Регламентация бизнес-процессов по управлению персоналом

Б. Вульфсон, консультант направления кадрового консультирования ЗАО «Евроменеджмент», член Национального союза кадровиков

Если писать о регламентации бизнес-процессов, то, с одной стороны, для всех функциональных областей действуют единые правила, а с другой — есть «традиционно» плохо описываемые виды деятельности, например управление персоналом. Во-первых, обычно процессы по управлению персоналом описывают специалисты, которые не всегда, обладают специфическими знаниями необходимыми для этого. Во-вторых, данные процессы очень часто бывают не только не формализованы, но и не поставлены, т.е. отсутствует четкое представление об обязательной последовательности действий, требуемых ресурсах, получаемых результатах и сроках.

Естественно, если начать регламентировать бизнес-процессы, не имея перед собой четкой модели их описания, не зная всю обязательную последовательность процедур, ресурсы и результаты, то регламентирующий документ будет отличаться от реальной действительности, и его невозможно будет применять.

Чтобы результат регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом был удовлетворительным, необходимо сформулировать цели, которые нужно достичь. В случае регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом ими могут быть:

• стандартизация процедур, выполняемых разными исполнителями;
• ускорение процесса обучения новых сотрудников, участвующих в данных процессах;
• оптимизация процессов и повышение их эффективности;
• автоматизация процессов.

Следовательно, о цели регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом мы должны помнить всегда и понимать, что документы, которые мы создаем, будут читать и воспроизводить всю последовательность процедур для получения требуемого результата.

Как это можно сделать? Существует несколько вариантов. Можно использовать как графическое отображение процесса, так и текстовое или сочетание обоих способов.

Основными видами графического описания бизнес-процессов (нотации) являются:

• IDEF0 и IDEF3;
• ARIS еЕРС;
• Cross functional;
• Work flow.

В текстовом виде документ может принимать форму положения, регламента, методических указаний или инструкций.

Каждый из видов нотаций имеет свои преимущества и недостатки. За время существования компании «Евроменеджмент» консультанты перепробовали множество вариантов описания бизнес-процессов, в том числе и для управления персоналом, и остановились на одном текстовом и двух графических вариантах нотаций, которые зарекомендовали себя как удобные и для описания, и для прочтения.

Один из вариантов графического описания бизнес-процессов - это IDEF0. Процедуры в данной нотации отображаются в виде прямоугольников (функциональный блок, activity box), входящая документация, а также ресурсы (вход, input) - в виде стрелки (интерфейсная дуга, arrow) с указателем, направленным в левую сторону функционального блока, исходящая документация и иные результаты (выход, output) процедуры отображаются в виде интерфейсной дуги с указателем, направленным из правой стороны функционального блока, нормативные, организационно-распорядительные, законодательные и иные документы (управление, control) и воздействия - в виде интерфейсной дуги с указателем, направленным в верхнюю сторону функционального блока, сотрудники, отвечающие за выполнение процедуры и механизмы, необходимые для выполнения процедуры (механизмы, mechanism) - в виде стрелки с указателем, направленным в нижнюю сторону функционального блока. Процедуры в данной нотации последовательно связаны с помощью интерфейсных дуг, когда результаты одной процедуры являются входом для следующей.

Второй вариант графического описания бизнес-процессов - это разработка компании «Евроменеджмент», основанная на кросс-функциональных диаграммах, диаграммах ARIS еЕРС. Исполнители или сотрудники, отвечающие за исполнение процедуры, изображены в виде овала или прямоугольника с закругленными краями, процедуры - в виде прямоугольников, процедуры ветвления (условия и решения) в виде ромба с наличием альтернативных вариантов результатов (выходов), документы, являющиеся результатами процедур, и иные результаты - в виде прямоугольника с волнистой нижней линией, потребители результатов процедуры - в виде овала или прямоугольника с закругленными краями. Все эти структурные элементы последовательно соединены стрелками, за исключением процедур ветвления, которые порождают альтернативные варианты развития процесса. Стрелка от исполнителя процедуры (овал) идет к самой процедуре (прямоугольник), от процедуры к условию ветвления (ромб), если оно присутствует, или непосредственно к результату в виде документа (прямоугольник с волнистой нижней линией), от документа к исполнителю следующей процедуры либо к конечному потребителю.

Данная нотация наглядно отвечает на следующие вопросы:

• что делает,
• что является результатом,
• кто является потребителем результата,
• как проходит процесс.

Консультанты компании «Евроменеджмент» выбор между двумя видами графических нотаций осуществляют исходя из знаний и предпочтений конечных потребителей регламентирующих документов.

Для текстового описания бизнес-процессов самое главное - это порядок и группировка фраз, предложений, абзацев, в которых описывается алгоритм действия. При написании регламентов необходимо строго соблюдать заданную последовательность, иначе при прочтении данного документа могут возникнуть различные трактовки и нельзя будет гарантировать, что полученный результат выполнения регламента будет соответствовать задуманному.

Одним из вариантов структурирования может быть следующий. Регламент содержит разделы:

• «Общие положения»;
• «Условия и ограничения»;
• «Требования к процедурам»;
• «Контроль и ответственность».

Раздел «Общие положения» включает подразделы:

• Назначение документа (описание назначения и принципов);
• Область применения (описание последовательности процедур, перечень должностных лиц, которые должны знать и использовать данный регламент);
• Термины и сокращения (описание терминов и сокращений, используемых в регламенте).

Раздел «Условия и ограничения» содержит подразделы:

• Предварительные условия (описание начала работ и сроков, входов бизнес-процесса);
• Требования к конечному результату (описание окончания работ и сроков, выходов бизнес-процесса);
• Ограничения (описание рамок действия регламента).

Раздел «Требования к процедурам» состоит из подразделов, описывающих требования к каждой процедуре, составляющей процесс в целом и описанной ранее. Подразделы включают пункты, описывающие процедуру в следующем порядке:

• кто является исполнителем и что он делает с информацией на входе;
• порядок и содержание действий, составляющих процедуру;
• описание результата процедуры;
• кому и в какой срок передается результат;
• исключения в порядке выполнения процедуры.

Раздел «Контроль и ответственность» содержит подразделы:

• Контроль за исполнением;
• Ответственность за соблюдение.

В конце регламента приводятся в виде приложений схема бизнес-процесса, шаблоны форм документов, справочная информация.

В соответствии с данной структурой один из подразделов раздела «Требования к процедурам» можно представить следующим образом:

• 1. Наименование процедуры

  • 1.1. Исполнитель при получении... выполняет Наименование процедуры.
  • 1.2. В процессе Наименование процедуры Исполнитель выполняет следующие действия:
  • анализирует целевые показатели;
  • определяет целевые показатели по управлению персоналом;
  • собирает руководителей;
  • раздает задания (поручает) и т.д.
  • 1.3. Результатом организации данных работ являются поставленные задачи руководителям по направлениям.
  • 1.4. Исполнитель передает результат выполнения процедуры в срок до... Потребителю процедуры.
  • 1.5. Если в результате выполнения процедуры...(описание исключений).

Несмотря на наличие четких правил описания бизнес-процессов, при их регламентации в области управления персоналом нередко возникают ошибки. Каковы их основные причины?

Во-первых, при декомпозиции процесса управления персоналом нужно группировать процедуры не по привычному функциональному признаку схожести, а по процессному. Группировка процедур по функциональному признаку возможна при формировании организационных единиц и описании их деятельности, в случае описания бизнес-процесса прерывается связь между его отдельными элементами.

Группировкой по функциональному признаку являются следующие процедуры (на примере организации социального обеспечения):

• организация добровольного медицинского страхования и страхования от несчастных случаев;
• организация работы с негосударственными пенсионными фондами;
• организация льгот;
• организация питания;
• организация отдыха работников;
• организация медицинского обслуживания и обследований;
• организация корпоративных мероприятий;
• организация эксплуатации объектов социально-культурного и массового назначения;
• обобщение и анализ данных по социальному обеспечению.

Следует отметить, что результаты всех процедур являются входом для последней процедуры (Обобщение и анализ данных по социальному обеспечению).

При процессной группировке на схеме отображаются процедуры, общие для организации предоставления всех видов социального обеспечения:

• заключение договора;
• формирование списка сотрудников;
• согласование списка сотрудников;
• утверждение списка сотрудников;
• организация социальных программ;
• обновление списка сотрудников;
• контроль и отчетность.

Информация, получаемая в результате одной процедуры, является ресурсом для следующей процедуры.

Не всегда просто выявить общие или схожие действия в разных, на первый взгляд, составных частях одного бизнес-процесса. Для этого необходимо понимать как суть процессного подхода, так и все детали данного процесса. Возможно, на первых порах следует проконсультироваться у экспертов в данной области.

Второй распространенной ошибкой при описании бизнес-процессов по управлению персоналом является смешение процессов разных уровней. В этом случае при декомпозиции процесса верхнего уровня на схеме появляются как процессы более нижнего уровня, так и действия, которые должны появляться в регламенте только при еще более глубокой композиции. Например, если в регламенте при описании действий в процедуре встречается как «Специалист звонит контрагенту», так и «Начальник анализирует требования вышестоящей организации и определяет их влияние на процесс», это означает, что он декомпозирован неверно. Первый вариант - это операция (механический элемент), а второй - это действие, т.е. последовательность операций, выполняемая одним человеком. Это элементы разного уровня детализации.

При декомпозиции процесса часто возникает вопрос: на каком уровне детализации необходимо остановиться. Ответ на него зависит в первую очередь от целей, которые вы ставите перед собой, и от точки зрения, с которой будет рассматриваться бизнес-процесс.

Если говорить о единице детализации, то это процедура (например, оценка кандидатов в кадровый резерв). Процесс декомпозируется на процедуры. Если нужно декомпозировать его дальше, то каждая процедура будет рассматриваться как процесс (подпроцесс) и в свою очередь декомпозироваться на процедуры более нижнего уровня. Для самых мелких единиц детализации могут вводиться термины: «действие» (например, подготовка заключения по результатам оценки) и «операция» (например, расшифровка стэнов).

В случае если пользователям документа хорошо знаком процесс, то имеет смысл остановиться на действиях. Если процесс мало понятен или сложен, то необходимо углубить декомпозицию до уровня операций. Бизнес-процессы в целях их дальнейшей автоматизации следует описывать с такой степенью детальности, чтобы были указаны все точки изменения содержания или статуса документов в информационной системе.

Если при регламентации бизнес-процессов по управлению персоналом будет выбрана одна или несколько из предложенных нотаций, при необходимости привлечены эксперты в области управления персоналом и регламентации бизнес-процессов, учтены все «подводные камни», то она станет обычной работой, не вызывающей трудности.

Квалифицированный персонал — это залог эффективного предприятия. Именно ценные кадры являются главным и незаменимым ресурсом любой организации. Но важно не только подобрать и привлечь людей, но и помочь им адаптироваться к работе на предприятии. Бизнес-процесс управления персоналом обозначает ряд связанных мероприятий, направленных на упорядочивание работы с сотрудниками.

Существует всем известная схема, которая помогает управлять персоналом, основывается она на принципе системности, что позволяет воздействовать на сотрудников с помощью внутренних и внешних факторов.

Такая система также может основываться на процессном принципе, который заключается в распределении полномочий сверху вниз, соблюдая иерархию. Применение системы, основанной на процессном принципе, позволяет эффективно организовать работу предприятия, управляя взаимоотношениями между участниками бизнес-процесса.

Предприятие самостоятельно определяется с главными бизнес-процессами, такое полномочие принадлежит службе по управлению персоналом. Существует шесть центральных бизнес-процессов, которые охватывают деятельность всего предприятия. Каждый из центральных процессов делится на дополнительные.

Бизнес-процессы управления персоналом:

Чаще всего описание бизнес-процесса управления персоналом происходит по основным блокам - «Планирование кадров» и «Развитие персонала», формируя, таким образом, модель по управлению персоналом.

Основные факторы, необходимые для планирования кадров:

• стратегический план работы всего предприятия;
• свободные вакансии;
• будущее увольнение или переведение сотрудников.

Характеризуют бизнес-процесс управления такие экономические показатели:

• необходимые специалисты определенного профиля;
• количество кандидатов на одно свободное место;
• время, которое было потрачено на поиск персонала;
• финансовые расходы.

Проводя процесс отбора, важно проверить и проанализировать деловые способности и качества кандидата, возможность справляться с работой. Такая проверка проводится для дальнейшего его распределения и присвоения квалифицированного уровня.

Отбор так же подразумевает проверку обязательных документов (трудовая книжка, паспорт и документ, подтверждающий образование) и анкеты. Сопоставляются факты, указанные в анкете и требования к свободной вакансии.

После проводится компьютерное тестирование и непосредственное собеседование. Если кандидат на свободное место подходит, его включают в штат. Все описанные процессы составляют один бизнес-процесс — «Планирование кадров».

Еще один ключевой бизнес-процесс управления персоналом - «Развитие персонала». Он состоит из таких подпроцессов, как обучение персонала, его переобучение и повышение квалификации, что очень важно для производства.

Данный бизнес-процесс позволяет не только поднять профессиональный уровень работника, но и адаптироваться к рабочему процессу. Этим вопросом занимается служба управления персоналом, которая разрабатывает индивидуальный план карьеры работника.

Когда мы говорим про малый бизнес, стоит знать, что масштабы проблем там настолько же объемны, как и в крупных компаниях. А порой дискуссионные вопросы в малом и среднем бизнесе превосходят масштабом бизнес большой. Так, например, управление персоналом в малом бизнесе является более проблематичным, нежели в большом. Это связано с тем, что в бизнесе не масштабного уровня должны работать универсальные люди, которые могут совмещать несколько должностей. Данная ситуация обусловлена небольшим кадровым резервом. Поэтому управление персоналом малого бизнеса является одним из самых сложных процессов.

Маленькое предприятие всегда говорит о более тесных отношениях между подчиненным и начальником. Но такая позиция не всегда будет уместна, так как теплые отношения не смогут исправить разные социальные положения. Поэтому все-таки стоит не переходить грань. А если хочется поощрить работника, то только в виде премии.

Еще одним нюансом малого бизнеса является маленький коллектив, который живет одной большой «семьей» и не потерпит у себя внутри человека с вредными привычками или другим мышлением.

Управление персоналом в малом бизнесе имеет свои негативные особенности. К примеру, очень часто предприниматели экономят на человеческих ресурсах и зазывают на должность с невысокой квалификацией, маленькой заработной платой и без социального пакета. Тем не менее, попасть на такое место может хотеть достаточное количество людей, опасающихся остаться без работы.

Существуют вспомогательные курсы, которые обучают управлению малым и средним бизнесом, менеджменту. Такая программа сможет научить слушателя анализировать деятельность, организовывать мероприятия, создавать бизнес-план, использовать различные технологии для развития бизнеса. Более того, можно научиться разумно оценивать инвестиции, познакомиться с бухгалтерией, проводить аналитическую деятельность в различных ее формах.

Описание бизнес-процессов по ведению кадрового учета

Бизнес-модель строительной компании включает в себя следующие бизнес-процессы:

• 1 Управление передвижением сотрудников:
• 1.1 Принятие сотрудника:
• 1.1.1 Внесение личных данных;
• 1.1.2 Определение отдела;
• 1.2 Изменение статуса сотрудника;
• 1.2.1 Перевод в другой отдел;
• 1.2.2 Перевод на другую должность;
• 1.2.3 Перевод в другой отдел;
• 1.2.4 Перевод в отпуск;
• 1.2.5 Увольнение;
• 1.3 Составление отчетности.

Бизнес-процесс первого уровня «Деятельность отдела кадров» (рис. 1) подразделяется на несколько бизнес-процессов второго уровня (рис. 2).

Рисунок 1. Первый уровень бизнес-процессов

Рисунок 2. Бизнес-процессы второго уровня

Формирование требований на проектирование системы

Цель : требуется разработать автоматизированную систему, с помощью которой можно будет производить основную работу по кадровому учету.

Критерий : цель считается достигнута, если основные входящие и исходящие документы отдела кадров, формируются с помощью автоматизированной системы на основе базы данных.

Основание разработки : задание на курсовое проектирование

Осуществимость и экономическая целесообразность .

Данная задача вполне осуществима для выполнения, потому что на многих предприятиях подобная система в отделе кадров успешно работает. Наше предприятие принципиально ничем не отличается от других подобных предприятий.

Внедрение данной системы позволит:

• - повысить производительность труда (в десятки и сотни раз)
• - повысить качество и достоверность кадрового учета
• - перейти от учета к анализу кадров предприятия
• - привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствии с законами.

Некоторые задачи (особенно отчетность) можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов отдела кадров, так как повысится достоверность и полнота кадрового учета.

Данная система позволит перейти от простого учета кадров на более высокий уровень. Будет возможно производить анализ движения кадров по разным аспектам, на основе исходных данных легко получать нужную управленческую информацию.

Функции автоматизированной системы, которые автоматизируются:

• 1. Ведение базы сотрудников;
• 2. Прием на работу новых сотрудников;
• 3. Увольнение сотрудников;
• 4. Кадровое перемещение;
• 5. Оформление отпусков;
• 6. Оформление больничных листов;
• 7. Ведение штатного расписания;
• 8. Информационно-справочное обслуживание;
• 9. Отчетность
• - перед бухгалтерией;
• - перед Пенсионным фондом;
• - перед статистическими органами;
• - перед руководством.

Выбор средства разработки

Система будет разрабатываться на основе объектно-ориентированной СУБД 1С: Предприятие 8.3, так как эта СУБД способна в полной мере решить поставленные задачи и приемлема по цене.

Функциональные требования

Функциональные требования приведены в таблице 1.

В таблице приведены требования к основным сущностям разрабатываемой системы, базовым пользовательским функциям для ведения кадрового учета на предприятии, формированию отчетной документации.

Таблица 1 - Функциональные требования на разработку

	Требование	Детализация требования
	Справочник «Анкета сотрудника» должен содержать заданные значения	Значения справочника: ФИО сотрудника; Документ, удостоверяющий личность; Серия и номер документа; Подразделение; Семейное положение; Дата рождения; Образование; Дата приема; Выговоры; Номер телефона; Дата увольнения; Причина увольнения; Статус сотрудника; Испытательный срок; Условия труда; График работы.
	Атрибут «Документ, удостоверяющий личность» должен выбираться из справочника «Виды документов, удостоверяющих личность»	Значения справочника:
		Заграничный паспорт РФ
		Свидетельство о рождении
		Удостоверение личности в/с
		Справка об освобождении
		Заграничный паспорт ММФ
		Военный билет в/с
		Миграционный паспорт
		Дипломатический паспорт
		Иностранный паспорт
		Свидетельство (беженцы)
		Удостоверение беженца
		Временное удостоверение личности гражданина РФ
		Паспорт образца 1997 года
		Иные документы, выдаваемые органами МВД
	Атрибут «Пол» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения:
	Атрибут «Подразделение» должен выбираться из справочника «Подразделения»
	Атрибут «Семейное положение» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Не замужем; Разведен; Разведена;
	Атрибут «Должность» должен выбираться из справочника «Должности»
	Атрибут «Разряд» должен выбираться из справочника «Разряды»
	Атрибут «Образование» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Без образования Начальная школа Неполное среднее Среднее общее Начальное профессиональное Среднее профессиональное Послевузовское
	Атрибут «Выговоры» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения:
	Атрибут «Причина увольнения» должен выбираться из справочника «Основание увольнения»	Возможные значения:
	Уход на инвалидность	ст. 33 КЗОТ п.2
	Совершение по месту работы хищения	ст. 33 КЗОТ, п.8
	Уход на пенсию	ст. 31 КЗОТ
	Учеба на дневном отделении	ст. 31 КЗОТ
	По сокращению штатов	ст. 33 КЗОТ, п.1
	По соглашению сторон	ст. 29 КЗОТ, п.1
	Уход на службу в армию	ст. 29 КЗОТ, п.3
	По требованию профсоюзного органа	ст. 37 КЗОТ
	За прогулы	ст. 33 КЗОТ, п.4
	По уходу за инвалидом	ст. 32 КЗОТ
	По уходу за детьми до 14 лет	ст. 32 КЗОТ
	По собственному желанию	ст. 31 КЗОТ
	Появление на работе в нетрезвом состоянии	ст. 33 КЗОТ, п.7
		ст. 29 КЗОТ, п.5
	Окончание срока работ	ст. 29 КЗОТ, п.2
	Несоответствие занимаемой должности	ст. 33 КЗОТ, п.2
	Систематич. неисполнение служ. обяз.	ст. 33 КЗОТ, п.3
	Неудовл. окончание испыт. срока	ст. 23 КЗОТ
	Атрибут «Статус сотрудника» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Работает
	Атрибут «Испытательный срок» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: 1 месяц; 3 месяца; 6 месяцев;
	Атрибут «Условия труда» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Нормальные Тяжелые / вредные Особо тяжелые / особо вредные
	Атрибут «График работы» должен выбираться из справочника «Графики работы»	Возможные значения: Табель 8 час. Табель 7 час. Табель 6 час. Табель 4 час.
	Справочник «Должности» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Виды документов, удостоверяющих личность» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Подразделения» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Разряды» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование; Тарифная ставка
	Справочник «Графики работы» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование; Часы работы
		Значения справочника: Наименование Данные справочника: Общее заболевание По уходу за ребенком По беременности и родам Травма на производстве Травма в быту Травма по дороге с работы / на работу
	Справочник «Типы больничных листов» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование типа больничного листа
		Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Основания для увольнения» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование; Статья КЗОТ
	В разрабатываемой системе пользователь формирует документ: Прием на работу	Структура документа: Дата приема; Подразделение - выбирается из справочника «Подразделения».
	В разрабатываемой системе пользователь формирует документ: Увольнение	Структура документа: ФИО сотрудника - выбирается из справочника «Анкета сотрудника»; Должность - выбирается из справочника «Должности»; Дата увольнения; Основание для увольнения - выбирается из справочника «Основание для увольнения».
	В разрабатываемой системе пользователь формирует документ: Сотрудники в отпуске	Структура документа: Сотрудник - выбирается из справочника «Анкета сотрудника»; Должность - выбирается из справочника «Должности»; Подразделение - выбирается из справочника «Подразделения»; Табличная часть: Период С (начало периода отпу... - имя прецедента; - краткое описание; - актеры, задействованные в прецеденте; - основной поток прецедента. Прецедент : увольнение сотрудника; Краткое описание : прием на работу нового сотрудника на основании поданного заявления, фиксация данных об уволенном сотруднике предприятия Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Увольнение»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Увольнение»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Увольнение» - данные об увольняемом сотруднике; 5. В таблице появляется новая запись с данными об уволенном сотруднике. 6. Статус сотрудника меняется на «Уволенный» в справочнике «Анкета сотрудника» Прецедент : перемещение сотрудника; Краткое описание : перемещение сотрудника на основании поданного заявления, фиксация данных о перемещении сотрудника Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Перемещение сотрудника»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Перемещение сотрудника»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Перемещение сотрудника» - данные о перемещаемом сотруднике; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует введенные атрибуты новой записи; 5. В таблице появляется новая запись с данными о перемещенном сотруднике сотрудника. 6. Данные сотрудника в справочнике «Анкета сотрудника» изменяются в соответствии с введенными данными в таблице «Перемещение сотрудника» Прецедент : оформление отпусков; Краткое описание : оформление отпуска сотрудника на основании поданного заявления, фиксация данных об оформленном отпуске сотрудника Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Сотрудники в отпуске»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Сотрудники в отпуске»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Сотрудники в отпуске» - данные об отпуске сотрудника в соответствии с поданным заявлением; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует введенные атрибуты новой записи; 5. В таблице появляется новая запись с данными об отпуске сотруднике сотрудника. 6. Статус сотрудника меняется на «В отпуске» в справочнике «Анкета сотрудника» Прецедент : оформление больничных листов; Краткое описание : оформление больничного листа сотрудника на основании данных больничного листа, фиксация данных о больничном листе сотрудника Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Больничный лист»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Больничный лист»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Больничный лист» - данные о больничном листе сотрудника в соответствии с данными больничного листа; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует введенные атрибуты новой записи; 5. В таблице появляется новая запись с данными о больничном листе сотрудника. Прецедент : ведение штатного расписания Краткое описание : ведение штатного расписания, фиксация данных об изменениях в штатном расписании кадров на предприятии Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Штатное расписание»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Штатное расписание» или выполняет корректировку существующей записи в штатном расписании; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Штатное расписание» или редактирует существующую запись в штатном расписании; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует внесенные изменения в штатном расписании; 5. В таблице появляется новая запись о штатном расписании предприятия или изменяются реквизиты существующей записи штатного расписания. Прецедент : ведение воинского учета Краткое описание : ведение воинского учета, фиксация данных об изменениях в воинском учете кадров на предприятии Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 6. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Воинский учет»; 7. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Воинский учет» или выполняет корректировку существующей записи в воинском учете; 8. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Воинский учет» или редактирует существующую запись; 9. Сотрудник отдела кадров фиксирует внесенные изменения в воинском учете; 10. В таблице появляется новая запись о воинском учете на предприятии или изменяются реквизиты существующей записи о воинском учете. Прецедент : ведение ответственных лиц Краткое описание : ведение ответственных лиц, фиксация данных об ответственных лицах на предприятии Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Ответственные лица»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Ответственные лица» или выполняет корректировку существующей записи в указанной таблице; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Ответственные лица» или редактирует существующую запись в указанной таблице; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует внесенные изменения в таблице; 5. В таблице появляется новая запись об ответственном лице на предприятие или изменяются реквизиты существующей записи в таблице «Ответственные лица».

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Квалифицированный персонал — это залог эффективного предприятия. Именно ценные кадры являются главным и незаменимым ресурсом любой организации. Но важно не только подобрать и привлечь работников, но и помочь им адаптироваться к работе на предприятии. Для этого и разрабатывают бизнес процесс управление персоналом, который обозначает ряд связанных мероприятий, направленных на упорядочивание работы с персоналом.

Бизнес процессы управление персоналом

Существует всем известная схема, которая помогает управлять персоналом, основывается она на принципе системности, что позволяет воздействовать на персонал с помощью внутренних и внешних факторов. Такая система так же может основываться на процессном принципе, который заключается в распределении полномочий сверху вниз, соблюдая иерархию. Применение системы основанной на процессном принципе позволяет эффективно организовать работу предприятия, управляя взаимоотношениями между участниками бизнес-процесса.
Предприятие самостоятельно определяется с главными бизнес-процессами, такое полномочие принадлежит службе по управлению персоналом. Существует шесть центральных бизнес-процессов, которые охватывают деятельность всего предприятия. Каждый из этих шести бизнес-процессов состоит из дополнительных.
Бизнес-процессы управления персоналом:

1. Планирование кадров;
2. Развитие персонала;
3. Эксплуатация и анализ работы кадров;
4. Оплата результатов работы и внедрение дополнительных стимулов;
5. Организация условий труда и социального пакета;
6. Следование правовых и трудовых взаимоотношений.

Чаще всего описание бизнес процесса управления персоналом происходит по основным блокам — «Планирование кадров» и «Развитие персонала», формируя, таким образом, модель по управлению персоналом.

Видео-урок «Система управления персоналом»

Характеризуют бизнес-процесс управления такие экономические показатели:

1. Необходимые специалисты определенного профиля;
2. Количество кандидатов на одно свободное место;
3. Время, которое было потрачено на поиск персонала;
4. Финансовые расходы.

Проводя процесс отбора, важно проверить и проанализировать его деловые способности и качества, возможность справляться с работой. Такая проверка проводиться для дальнейшего его распределения и присвоение квалифицированного уровня. Отбор так же подразумевает проверку обязательных документов (трудовая книжка, паспорт и документ, подтверждающий образование) и анкеты. Сопоставляются факты указаны в анкете и требования к свободной вакансии. После проводиться компьютерное тестирование и непосредственное собеседование. Если кандидат на свободное место подходит, его включают в штат. Все описанные процессы составляют один бизнес-процесс — «Планирование кадров».
Еще один ключевой бизнес-процесс управление персоналом, на который обращают максимум внимание — «Развитие персонала». Он состоит из таких подпроцессов, как: обучение персонала, его переобучение и повышение квалификации, что очень важно для производства. Данный бизнес-процесс позволяет не только поднять профессиональный уровень работника, но помогает адаптироваться к рабочему процессу. Этим вопросом занимается служба управления персоналом, которая разрабатывает индивидуальный план карьеры работника.
Управление персоналом в малом бизнесе или крупном — это обязательный момент на каждом предприятии. Правильная и эффективная организация работы персонала позволяет упорядочить все процессы на производстве.

Когда мы говорим про малый бизнес, то стоит знать, что масштабы проблем остается все такими же объемными. Порой дискуссионные вопросы в малом и среднем бизнесе превосходят масштабом бизнес большого масштаба. Так, например, управление персоналом в малом бизнесе является более проблематичным, нежели в большом бизнесе. Это связано с тем, что в бизнесе не масштабного уровня должны работать универсальные люди, которые могут совмещать несколько должностей. Данная ситуация обусловлена небольшим кадровым резервом. Поэтому, управление персоналом малого бизнеса является одним из сложных процессов.

Управление персоналом в маленьком бизнесе

Маленькое предприятие всегда говорит о более тесных отношениях между подчиненным и начальником. Такая позиция не всегда будет уместна, так как теплые отношения не смогут разделить разные социальные положения. Поэтому все-таки стоит разделять отношения административные и производственного персонала и не переходить грань. А если хочется поощрить работника, так только в виде премии.
Еще одним нюансом малого бизнеса является маленький коллектив, который живет одной большой «семьей» и не потерпит у себя внутри человека с вредными привычками или другим мышлением.
Управление персоналом в малом бизнесе имеет свой минус. К примеру, очень часто предприниматели экономят на человеческих ресурсах. Тем самым зазывая к себе на работу с невысокой квалификацией с маленькой заработной платой, без социального пакета. Более того, желающих попасть на такую работу достаточное количество людей, так как опасаются остаться без работы.
Существуют вспомогательные курсы, которые направляют и обучают таким категориям, как управление малым и средним бизнесом. Такая программа сможет научить слушателя анализировать деятельность, организовывать мероприятия, создавать бизнес-план, использовать различные технологии, которые помогут развивать ваш бизнес. Более того, вы сможете научиться оценивать разумно все ваши инвестиции, познакомитесь с бухгалтерией, а так же сможете производить аналитическую деятельность самостоятельно в различных ее формах. Данная профессия имеет названия менеджмент.
Благодаря полученным навыкам профессии менеджмент управление малым бизнесом позволит заняться квалифицированной организаторской деятельностью. Такое управление позволит обеспечить престиж компании и превысить прибыль. Более того, обучение по специальности «менеджмент» позволит получить такие знание, которые будут вспомогательным пунктом в управлении персонала и бизнеса в целом — знание трудового законодательства, организация производства, а так же научитесь вести переговоры на деловом уровне, управлять большим и малым количеством сотрудников, организовывать всю возможную деятельность подчиненных, заниматься с подчиненными, тем самым наталкивать их на саморазвитие. А как вести успешный бизнес в городе маленького размера мы писали в нашей прошлой статье.
Таким образом, мы видим, что управлять персоналом бизнеса малого масштаба — это целая наука, которая требует конкретных навыков, знаний и умений.

В современных условиях большая часть стабильных предприятий структурирует свои бизнес-процессы, в том числе и в сфере HR-менеджмента: по четко описанной схеме значительно легче работать.

После того как на нашем предприятии закончилась реорганизация и оно вышло на «точку безубыточности», мы решили упорядочить работу каждого специалиста, в том числе и деятельность рекрутера.

Подбор сотрудников - ключевое направление деятельности службы управления персоналом (отдела кадров), потому что формирование команды начинается с поиска и подбора нужных компании людей. Расскажем подробнее, как на нашем предприятии упорядочен процесс рекрутинга.

Для того чтобы повысить качество управления человеческими ресурсами и эффективность работы внутреннего рекрутера, было разработано Положение «О поиске, подборе и найме персонала». Данный документ описывает бизнес-процесс рекрутинга: регламентирует всю цепочку действий рекрутера, устанавливает правила взаимодействия по вопросам найма между департаментом управления персоналом и другими подразделениями.

Бизнес-процесс поиска, подбора и найма персонала на нашем предприятии состоит из девяти этапов (схема ):

Схема бизнес-процесса «Поиск, подбор и наем персонала»

Нажмите на изображение для увеличения

Этап 1. Подача заказчиком в департамент управления персоналом заявки на подбор кандидата. Процесс рекрутинга начинается с заполнения заказчиком (руководителем структурного подразделения) бланка заявки на подбор кандидата. Основными требованиями мы считаем: 1) опыт работы; 2) владение необходимыми навыкам; 3) знание иностранного языка (на некоторых позициях). В заявке отмечаются также предпочтения по полу и возрасту кандидата. Заполненную заявку визирует директор предприятия.

Этап 2. Поиск/подбор персонала. Чтобы все сотрудники, принимающие участие в подборе персонала, однозначно понимали критерии отбора, рекрутер анализирует заявку и уточняет:

• название вакансии, в каком структурном подразделении она открыта;
• причину возникновения вакансии;
• кому подчиняется специалист на данной должности/количество подчиненных;
• функциональные обязанности;
• основные требования к кандидатам.

Заказчик обязан четко обосновать указанные в заявке требования к соискателю:

• возрастные ограничения;
• обязательный уровень образования (специализация, квалификация, наличие специального обучения и пр.);
• необходимый опыт работы (направления деятельности, название должности, отдела, в рамках которых мог ранее работать специалист);
• узкоспециальные профессиональные навыки (уровень знаний ПК, владение иностранными языками, опыт вождения автотранспорта и т. д.).

Эйчар обязан знать, какие профессиональные ЗУН на данной позиции необходимы, какие желательны, какими деловыми и личными качествами должен обладать работник. Это важно для того, чтобы правильно провести анализ работы (должности).

Имея четкое представление о требованиях руководителя к будущему сотруднику, нюансах работы, особенностях микроклимата в коллективе структурного подразделения и корпоративной культуры предприятия в целом, рекрутер формирует профиль должности , в который включается следующая информация:

• возрастные ограничения (обоснованные);
• предпочтения по семейному положению и наличию детей, их возрасту (например, семейные люди не всегда соглашаются на частые командировки);
• требования к образованию;
• наличие вредных привычек (корпоративная культура компании их не приемлет);
• состояние здоровья;
• требования к опыту работы;
• необходимый уровень знаний, умений, навыков;
• личностные характеристики.

Пример профиля должности приведен в таблице 1 .

Табл. 1. Профиль должности «специалист по работе с клиентами»

Требования
	от 18 до 40 лет
Семейное положение	несущественно
Наличие детей	допустимо старше трех лет
Образование	предпочтительно высшее
Вредные привычки	нежелательно курение
Состояние здоровья	допустимы общие заболевания, болезни опорно-двигательного аппарата (II–III группа инвалидности), диабет (начальная стадия)
Опыт работы	от трех месяцев
Знания, умения, навыки
Коммуникативные навыки	развитые
Культура речи
Умение интонационно окрашивать речь	желательно
Работа на компьютере	на уровне пользователя
Скорость печати	свыше 120 знаков в минуту
Грамотность	выше среднего уровня
Владение языками:
	свободно
украинский	свободно
английский	базовый уровень (чтение, деловая переписка)
Умение придерживаться регламента, соблюдать инструкции	необходимо
Личностные характеристики
Открытость	желательна
Коммуникабельность
Мотивация к достижению
Конфликтность	недопустима
Ориентация на процесс	желательна
Стрессоустойчивость	необходима

После формирования профиля должности рекрутер разрабатывает и утверждает у своего непосредственного руководителя комплекс мероприятий по поиску/подбору кандидатов (пример см. в таблице 2 ), который включает:

• формирование профиля должности;
• выбор источников привлечения;
• написание рекламного объявления об открытии вакансии (для размещения в СМИ, интернете и пр.);
• подготовка вопросов для структурированного интервью (при закрытии узкоспециализированных вакансий, например, при подборе администратора компьютерной сети).

Табл. 2. Комплекс мероприятий по подбору бухгалтера (без категории)

Мероприятия	Источники	Дата	Ответственный
Формирование профиля должности			Рекрутер
			Рекрутер
Подготовка вопросов для структурированного интервью			Рекрутер
Подбор методик для тестирования			Психолог
Размещение объявления о вакансии в печатных СМИ	«Вечерняя Макеевка», «Алло», «Требуются на работу», «Пролетарка», «Кировка», «Калиновка»		Рекрутер
Поиск кандидатов по мини-резюме в печатных СМИ	«Салон Дона и Баса», «Работа плюс карьера», «Тема», «Ассорти»		Рекрутер
Расклейка объявлений о вакансии: возле крупных производственных предприятий; в местах большого скопления людей; на территории предприятия	Объявления на улице		Рекрутер
Поиск кандидата в кадровом резерве (внутреннем и внешнем)	Кадровый резерв		Рекрутер
Обращение к кадровым агентствам	«Формата», «Сириус», «Диалог-сервис», «Феникс»		Рекрутер
Использование личных знакомств			Рекрутер
Прямой поиск (инициативные обращения непосредственно к потенциальным кандидатам)	Личные контакты (наработанная база)	В течение срока закрытия вакансии	Рекрутер

В зависимости от требований к вакансии выбираются источники подбора:

• уже работающие сотрудники (в том числе кадровый резерв);
• молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку (практику) на наших предприятиях;
• внешний поиск;
• база данных о бывших сотрудниках предприятия, уволившихся по собственному желанию или уволенных по причинам, которые не подвергают сомнению профессиональные и личные качества сотрудника (например, по сокращению штата);
• база резюме, накопленная рекрутером;
• сотрудничество с центрами занятости (Донецк, Макеевка, Луганск и Луганская область);
• сотрудничество с кадровыми и рекрутинговыми агентствами;
• сотрудничество с вузами, средними специальными учебными заведениями, ПТУ;
• кадровый лизинг (для временных работ);
• прямой поиск.

Для подбора кандидатов на вакантные должности руководителей отделов и на некоторые другие позиции (аудитор, помощник руководителя и т. д.) проводится психологическое тестирование, с помощью которого подтверждается наличие наиболее важных для данной должности профессиональных и личностных качеств (свой набор тестов для каждой вакансии). Для тестирования кандидатов психолог департамента управления персоналом использует:

• методику многофакторного исследования личности Кеттела (Raymond B. Cattell );
• опросник Кейрси (Joh№ Keirsey );
• тест Г. Айзенка (Hans Eysenck , адаптация А. Шмелева);
• диагностику мотивации достижения А. Меграбяна (Albert Mehrabian ),
• интерперсональный диагноз Т. Лири (Timothy Leary ) и др.

Этап 3. Первичный отбор персонала на заявленную вакансию. Благодаря налаженной работе в соответствии с планом привлечения персонала мы ежедневно получаем поток резюме кандидатов. Все они анализируются, информация о соискателях заносится в базу данных. Если кандидат соответствуют основным требованиям должности, рекрутер проводит с ним предварительное собеседование по телефону.

По результатам телефонного интервью претендент на должность приглашается на встречу. Сначала он заполняет бланк «Анкета кандидата» (приложение 1 ), затем рекрутер проводит интервью, по результатам которого делает вывод о соответствии кандидата требованиям должности. В случае положительной оценки соискатель допускается к следующему этапу процедуры подбора.

Даты и время проведения всех собеседований (тестирований) рекрутер согласовывает с заказчиком и психологом (при необходимости - с начальником службы безопасности, руководителем или его первым заместителем).

Этап 4. Психологическое тестирование (если предусмотрено). По результатам тестирования психолог департамента управления персоналом дает заключение, в котором отражается соответствие психологических особенностей кандидата требованиям вакантной должности, его сильные и слабые стороны, возможные трудности при адаптации на новом рабочем месте.

Пример заключения психолога по результатам тестирования приведен в приложении 2 .

Приложение 2 Результаты оценки кандидата Ф.И.О.: Иванова Е. И. Должность: юрисконсульт Личностный блок Тип нервной системы - средне-сильный, нервные процессы - высокоподвижные. Человек способен одинаково успешно выполнять как интенсивную, так и монотонную работу. Общий уровень интеллекта: выше среднего. Быстрота мышления высокая, достаточная для эффективной работы на позиции юрисконсульта. Тип темперамента - нормостенический: обследуемому кандидату в равной степени присущи черты всех основных темпераментов. Заметно выражены личностные черты: общительность, независимость, самостоятельность, дружелюбие, эмоциональность, беспокойство, непостоянство, оптимизм, активность. Конфликтных ситуаций избегает. Выражены организаторские навыки, есть задатки лидера: умеет не только четко выполнять поставленные задачи, но и принимать самостоятельные решения, ставить цели и находить пути их достижения. Обладает активной жизненной позицией, достаточно ответственно и самокритично относится к результатам своей работы. Склонна к выполнению поручений с весомой долей творческого подхода. Самостоятельна, изобретательна, амбициозна. Мотивационный блок Ключевые мотивы в индивидуальной структуре мотивации: «Творчество», «Профессия». Специалисты с ключевым мотивом «Творчество» стремятся к работе, позволяющей им проявить инициативу, интеллект, воображение, изобретательность и реализовать через работу творческие способности. Они очень чувствительны к похвале, одобрению, поддержке со стороны руководства. Для них очень большое значение имеет возможность реализовать на практике свои идеи и проекты. Взыскания к этой категории работников лучше не применять, инициативу и творчество желательно не наказывать. На интенсивность и качество работы заметное влияние может оказывать система мотивации. Такие работники обычно проявляют высокую лояльность по отношению к компании, если она предоставляет им возможность реализовать свои творческие способности (степень лояльности зависит от интереса, который вызывает у них работа). Иванова Е. И. нацелена на профессиональную деятельность (мотив «Профессия»), стремится к карьерному росту за счет постоянного совершенствования своих знаний и навыков, желает через работу удовлетворить профессиональные амбиции. Специалисты с мотивацией «Профессия», как правило, стоимость своего труда оценивают реально, но иногда завышают. Размер заработной платы может до определенных пределов стимулировать интенсивность и качество труда. Имеет опыт заинтересованной, интенсивной работы («трудоголизм»). Результаты по шкале правдивости - в пределах нормы. Критерии оценки Результат тестирования (%) Результат оптимальный (%) Полученное отклонение (%) Уровень соответствия Мотив «Работа» Мотив «Профессия» Мотив «Творчество» Мотив «Власть» Мотив «Коллектив» Мотив «Деньги» Общий уровень мотивации (ОУМ) Признаки «трудоголика» (ОЗИР) Завышение самооценки (ЗСО) не более 30 Материальная зависимость от работы (МЗ) В (значительная) Уровень соответствия мотивации предполагаемой должности высокий Выводы: Кандидата на должность юрисконсульта Иванову Е. И. можно оценить как перспективного специалиста, обладающего высоким интеллектом и развитыми деловыми качествами. У претендента выражены лидерские качества, есть «здоровые» амбиции. Психологические особенности (в первую очередь, мотивационная сфера, ценностные ориентации) соответствуют профилю должности «юрисконсульт». Претендент на должность юрисконсульта Иванова Е. И. рекомендуется для приема на работу как специалист, психологические особенности которого соответствуют требованиям должности. Департаменту управления персоналом рекомендуется активно поддержать Иванову Е. И. в период адаптации (вводная беседа; рекомендации по включению в коллектив; ответы на появляющиеся в ходе работы вопросы; помощь при возникновении спорных рабочих ситуаций). Вниманию руководителя: у претендента достаточно ярко выражен мотив «Творчество»; инициативу и творчество таких специалистов желательно не наказывать; метод «Взыскания» к данной категории работников применять не рекомендуется.

Этап 5. Собеседование с линейным менеджером. Рекрутер передает заказчику следующие данные о кандидате:

• резюме;
• заполненный бланк «Анкета кандидата»;
• результаты психологического тестирования (если проводилось).

Руководитель структурного подразделения обязан в течение трех рабочих дней с момента предоставления ему данных о кандидате назначить дату и время проведения собеседования, которое должно состояться в течение семи рабочих дней. После проведения собеседования заказчик обязан в течение двух рабочих дней представить рекрутеру выводы о профессиональном уровне кандидата, его соответствии заявленным требованиям. В случае положительной оценки человек переходит на следующий этап процедуры подбора.

Во время проведения заказчиком интервью с потенциальным работником рекрутер уточняет требования к вакансии (отмечает, что более важно для заказчика: умение калькулировать себестоимость, внимательность, усидчивость и т. п.). Если у кандидата нет необходимых профессиональных знаний и навыков, рекрутер анализирует причины несоответствия, корректирует профиль должности и методы отбора.

Этап 6. Проверка информации о кандидате службой безопасности (СБ) компании. Если линейный менеджер по результатам собеседования принимает положительное решение, рекрутер передает информацию о соискателе (копия бланка «Анкета кандидата») в службу безопасности компании. Специалист СБ в течение трех рабочих дней обязан провести проверку этих данных и предоставить заключение в департамент управления персоналом. При положительном отзыве кандидат допускается на следующий этап процедуры подбора.

Этап 7. Проверка рекомендаций. Специалист департамента управления персоналом собирает (уточняет) рекомендации с предыдущих мест работы соискателя: занимаемая им должность, функциональные обязанности, профессиональный уровень, характеристика со стороны бывших коллег, причины увольнения и т. п.

Этап 8. Принятие решения о приеме кандидата. На этом этапе рекрутер подает на рассмотрение директору предприятия пакет документов:

• бланк «Анкета кандидата»;
• резюме кандидата;
• результаты психологического тестирования (если проводилось);
• рекомендации с предыдущих мест работы кандидата;
• заключение СБ.

Директор назначает дату и время собеседования с кандидатом (или принимает решение о его приеме на работу без собеседования). При положительном решении рекрутер направляет кандидата в отдел кадров для оформления документов.

При выявлении несоответствия кандидата требованиям должности на любом этапе подбора рекрутер благодарит человека за отклик на объявление о вакансии и вежливо ему отказывает. Анкетные данные отклоненного кандидата заносятся в базу данных с пометками, которые впоследствии могут пригодиться при закрытии другой вакансии.

Этап 9. Оформление на работу. Если соискатель соответствует всем требованиям должности, руководитель структурного подразделения согласовывает с ним дату фактического выхода на работу. В случаях, предусмотренных законодательством, будущий сотрудник предприятия проходит медосмотр.