Электронный документооборот татнефть. DOCFLOW: электронный документооборот, теория и практика СЭД (система электронного документооборота), ECM, система документооборота, автоматизация, управление документооборотом, электронный документооборот программы

09.11.2016, Ср, 16:11, Мск , Текст: Владимир Бахур

Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» внедрили систему электронного документооборота в «Татнефть». Как рассказали CNews в компании, новая система на основе «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском», охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга.

Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей – каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. В ближайшее время руководство «Татнефть» планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.

Ежедневно сотрудники «Татнефти» работают с тысячами документов, значительную часть которых составляют документы на реализацию товаров – договоры, соглашения, накладные, счета-фактуры, акты и т. п. «Татнефть» решила внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание документов. Для пилотного внедрения системы было выбрано управление «Татнефтеснаб», занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений «Татнефти».

В качестве партнера по внедрению была приглашена компания «1С-Рарус Казань». Основой для создания системы стали «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервис электронного обмена документами «1С-Такском».

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров «Татнефть» – компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг». На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с управлением «Татнефтеснаб» были подключены все 73 предприятия «ТАГРАС-холдинга». В годовом исчислении документооборот «Татнефти» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между управлением «Татнефтеснаб» и 22 структурными подразделениями «Татнефти».

Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.

Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов на сторону и их перемещения между собственными подразделениями – формат М-15 с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.

Ускорилось согласование документов. В системе настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи.

Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия – как при отправке, так и при получении.

Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов. Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры «Татнефти». Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системе ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

Предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».

Еще одно направление развития системы – реализация автоматического формирования проводок. Для этого в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО с различными учетными системами компании. Система ЭДО будет информировать учетную систему об изменении статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан получателем, подписан с обеих сторон и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учете предприятия будут отражаться операции только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.

Планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к интернету.

Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», будет организован прямой обмен документами через сервис «1С:ДиректБанк», который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.

Ахметшин Рамиль Ахметович , заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в «Татнефти», отметил: «Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя - контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии. Реализовать эти задачи нам помогают решения системы «1С:Предприятие 8». Наша задача на стратегическую перспективу - перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых – десятки тысяч».

Материально-техническим обеспечением предприятий холдинга занимается Управление «Татнефтеснаб», которое взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые материалы, оборудование и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих операций необходимо формировать, согласовывать, подписывать и отражать в учете сотни тысяч документов - договоров, соглашений, накладных, счет-фактур, актов и т. д.

Оперативная обработка такого значительного объема документации невозможна без современных инструментов, способных обеспечить быстрый обмен данными между сторонними организациями и всеми подразделениями компании.

В 2015 году руководство ПАО «Татнефть» инициировало проект внедрения системы электронного документооборота, с целью оптимизировать и ускорить взаимодействие между подразделениями Компании, сократить время на обмен документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

В ходе проекта было запланировано:

• Перевести максимальный объем документооборота в электронный вид.
• Обеспечить сотрудникам возможность мгновенного доступа к юридически значимой информации - через информационные системы предприятия.
• Сократить время на формирование, согласование и подписание документов.
• Организовать электронный обмен документами - актами приема-сдачи выполненных работ (Н-А4), накладными (ТОРГ-12), счетами-фактурами со сторонними контрагентами, в том числе и с собственными подразделениями на основе собственных разработанных и утвержденных форматов накладной М-15 и актов Н-А7.
• Ускорить обмен документами внутри компании.

Переход на ЭДО

Партнером по созданию системы электронного документооборота в ПАО «Татнефть» стала компания «1С-Рарус Казань».

Согласно требованиям руководства ПАО «Татнефть» система ЭДО должна была обеспечить решение следующих задач:

• стандартизация и автоматизация цепочек согласования первичных бухгалтерских документов;
• подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
• обмен подписанными документами со сторонними контрагентами и внутри компании между структурными подразделениями;
• использование в работе утвержденные ФНС России форматов первичных бухгалтерских документов;
• разработка и поддержка собственных форматов электронных документов;
• минимизация ручного ввода данных в информационные системы предприятия;
• интеграция с учетными системами SAP и 1С компании.

Для создания такой системы было выбрано решение «1С: Документооборот 8 КОРП» как единая система электронного документооборота (ЭДО) ПАО «Татнефть», которое предполагалось интегрировать с учетными системами предприятия.

В качестве пилотного подразделения для внедрения ЭДО было выбрано Управление «Татнефтеснаб». Перевод «Татнефтеснаб» на ЭДО было выполнено в течение 2,5 месяцев. За это время было проведено предпроектное обследование, разработан календарный план, проведена настройка и тестирование системы, получены электронные ключи и решены другие организационные мероприятия. С этой задачей успешно справилась проектная команда управления «Татнефтеснаб» во главе с руководителем проекта Турушевой М. З. и компания «1С-Рарус Казань» - исполнитель работ.

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров - компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг».

На втором этапе проекта в течение 3-х месяцев к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены 73 предприятия «ТАГРАС-холдинг».

На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании - между Управлением «Татнефтеснаб» и 21 структурным подразделением ПАО «Татнефть». НА третий этап проекта так же было выделено три месяца.

На реализацию всех трех этапов запуска ЭДО в Татнефти ушло 8,5 месяцев. За это время к системе ЭДО-Татнефть были подключены 22 подразделения ПАО «Татнефть» и 73 предприятия - стратегических партнера холдинга. На момент завершения проекта количественный объем электронного документооборота составил 250 000 документов в годовом исчислении.

Ключевые результаты внедрения системы ЭДО

«

Решение о переходе на ЭДО зрело давно. И решение это было правильным и обоснованным. Тех целей, которые мы перед собой ставили, мы достигли. Мы внедрили не просто систему электронного обмена со сторонними организациями, мы реализовали два проекта в одном: организовали документооборот с внешними контрагентами через оператора ЭДО Такском используя решение 1С-Такском, и в то же время внедрили систему внутреннего документооборота, в котором идет согласование каждого финансового документа по той типовой цепочке, которая преднастроена к конкретному договору. Систему ЭДО в нашей компании мы развиваем и поэтапно расширяем. На текущий момент еще 97 предприятий-партнеров готовы работать с нами по системе электронного документооборота.»

Ахметшин Рамиль Ахметович ,

Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Система ЭДО интегрирована с учетными системами предприятия. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает созданный документ в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного документа (по данному договору или соглашению) процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.

Объем бумажного документооборота с контрагентами постоянно сокращается, это поступательный процесс. В частности, в ЭДО переведен обмен документами с 73 сервисными предприятиями «ТАГРАС-Холдинг», одного из ключевых партнеров ПАО «Татнефть». В годовом исчислении документооборот ПАО «Татнефть» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании.

«

Стоит задача в течение 2016 года весь документооборот между «ТАГРАС-Холдинг» и всеми структурными подразделениями ПАО «Татнефть» полностью перевести в электронный вид. Как ожидаемый результат - 44,8% документооборота компании «Татнефть» со сторонними орагнизациями перейдет в электронный вид. Это очень большая и серьезная цифра. «ТАГРАС-Холдинг» в свое время поддержал нашу инициативу, и параллельно с ПАО «Татнефть» начал внедрение системы электронного документооборота на всех предприятиях холдинга. Сегодня уже 73 предприятия «Таграс Холдинга» обмениваются с нами электронными документами. Суммарный документооборот за 2015г. в обеих направлениях в годовом исчислении составил более 250 000 документов. это накладная (ТОРГ-12), счет-фактуры, акты приема-сдачи выполненных работ (Н-А4)»

Турушева Маулида Заляйлетдиновна ,
главный бухгалтер управления «Татнефтеснаб»

Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия

Для того чтобы снизить объем бумажного документооборота на предприятии в соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ был разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материала на сторону и перемещения внутри компании - формат М-15 с применением усиленно квалифицированной электронной подписи.

«

Ранее с каждого бумажного документа готовили заверенную копию для предоставления в ходе проведения налоговых проверок. Перевод в электронный вид одного бумажного документа позволяет нам отказаться от его печати и хранения и отказаться от создания второго бумажного экземпляра (копии), что помогло значительно сократить бумажный архив документов и время на подготовку и предоставление документов налоговым органам. В ходе проекта мы поняли, что перевести все первичные документы, которыми мы обмениваемся внутри компании между структурными подразделениями в электронный вид вполне реально. Это и стало основным аргументом для разработки собственного формата накладной М-15 и внутреннего Акта Н-А7. Совместно с ИТ-спеицалистами мы разработали и протокольно утвердили формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании и формат Акта Н-А7. Только за неполный январь месяц по этим форматам мы составили около 2500 электронных документов. Сколько будет всего в годовом исчислении - станет понятно чуть позже, поскольку мы не собираемся останавливаться на достигнутом и ставим задачу по переводу остальных форм документов в электронный вид.»

Артамонов Борис Николаевич ,

Ускорилось согласование документов

Разработана и внедрена система внутреннего согласования документов. В системе настроены типовые цепочки для согласования каждого типа документа в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании - сегодня таких цепочек более 400. В согласовании документов участвуют около 2500 пользователей, а подписантов - более 200.

Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя

В утвержденных ФНС форматах документов недостаточно информации для того, чтобы идентифицировать маршрут движения документа и доставить его конкретному получателю. Полученные электронные документы приходится обрабатывать и перенаправлять в конкретные подразделения, к которым относятся эти документы. Для того, чтобы исключить промежуточное звено по ручной обработке входящего потока электронных документов в ходе внедрения системы ЭДО в Татнефть были разработаны и успешно используются 15 дополнительных необязательных полей, которые содержат сведения об адресации места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если сторонняя организация) или получатель (если структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов, заполняет данные дополнительные поля, в том числе и адресацию места доставки. Обработанный электронный документ после подписания со стороны управления «Татнефтеснаб» автоматически направляется адресату по указанным реквизитам. Таким образом, исключена необходимость вручную определять, на какой склад, в какое подразделение должен быть направлен документ. Вся информация в электронном документе. И документ автоматически найдет своего адресата среди сотен складов, баз и подотчетных лиц как при отправке, так и при получении.

«

Полученный уровень автоматизации процессов документооборота за счет внедрения ЭДО - позволит сделать тождественным операционный и бухгалтерский учет. Это принципиально меняет парадигму построения учета в компании»

Ахметшин Рамиль Ахметович ,
заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Сокращены трудозатраты на формирование и контроль правильности заполнения учетных документов

Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора, поскольку именно они располагают наиболее полной информацией о каждом договоре и каждом сопутствующем ему документе. При этом бухгалтер осуществляет контрольные функции проверки корректности введённых данных и на основании этих данных формирует данные в учете. На проверку каждого документа уходит определенное время работы бухгалтера. При объеме документов в несколько сот тысяч или миллионы документов в год трудозатраты на проверку сопоставление данных занимают много времени.

Сегодня в системе ЭДО ПАО «Татнефть» реализован механизм автоматического входящего контроля кодов номенклатуры. Контрагент при формировании документа по договору с ПАО «Татнефть» обязуется использовать коды справочника номенклатуры Татнефти. Кроме того, автоматически контролируются данные, необходимые для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Данная функциональность снижает количество ручных операций по вводу данных в систему по входящим документам.

Концепция ПАО «Татнефть» предполагает, что электронные документы, содержащие все необходимые реквизиты, прошедшие процедуру согласования и подписанные с двух сторон электронными подписями, автоматически считаются в компании достоверными и не должны подлежать дальнейшей дополнительной проверке. При этом в конце цепочки согласования после подписания документа с обеих сторон документ передается соответствующему бухгалтеру, и бухгалтер будет только подтверждать, что документ проведен в учете и подписан. Данные работы находится на стадии настройки и тестирования системы и позволит в будущем существенно сократить трудозатраты на ведение учета. Кроме этого, планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системах ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

«

Избавляясь от необходимости ручного ввода и проверки каждого документа, мы тем самым упрощаем работу бухгалтерской службы и делаем ее комфортнее. Поэтому первоочередная для нас задача - по-максимуму автоматизировать загрузку и проведение входящих документов, и, как следствие, полностью избавиться от необходимости сверки документов»

Портнов Виталий Иванович ,
руководитель проектов Центра обслуживания Бизнеса (ЦОБ) ПАО «Татнефть»

Планы по развитию системы ЭДО

Перейти на электронный обмен документами со всеми партнерами ПАО «Татнефть»

Система ЭДО в ПАО «Татнефть» продолжает активно развиваться. Компания планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, среди которых есть и небольшие компании - партнеры, которые в настоящее время не имеют и не готовы внедрять системы электронного документооборота. Для них планируется реализовать возможность обмена электронными документами через web-портал, когда контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».

«

Внедрение ЭДО, как ни удивительно, влечет за собой не только переход на электронный документооборот, но и огромное количество сопутствующих плюсов, которые может получить компания. В этом направлении мы сегодня развиваемся, не обособленно, а комплексно, т. е. развиваем все смежные системы, с которыми связан ЭДО. Наша задача на стратегическую перспективу - перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» - более 160 организаций и привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых - десятки тысяч".»

Ахметшин Рамиль Ахметович ,
заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Реализовать автоматическое формирование проводок

В настоящее время полным ходом идут работы по бесшовной интеграции системы ЭДО с учетными системами компании - как 1С, так и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т. п.), и на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учетной системе будут отражаться операции по реализации только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.

«

Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя - контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего, кроме согласований и подписания, делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии»

Ахметшин Рамиль Ахметович ,
заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Расширить перечень внутренних электронных документов

«

Сформировав и утвердив свой собственный формат М-15, мы поняли, что готовы перевести весь внутренний документооборот компании в электронный вид. Статья 9 Закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» открывает перед нами огромные возможности. И сейчас это одно из перспективных направлений, которое позволит нам оперативно утверждать формат каждого документа, разрабатывать под каждый электронный документ регламент, и запускать в жизнь»

Артамонов Борис Николаевич ,
заместитель главного бухгалтера по методологии

Реализовать возможность работы с ЭДО-Татнефть через мобильное приложение

Это особенно актуально для ПАО «Татнефть», как для предприятия со сложной и разветвленной организационной структурой. С системой ЭДО работает 2500 сотрудников, на 200 из них выданы сертификаты электронной подписи, многие сотрудники постоянно находятся в движении. Мобильное приложение позволит им согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к Интернет.

Организовать прямой обмен электронными документами с банками

Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», прорабатывается вопрос прямого обмена документами по технологии 1С: ДиректБанк, которая позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам с электронной подписью непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это позволит сократить время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок."

«Татнефть» - одна из крупнейших российских нефтяных компаний. Группа «Татнефть» включает в себя нефтегазодобывающие, нефтегазоперерабатывающие, нефтехимические предприятия, предприятия по реализации нефти, газа и продуктов их переработки, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.

Особенности СЭД «Практика» Простота обслуживания и внедрения Интуитивно понятный интерфейс Возможность удаленной работы Сотрудничество с другими организациями в режиме онлайн Использование средств электронной подписи Гибкость настройки прав доступа Масштабируемость Мобильный офис руководителя

Сценарий схемы движения документа ВНЕШНИЙ ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ Внешняя организация ЗАО «_________» Канцелярия. СекретарьРуководительОтдел 1Отдел 2 1 Входящее письмо 6.Подпись 4. Согласование 5. Исходящее письмо 3. Проект исходящего письма 7.Регистрация 1.Регистрация На исполнении 2. Резолюция 4. Согласование

1 этап. Регистрация документа в СЭД Автонумерация документов; Автозаполнение полей из заранее настроенных справочников; Ссылка на связанные документы; Отправка документа на e- mail; Орфографическая проверка вводимого текста документа; Контроль исполнения документа; Полная работа с файлами; Разграничение прав доступа; Подпись документа ЭП. Функциональные возможности:

2 этап. Резолюция. Работа с поручениями: проектами резолюции и резолюциями: текстовыми графическими и голосовыми; Неограниченное кол-во резолюций; Автоматическая рассылка резолюций; Автоматическое отслеживание системой сроков сроки исполнения документов; Групповая печать резолюций; Групповая отправка документов адресатам. Функциональные возможности:

|
DIRECTUM: Обращения граждан

Решение. Бизнес-решение «DIRECTUM: Обращения граждан» позволяет государственным учреждениям эффективно работать с обращениями граждан и повышать прозрачность своей деятельности. Решаемые бизнес-задачи: Построение работы с номенклатурой дел обращений граждан (создание, ведение, списание). Создание и ведение реестра обратившихся граждан. Фиксация устного общения с обратившимися гражданами. Рассмотрение обращений граждан и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним)....

Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог продуктов СЭД Корпорация «Информационные технологии» завершила проект «Управление делопроизводством» на базе ERP-системы IT-Enterprise для крупнейшего украинского строительного холдинга «Киевгорстрой»

Мобильные устройства (планшет, телефон). Интеграция с корпоративным порталом на базе Microsoft Office SharePoint Server для публикации и работы с документами холдинга, субподрядчиков и поставщиков. Case Management (Управление бизнес-кейсами/задачами/делами ) – формирование делового портфеля проекта и работа с ним посредством интеграции с модулем «Управление проектами» системы IT-Enterprise.

Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог внедрений СЭД «ДЕЛО » в Забайкальском крае: единой системой документооборота охвачены все региональные органы исполнительной власти

Система электронного документооборота «ДЕЛО », разработанная компанией ЭОС, по данным аналитиков DSS Consulting уже много лет является безоговорочным лидером российского СЭД/ECM-рынка. Лидерство «ДЕЛО » демонстрирует и по количеству реализованных проектов, и по числу автоматизированных рабочих...

Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог внедрений СЭД Дефиле-2013: DOCFLOW как высокая мода, Прет-а-порте тенденций в IT– вот что такое DOCFLOW сегодня. И как неделя Высокой моды в Париже не имеет никакого отношения к реальным продажам Домов Chanel и Christian Dior, так и конференция-выставка собирает экспертов для того, чтобы разнеслось: "Мини

Социальные сети, мобильность, юзабилити, интеллектуальный поиск, аналитика – эти "мантры" раздавались в прошлом году, они же звучали сегодня. Впервые за шесть лет на конференции не было представителей AIIM с докладом о положении мировых дел в ECM – наверное, у Международной ассоциации тоже нет свежих новостей. Но появления их в будущем году следует ждать только здесь – на DOCFLOW.

Путь: Главная страница / Форум по вопросам СЭД Практика хранения документов с электронной подписью

Спустя это время. В России очень незначительная практика хранения электронных документов. Это не смотря на то, что с 2002 года действует ФЗ-1 «Об ЭЦП» и можно сдавать отчетность в электронном виде, то есть, получается, с электронными архивами мы имеем дело уже больше 10 лет. Правда, отчетность – это специфическая задача, в рамках которой сроки хранения незначительны. Мы видим, что в практике сохраняется множество противоречий. Что с этим делать операторам электронного документооборота? Возможно, они...

Путь: Главная страница / Материалы / Аналитика рынка СЭД и ECM Заместитель Председателя правительства Камчатского края Алексей Войтов: «Электронный документооборот сделал нашу работу более оперативной»

С января 2013 года в Правительстве Камчатского края работает единая система электронного документооборота, созданная на базе СЭД «ДЕЛО » компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), объединяющая 34 исполнительных органа государственной власти и 7 структурных подразделений аппарата губернатора и Правительства Камчатского края. О результатах внедрения системы и об использовании электронного...

Путь: Главная страница / Материалы / Аналитика рынка СЭД и ECM Внедрение/эксплуатация EOS for SharePoint

Остановили свой взгляд на EOS for SharePoint... Многие пишут, что имели/имеют опыт работы с этой системой. В связи с этим, хотелось бы узнать, возникали ли у вас какие-либо глобальные или не очень проблемы при ее эксплуатации, как их решали? Что на самом деле можно получить от тех.службы ЭОС? Вроде бы заявлено бесплатное обслуживание в течении года.... Читала про другие СЭД, что много "скользких" моментов, в том числе и непредвиденные расходы возникают при обращении в тех поддержку. Об EOS инфо...

Путь: Главная страница / Форум по вопросам СЭД Внедрение СЭД «ДЕЛО » в администрации правительства ХМАО-Югры

Воле губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и усилиям директора Департамента информационных технологий в регионе практически полностью автоматизирована работа с документами. В настоящее время в системе электронного документооборота «ДЕЛО » разработки компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) работает до 2200 пользователей. Во главу угла при реализации проекта было поставлено обеспечение безопасности и защита соединений, что наряду с наличием полноценного web-доступа к системе создало...

Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог внедрений СЭД Минкомсвязи исследовало СЭД в министерствах и ведомствах

Более одной системы работают в Минкультуры, Минтрансе, ФНС и ФССП России. Не внедрены СЭД во ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД (в последнем министерстве в связи с выявленными необоснованными расходами на закупку лицензий СЭД было заведено уголовное дело ). К системам межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО) подключено 17 СЭД федеральных органов (23% от общего числа ФОИВ, имеющих СЭД, 21% от всех ведомств). Одновременно подключены...

Путь: Главная страница / Материалы / Аналитика рынка СЭД и ECM Решения АСКОН на конференции Docflow - для тех, кто хочет управлять проектной документацией!

Электронного архива проектно-сметной документации. Распределенная работа с удаленными подразделениями, строительными площадками и подрядными организациями через глобальную сеть Интернет. Мобильный клиент для ОС iOS и Android для мониторинга состояния дел по проектами и согласования документов. Формирование отчетов. До встречи на Docflow-2013!

Путь: Главная страница / Материалы / Новости рынка СЭД и ECM Внедрение единой системы электронного документооборота на базе EMC Documentum 6.7 в ОАО «Ростелеком»

Новейшей версии Documentum в России и СНГ. О ходе внедрения и первых результатах на конференции DOCFLOW 2013 расскажут непосредственные участники проекта. Приглашаем послушать совместное выступление Елены Казачинской, директора департамента управления делами компании «Ростелеком», и Татьяны Миляевой, руководителя проекта со стороны AT Consulting. В ходе выступления Вы узнаете, почему «Ростелеком» отдал предпочтение платформе EMC Documentum, каковы первые впечатления от системы и дальнейшие планы по...

Путь: Главная страница / Материалы / Новости рынка СЭД и ECM Приглашаем посетить стенд фирмы «1С» и ознакомиться с линейкой решений «1С:Документооборот» на конференции DOCFLOW 2013

Учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них; поддержка межведомственного электронного документооборота (МЭДО); возможность подключения к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ); ведение номенклатуры дел учреждения, формирование дел , передача закрытых дел в архив, уничтожение дел ; загрузка файлов со сканера, в том числе потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов; штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание...

Путь: Главная страница / Материалы / Новости рынка СЭД и ECM Особенности архивного хранения юридически значимых электронных документов

Есть ли твердая законодательная основа в вопросах электронного архивирования. В настоящее время все чаще возникает потребность переводить в электронный вид документы не только временного пользования, но и длительного и даже постоянного срока хранения. Дело в том, что электронный документооборот позволяет работать с документами без их дублирования на бумагу. Поэтому и количество электронных документов постоянно растет. Особенно важно хранить так называемые юридически значимые документы - счета-фактуры,...