы первичного учета на предприятии. Понятие учетных документов и их значение. Классификация учётных документов. Форма учётных документов. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Система документооборота первичных учётных документов.

    курсовая работа , добавлен 29.06.2008

    Требования, предъявляемые к заполнению, обработке и хранению первичных документов и регистров в организации. Система документооборота первичных учетных документов. Разработка предположений и рекомендаций по улучшению документооборота на предприятии.

    курсовая работа , добавлен 07.06.2015

    Значение и цели первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них. Порядок изъятия у организации документов.

    курсовая работа , добавлен 07.09.2011

    Составляющие первичного учета. Классификация первичных документов. Осуществление документооборота первичных документов в организациях различной формы собственности. Рекомендации по автоматизации частных предприятий с ограниченной ответственностью.

    курсовая работа , добавлен 17.03.2015

    Понятие бухгалтерского документа, его формы и реквизиты. Особенности составления первичных документов и порядок их обработки, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку). Порядок изъятия и хранения первичных документов.

    реферат , добавлен 16.07.2010

    Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства. Обязательные реквизиты первичных учетных документов. Упрощенная и простая формы бухгалтерского учета. Основные трудности начинающих предпринимателей.

Первичный учет представляет собой начальную стадию регистрации отдельных операций в первичных документах . С его помощью решаются задачи признания и оценки операций. Его объектами являются все хозяйственные операции предприятия: заготовление, приобретение, расходование материалов и других материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, отработанное время, остатки незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее реализация, расчеты и т.д. Первичные документы составляютсяв момент совершения хозяйственных операций или непосредственно по их завершению. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, и на его основе производится классификация операций в учетных регистрах.

Учетные документы, которые используются на предприятиях, составляются на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. Существуют различные формы учетных документов, но в то же время в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа: наименование документа, дата, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за выполнение хозяйственной операции и оформление документов. Хозяйственные операции могут отражаться на машинных носителях, на которых они должны быть соответственно защищены и должна быть обеспечена их юридическая сила.

В составлении первичных документов участвуют так или иначе все подразделения и большинство работников предприятия. Поэтому должна быть обеспечена своевременность и достоверность составления и поступления первичных документов в бухгалтерию для контроля и обработки. С этой целью разрабатывается регламент движения первичных документов на предприятии, являющийся частью системы документооборота предприятия.

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. Внешние документы поступают со стороны (от государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и т.д.). Эти документы составляются по определенным формам (платежные поручения, счета-фактуры и т.д.). Внутренние документы составляются непосредственно предприятием. Они бывают распорядительными, оправдательными, комбинированными и бухгалтерского оформления. Распорядительные - документы, в которых содержатся распоряжения или указания о выполнении тех или иных операций. Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. Комбинированные это распорядительные и оправдательные одновременно. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записи хозяйственной операции нет специальных форм или для обобщения и обработки распорядительных и оправдательных документов. Применяемые документы делятся на разовые и накопительные. Разовые составляются на каждую хозяйственную операцию и в один прием. Накопительные составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода по этим документам подсчитываются итоги.


Первичная учетная бухгалтерская информация должна быть точной, ясной, понятной, своевременной и достоверной и формироваться с минимальными затратами труда и времени.

Учетные регистры

Поступившие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются на законность их составления, на целесообразность отраженных в них хозяйственных операций, на правильность записей. Затем осуществляется регистрация этих документов и запись данных, которые содержатся в этих документах, на счетах бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, источниках формирования этого имущества и хозяйственных операциях из соответствующих первичных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры это таблицы определенной формы, построенные в соответствии с группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, то есть с их помощью решается задача классификации.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация об операциях записывается в последовательности их совершения (журнал хозяйственных операций). В систематических регистрах хозяйственные операции группируются по некоторым установленным признакам (мемориальные ордера, журналы-ордера).

Учетные регистры ведутся в форме книг, карточек и свободных листов. Карточка предназначена для аналитического учета основных средств, материальных ценностей, персонала. Свободные листы это учетные листы большего формата (А4), с большим объемом сведений по сравнению с карточкой. Они используются для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров (ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера). Книги это сброшюрованные свободные листы. Они могут применяться только тогда, когда с ними работает один человек (кассовая книга, книга продаж и покупок, книга наличия материалов на складе).

Учетные регистры необходимо вести аккуратно и без подчисток. Обнаруженные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Необходимо также сделать отметку об исправлении. В ряде случаев для исправления неправильных сумм составляются специальные проводки - методом красного сторно , который заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами, и при суммировании результатов записи, сделанные красными чернилами, вычитаются. После этого делается правильная запись хозяйственных операций.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения учетных регистров и первичных документов, исправления в них ошибок, порядок организации документооборота регламентируются помимо Закона о бухгалтерском учете также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией на основании Учетной политики (Приложение Б). Для работы бухгалтерии разрабатывается Положение о бухгалтерии (Приложение В). Возглавляет ее главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю. В его компетенцию входит: постановка и ведение бухгалтерского учета; формирование учетной политики; составление и своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности.

Можно выделить следующие этапы организации бухгалтерского учета на хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром»:

определение порядка организации бухгалтерского учета;

выбор форм бухгалтерского учета;

определение порядка документирования хозяйственных операций, т.е. организации первичного учета;

определение правил бухгалтерского учета и оценки активов и пассивов;

разработка и утверждение положения об учетной политике организации и ее рабочего плана счетов;

Определение правил инвентаризации активов и пассивов;

Определение порядка составления и представления бухгалтерской отчетности.

Некоторым минусом в постановке бухгалтерского учета является отсутствие разработки полного плана его организации, который бы обеспечил ее рациональность.

План организации бухгалтерского учета должен состоять из следующих элементов:

План документации и документооборота;

План инвентаризации;

План счетов и их корреспонденции;

План отчетности;

План технического оформления учета;

План организации труда работников бухгалтерии.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» лишь разработаны план документооборота и рабочий план счетов.

В плане технического оформления учета, который не имеется в хозяйстве, должна даваться детальная характеристика формы учета, которая будет применена на данном предприятии. При выборе формы учета организации главный бухгалтер руководствовался указаниями и инструкциями по этому вопросу, учитывая конкретные условия работы хлебозавода № 3 КУП «Минскхлебпром», хорошо зная преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

Таким образом, хлебозавод № 3 КУП «Минскхлебпром» стал применять журнально-ордерную форму учета.

Основанием для учета записей являются первичные документы, фиксирующие совершение хозяйственной операции. Первичные документы имеют право подписывать директор, главный бухгалтер и лица, ответственные за совершение хозяйственной операции, а документы, которыми оформляют операции с денежными средствами, подписываются директором хлебозавода № 3 КУП «Минскхлебпром» и главным бухгалтером.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете хлебозавода № 3 КУП «Минскхлебпром» оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно, а также формами, разработанными самостоятельно. Основание составления бухгалтерских проводок является рабочий план счетов (Приложение Г).

Учетные документы хранятся на предприятии в бумажной форме в течении пяти лет.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» также нет плана организации труда работников бухгалтерии, где должна определяться структура аппарата и штат бухгалтерии, даваться должностная характеристика каждому работнику. Недостатком является и отсутствие разработанных мероприятий по повышению квалификации, а также отсутствие графиков учетных работ.

Основным назначением графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работ, намечаются мероприятия по научной организации труда счетных работников. В индивидуальных графиках (календарных планах) указывается, какие работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Графиком регламентируется занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительные периоды (месяц, квартал и т.д.).

В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации (расчетной группой бухгалтерии, складом, цехом и т.п.).

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо было решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

На хлебозаводе № 3 КУП «Минскхлебпром» учетный аппарат организации рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет. Главный бухгалтер в этом случае составляет баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации. То есть на данном предприятии сформирована децентрализация учета.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

На предприятии применяется автоматизированная форма учета. Используется программа «1С - Бухгалтерия».

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов.

Внутренние правила документирования операций, организации документооборота, ведение регистров бухгалтерского учета, определяются бухгалтерией предприятия с учетом требований, установленных Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете и в соответствии с утвержденным графиком.

Первичные учетные документы составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Оформление хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, осуществляется по формам документов, разработанных предприятием.

Организацией применяется комбинированная форма ведения бухгалтерского учета. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. На предприятии руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме, по содержанию.

Все документы, служащие для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, изменяющие кредитные, финансовые и расчетные обязательства предприятия, бухгалтерские балансы и финансовая отчетность подписываются директором и главным бухгалтером. Без подписи указанных лиц документы считаются недействительными.

ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ - первичная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и других документов в статистическом, бухгалтерском и оперативном учете.

Большой Энциклопедический словарь . 2000 .

Смотреть что такое "ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ" в других словарях:

    Учет, при котором производится изменение данных хозяйственных операций и регистрация их в документах. У.п. является основой синтетического и аналитического учета. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

    Первичная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и других документов в статистическом, бухгалтерском и оперативном учёте. * * * ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ, первичная регистрация фактов, событий, процессов,… … Энциклопедический словарь

    первичный документ Справочник технического переводчика

    Учет доходов, продукции и затрат по видам деятельности в сфере электроэнергетики - Субъекты электроэнергетики обязаны вести раздельный учет (в том числе первичный бухгалтерский учет) продукции, доходов и затрат по следующим видам деятельности: производство электрической энергии; передача электрической энергии (в том числе… … Коммерческая электроэнергетика. Словарь-справочник

    Первичный документ (JOURNAL VOUCHER) - Оправдательный документ, оформляемый при проведении хозяйственных операций, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения… … Словарь терминов по управленческому учету

    Первоначальная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и др. документов в статистическом, бухгалтерском и оперативно техническом учёте. В. И. Ленин подчёркивал: «... учет и контроль повсеместный, всеобщий … Большая советская энциклопедия

    УЧЕТ, ПЕРВИЧНЫЙ Большой бухгалтерский словарь

    УЧЕТ, ПЕРВИЧНЫЙ - первоначальная стадия учетного процесса, на которой производится изменение данных хозяйственных операций и регистрация их в документах. П.у. является основой синтетического и аналитического учета. Поэтому от его точности и своевременности зависит … Большой экономический словарь

    Государственный учет запасов полезных ископаемых - 1) вид государственного экологического учета; 2) функция управления в области регулирования использования и охраны недр; 3) (для цели учета состояния минерально сырьевой базы и рационального использования недр) учет разведанных запасов полезных… … Экологическое право России: словарь юридических терминов

    БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ - GOVERNMENTAL ACCOUNTINGПервоочередной задачей гос. органов является оказание услуг гражданам. Гос. органы и учреждения имеют целый ряд отличий от коммерческих организаций: отсутствие ориентации на получение прибыли, зависимость от органов… … Энциклопедия банковского дела и финансов

Книги

  • Первичный учет. Теория и практика , Ш. Ш. Муратов Категория: Бухгалтерский учет и аудит Издатель: КноРус , Производитель: КноРус ,
  • Первичный учет. Теория и практика. Монография , Муратов Шамиль Шакирович , В монографии исследованы теоретические, методологические и организационные вопросы первичного учета. Подтверждена необходимость квалифицировать первичный учет как начальный учетный процесс,… Категория: Бухгалтерский учет и аудит Издатель: